Слайд 2
Понятие документа
В русский язык слово «документ» пришло во
времена Петра I и первоначально имело значение письменного свидетельства.
Эволюция представляемого
документоведением понятия «документ»:
документ – материальный объект;
документ – носитель информации;
документ – документированная информация.
Слайд 3
Закон Республики Беларусь «Об информатизации» определяет документированную информацию
(документ) как «зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами,
позволяющими ее идентифицировать».
Слайд 4
Под информацией понимаются сведения о лицах, предметах, фактах,
событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.
Термины «документированная информация» и «документ» в законе и в ГОСТе рассматриваются как синонимы.
Реквизит – обязательный элемент оформления официального документа («дата», «подпись» и т. д.)
Слайд 5
Документ создается в результате документирования – записи информации
на различных носителях по установленным правилам.
Управленческая документация подразделяется
на отдельные системы.
Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
Слайд 6
Функции документов
Функция документа есть его целевое назначение, присущее
ему независимо от того осознана эта функция автором или
нет.
Документ полифункционален (многофункционален), т.е. содержит в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующее значение.
Слайд 7
Выделяются функции общие и специальные.
Общие – это
информационная, социальная, коммуникативная, культурная;
специальные – управленческая, правовая, функция
исторического источника, функция учета
Слайд 9
Информационная функция определяется потребностью в запечатлении информации с
целью сохранения и передачи и присуща всем без исключения
документам.
Причина появления любого документа – необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности.
Слайд 10
Информацию, содержащуюся в документах, можно подразделить на:
ретроспективную (относящуюся
к прошлому);
оперативную (текущую);
перспективную (относящуюся к будущему).
Так же информацию разделяют
на первичную и вторичную; по жанрам; видам; носителям и проч.
Слайд 11
Каждый документ имеет информационную емкость.
Она характеризуется такими
показателями: полнота, объективность, достоверность, оптимальность, актуальность информации, ее полезность
и новизна. Чем выше эти показатели, тем ценнее документ.
Слайд 12
Социальная функция присуща многим документам, т.к. создаются они
для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так
и отдельных его членов.
Документ также сам может влиять на их социальные отношения в зависимости от их назначения и роли в данном обществе, причем может не только стимулировать развитие их социальных процессов, но и тормозить.
Слайд 13
Коммуникативная функция выполняет задачу передачи информации во времени
и пространстве, информационной связи между членами общества. Без обмена
сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться.
Слайд 14
Можно выделить две категории документов, в которых ярко
выражена коммуникативная функция:
документы, ориентированные в одном направлении (законы, указы,
распоряжения, приказы, инструкции, жалобы, докладные записки и др.);
документы двустороннего действия (деловая и личная переписка, договорные документы и т.д.).
Слайд 15
Культурная функция – способность документа сохранять и передавать
культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе (кинофильм,
фотография, научно-технический документ и др.).
Слайд 16
Управленческая функция – документы выступают как средство управленческой
деятельности, они специально созданы для целей управления (законы, положения,
уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.).
Эти документы играют большую роль в информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные уровни принятия решений.
Слайд 17
Правовая функция присуща документам, в которых закрепляются изменения
правовых норм и правонарушений.
Можно выделить две категории документов,
наделенных правовой функцией: изначально обладающие и приобретающие ее на время.
Слайд 18
В первую группу входят
все документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения
или прекращающие их действие.
Сюда относятся все правовые акты органов государственной власти (законы, указы и др.), судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, все договорные, удостоверительные документы (паспорта, пропуска, и т.д.) и оправдательно-финансовые документы (накладные, приходные ордера, и т.п.).
Слайд 19
Ко второй категории относятся документы, которые на время
приобретают эту функцию, являясь доказательством каких-либо фактов в суде,
органах следствия и прокуратуре, нотариате, арбитраже. В принципе любой документ может быть доказательством и тем самым временно будет наделен правовой функцией.
Слайд 20
Функция исторического источника изучается исторической наукой.
Существует две
точки зрения:
первая – документ становится историческим источником с момента
передачи его на архивное хранение;
вторая – документ наделяется этой функцией с момента его возникновения, но осознается эта функция человеком лишь тогда, когда документ поступает в архив.
Слайд 21
Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику
информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами
с целью их анализа и контроля.
Основные виды учета – статистический, бухгалтерский, оперативный, – отражаются в статистических и финансово-экономических документах, плановой, отчетной документации.
