Презентация на тему Индивидуальное планирование рабочего времени руководителя и секретаря

содержания труда и выбор методов выполнения однородных процессов труда,

операций, элементов;
• Распределение рабочего времени на выполнение главных функций;
• Разработка типовых процедур подготовки и принятия решений.

разнообразны. Он выступает в роли организатора, администратора, специалиста, воспитателя,

общественного деятеля. Соотношение между этими функциями и их конкретное содержание различно у руководителей разного ранга и зависит от масштабов и особенностей управляемого объекта (предприятия, подразделения.

выделяют следующие виды работ: 1.Работы, связанные с оборудованием; 2.Работы, связанные с

технологией; 3.Работа с кадрами; 4.Организационная работа; 5.Аналитическая работа с документами.

рациональные, прогрессивные методы выполнения различных операций и элементов работы. Разнообразие

работ руководителя по характеру и содержанию, необходимость своевременного и продуманного их выполнения, зависимость от многих непредвиденных обстоятельств требуют особого подхода к планированию и распределению рабочего времени. При этом должны учитываться синхронизация во времени выполнения различных работ руководителями разных звеньев управления и координация их деятельности (руководителя предприятия, главного инженера, заместителей руководителя предприятия, главных специалистов, руководителей производственных подразделений и функциональных отделов). Укрупненно регламентировать распределение времени руководителей на выполнение различных работ можно с помощью распорядка рабочего дня.

Ее достоинство - в простоте и краткости графического изображения.

Однако при этом в распорядок не попадают работы, повторяющиеся менее четырех раз в месяц, квартал и т.п. Типовой месяц в некоторой мере устраняет этот недостаток, так как все работы, выполняемые хотя бы один раз в месяц, находят отражение, но при этом затрудняется согласованность во времени работы различных руководителей.  Независимо от типа распорядка рабочего дня при его разработке следует учитывать ряд рекомендаций, выработанных наукой и практикой. В распорядок дня необходимо заложить оптимальное соотношение затрат времени руководителей на выполнение административных, организационных и творческих работ. Для выполнения работ, требующих наибольших творческих усилий или сосредоточенного внимания, надо выделять часы, совпадающие с зонами максимальной работоспособности (2-й, 3-й часы работы). Для работы с поступившими документами, почтой, для диспетчерских совещаний можно использовать первый утренний час, т.е. период врабатываемости.

с текущими организационными решениями, можно отвести предобеденное время или

конец рабочего дня. Дневные часы целесообразно использовать на внешние контакты, совещания. Ни в коем случае не следует тратить на совещания утренние часы, особенно если эти совещания носят информативный характер. Особое время следует выделить для решения творческих и перспективных вопросов (в области техники, технологии, экономики), просмотра литературы. Целесообразно предусмотреть чередование работ, различных по характеру. Практически продолжительность одного вида деятельности не должна превышать 1,5—2 ч, после чего можно перейти к работе другого рода. В частности, при планировании работы мастеров рекомендуется, чтобы число перемен работы в течение часа не превышало трех. Это связано с тем, что затраты времени на большинство постоянно повторяющихся работ мастера составляют I5—20 мин и редко превышают 1 час. Поэтому для мастеров, начальников участков предпочтителен распорядок с почасовой разбивкой рабочего дня. Для руководителей более высокого уровня управления более применим график с разбивкой дня на двухчасовые периоды.

(упоминавшийся выше коллективный распорядок) необходимо точно указать время, когда

решаются вопросы, требующие участия нескольких руководителей (например, совещания, балансовые комиссии и т.п.). В распорядке рабочего дня всех руководителей целесообразно предусматривать резервное время. Необходимо выделить часы для приема подчиненных по служебным вопросам. Распорядок рабочего дня должен упорядочить проведение совещаний, отведя для них определенные дни и часы. Составленный распорядок дня нуждается в апробации и при необходимости может периодически корректироваться. Наиболее детальным как по содержанию, так и по времени является распорядок низовых линейных руководителей.

приоритетов.
- Планирование времени.

первые буквы английских слов, каждое из которых представляет собой

критерий который должна содержать формулируемая цель. Методы расстановки приоритетов: - метод Эйзенхауэра. - метод «to do list». - метод «Многокритериальная оценка». Структура планирования рабочего времени: - выявление затрат рабочего времени. - принципы планирования. - делегирование полномочий.

в одном месте и обязательно в письменном виде. 2. Два

варианта планирования рабочего дня: - с вечера; - с утра. Каждый вариант имеет свои достоинства. Планирование с вечера. Хорошо «закрывается» прошедший день. Легко переключиться в режим нерабочего времени и отдыха. Новый день начинается с ясной и определенной картины предстоящих дел. Планирование с утра. Данный вариант хорош для согласования и уточнения например встреч, раздачи поручений, делегирования полномочий. План – это не закон. Он постоянно корректируется при  изменении обстоятельств. Времени на это потребуется 5-10 минут. 3. Устанавливайте фильтр на новые задачи или принцип «ПВО»: - Подожди - Выполнять - Отменят

вопросов: - Для чего это необходимо? - Почему я? - Можно ли

перенести по времени? 4. Использовать стратегии отказа. 5. Осуществлять обзор задач и выделять: - «жесткие» задачи (привязаны к конкретному времени) - «гибкие» задачи (не привязанные к конкретному времени); - «бюджетируемые» задачи (нет жесткого срока исполнения). Это крупные приоритетные задачи.

текущий день с учетом приоритетности. 2. Определение продолжительности каждой из

намеченных к выполнению работ и общего бюджета рабочего времени. 3. Резервирование рабочего времени (правило 60:40). 4. Принятие решений по делегированию работ. 5. Контроль и перенос несделанного.

дел;  - установление оптимального ритма труда;  - постепенное вхождение в работу

и обязательное чередование труда и отдыха.  При планировании работы на день, секретарь должен обдумать план, выделив самые срочные и важные дела. Нельзя назначить рабочий день «с места и в карьер»  Повторяющиеся изо дня в день работы рекомендуется планировать на одно и то же время рабочего дня, например, обработка полученной корреспонденции, приходится, как правило, на утро. А вот подписание документов рекомендуется планировать на вторую половину дня.  Необходимо свой рабочий день организовать таким образом, чтобы в течении всего рабочего времени помогать руководителю в выполнении намеченных им мероприятий. Информировать руководителя о чем-то лучше заранее: за час, если мероприятие важное, то и за день. Это возможно лишь в тех случаях, когда планы секретаря координируются и согласовываются с планами руководителя.  Планирование всегда приносит только выигрыш во времени, к тому же позволяет в какой-то мере избежать авралов, импровизаций и «горящих» дел. 

упорядочение задач по их значимости, которые можно подразделить на

«весьма важные» , «важные» , «менее важные» .  Организационные принципы распорядка дня секретаря с учетом предварительного планирования зависят от множества обстоятельств.  - места работы и роли организации в управленческой иерархии;  - профессиональной подготовленности секретаря;  - наличия кризисных ситуаций и других помех в трудовом процессе;  - типологии личности непосредственного начальника.  Даже при всех сложностях прогнозирования предстоящего рабочего дня секретарю целесообразно постепенно выработать свой собственный ритм выполнения обязанностей, предусматривающий чередование трудовых операций и отдыха.