Слайд 22
Способы документирования
Документирование – запись информации на различных носителях
по установленным правилам.
Носитель документированной информации – материальный объект, используемый
для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.
Слайд 23
Средства документирования – орудия, используемые человеком для
создания документов (простые, механические, электромеханические). К средствам документирования относятся
пишущие машины, компьютерная техника, магнитофоны, диктофоны, фото-, кино-, видеотехника.
Слайд 24
Способы документирования:
Текстовое документирование:
Текстовой документ – документ, содержащий звуковую
информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.
Текстовое документирование получило самое широкое распространение. С его помощью документируется деятельность государственных учреждений, предприятий и отдельных лиц.
Слайд 25
Техническое документирование (является способом запечатления технической мысли).
Технические документы
– обобщающее название документов, отражающих результат строительного и технологического
проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ.
Слайд 26
Технические документальные материалы ведут записи процессов труда,
средств производства (чертежи, рисунки, расчеты, графики, технические описания и
др.) Это также документация, связанная с геодезией, картографией, гидрометеослужбой.
Слайд 27
Фото-, кино-, видеодокументирование
Фотодокумент – изобразительный документ, созданный фотографическим
способом.
Особенность фотодокументов состоит в том,
что они возникают в момент совершения событий, а благодаря точности и наглядности имеют большую ценность и находят широкое применение в различных областях деятельности человека: в медицине, науке, искусстве, в судебной практике, в журналистике и т.д.
С помощью микрофотокопирования получаются копии документов.
Слайд 28
Кинодокумент – изобразительный и аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим
способом. Кинодокумент отражает события в динамике, движении. Сейчас большое
распространение получили видеодокументы, снятые на магнитную пленку.
Фонодокумент – документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи. Аудиовизуальные документы широко применяются во многих сферах жизнедеятельности людей.
Слайд 29
Документы на машинных носителях:
Документ на машинном носителе –
документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих
обработку его информации электронно-вычислительной машиной.
Электронное документирование. С помощью специальных материальных носителей, на которых данные фиксируются специальными условными обозначениями, создаются документы с информацией в форме, понятной только машине. Чтобы человек мог прочесть информацию, обработанную машиной, ее нужно преобразовать в вид, пригодный для визуального восприятия.
Слайд 30
Появление машинного документирования не отменяет предшествующих способов записи
информации. Наряду с традиционными видами документов появляются все более
сложные нетрадиционные виды документов на новейших носителях.
Слайд 31
Материальные носители информации
Для создания документов используются различные материальные
объекты (бумага, магнитные и оптические диски, кинопленка и др.),
которые служат для закрепления и хранения на них речевой, звуковой или изобразительной информации.
Слайд 32
Одна из возможных классификаций носителей информации может быть
представлена следующим образом:
бумажные носители (носители информации на бумаге несветочувствительные,
носители для репрографических процессов – термобумага, диазобумага, фотопленка, калька и т.д.);
микроносители визуальной информации;
звуконосители;
видеоносители;
магнитные носители;
перфоносители магнитные для записи кодированной информации и др.
Слайд 33
Понятие «новейший» и «нетрадиционный» документ во многом условны
и служат для названия группы документов, которые в отличие
от традиционных, т.е. бумажных, как правило, требуют для воспроизведения информации использование технических средств.
К этой группе принадлежат документы в виде фильмов, микрофиш, звуковых магнитных записей, а также в виде дискетных носителей для компьютерного чтения (дисков, дискет) и т.п.
Слайд 34
Документы на новейших носителях информации делят на:
документы на
магнитных носителях (магнитные карты, ленты, дискеты и жесткие диски);
документы
на оптических носителях информации (оптические документы) – микрографические документы (микрофильмы, микродиски, микрокарты) и оптические диски, информация, с которых считывается с помощью лазерного луча (CD и DVD-диски, аудиокомпакт-диски, видеодиски, магнитооптические диски);
документы на голографических носителях информации (голограммы).
Слайд 35
Свойства документа
Как и всякий другой объект, документ обладает
множеством свойств (отличительных качеств). Принято выделять несколько основных свойств
документа, которые характеризуются соответствующими признаками:
юридическая сила
оригинальность
подлинность
копийность.
Слайд 36
Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации. Эти
правила специфичны для каждого типа документов и регламентируются ГОСТами
и другими нормативно-методическими материалами.
Слайд 37
Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое
ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным
порядком его оформления.
Слайд 38
Юридическая сила документа может быть обеспечена установленным для
каждой разновидности документов комплексом реквизитов, т.е. обязательных элементов оформления
документов (наименования организации – автора документа, подписи или грифа утверждения, регистрационного индекса и даты документа, печати и др.).
Слайд 39
Оригинальность документа.
Слово «оригинал» происходит от латинского слова
«originalis», что означает – первоначальный, самобытный.
Признаком оригинала является
его уникальность. Нередки «умноженные оригиналы», т.е. оригиналы, составляемые в нескольких экземплярах.
Например, договор между государствами с древнейших времен составляется в количестве экземпляров, соответствующих числу договаривающихся сторон, при этом каждый экземпляр является оригиналом.
Слайд 40
Оригиналы документов по своему внешнему виду могут быть
беловиками и черновиками.
Черновик – это документ в предварительной редакции.
Черновой документ – рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом.
Беловик – это последняя, переписанная или перепечатанная набело редакция документа. Беловой документ – рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.
Выделяют также автографы – документы, переписанные или правленые (после перепечатки или переписки) рукою автора.
Слайд 41
Подлинность документа. Как синоним слова «оригинал» употребляется слово
«подлинник», что в переводе с латинского означает «достоверный».
Подлинный
документ – документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.
Слайд 42
Документ в окончательной редакции, соответствующим образом оформленный и
подписанный, называется подлинником официального документа.
Это может быть первый
или единичный экземпляр оригинального документа.
Дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.
Слайд 43
Копийность документов
Копия документа – это документ, полностью
воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридическую силу.
Повторное, точное воспроизведение подлинников (в целях размножения) является копией. Само понятие копия связано с размножением оригинала любого вида.
Слайд 44
Среди копий различаются следующие варианты:
Выписка – копия части
документа. Выписка должна содержать воспроизведение части текса документа по
определенному вопросу.
Особый вид – фото и светокопии, отличительной чертой которых является точное воспроизведение оригинала.
Слайд 45
Юридическая сила копий обеспечивается соблюдением следующих условий:
копия должна
содержать точный текст подлинника (включая и бланк, на котором
подготовлен документ), расшифровку печатей, подписей должностных лиц;
должно быть свидетельство юридической силы копии документа – отметка о заверении.
Слайд 46
Заверение копий должно производиться самой организацией или нотариусом.
Нотариального заверения обычно требуют для копий учредительных документов организации,
которые представляются в различные государственные структуры (судебные, налоговые и т.д.).
Но в принципе любая копия документа, не противоречащего закону и имеющего юридическое значение, может быть заверена нотариально.
Нотариус сличает подлинник с копией и заверяет ее. Запрещается нотариальное свидетельствование копий паспортов, военных билетов, служебных удостоверений.
Слайд 47
Сами организации имеют право заверения документов, создающихся в
этих организациях. Также организации могут заверять документы граждан при
приеме на работу (диплом, аттестат, удостоверение на льготы и т.д.).
Копии заверяются руководителем организации или уполномоченным должностным лицом (например, начальником отдела кадров или заведующим канцелярией). Заверенные копии, направляемые в иные организации, удостоверяются печатью.
Слайд 48
Классификация документов
Все документы, обращающиеся на предприятии,
могут классифицироваться по различным признакам:
Служебные документы по
содержанию могут делиться на следующие группы:
по направлениям деятельности:
административным вопросам;
материально-техническому снабжению;
планированию; оперативной деятельности;
бухгалтерскому учету;
подготовке и расстановке кадров;
финансово-кредитным и внешнеторговым вопросам и т.д.
Слайд 49
По наименованию:
приказы,
распоряжения,
планы и отчеты,
акты,
протоколы,
договоры, уставы и т.д.
Слайд 50
По способу фиксации информации:
письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные
на множительных аппаратах, напечатанные на персональных компьютерах),
графические
фото-, фоно-, кинодокументы.
По степени сложности:
на простые (документы, в которых рассматривается один вопрос)
сложные ( сложных документах освещается несколько вопросов).
Слайд 51
По степени гласности:
открытые (несекретные)
документы с ограниченным доступом.
Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности: совершенно
секретные, секретные, документы для служебного пользования (ДСП), с грифом «конфиденциально».
Слайд 52
По юридической силе:
подлинные
- действительные
- недействительные. Недействительным
документ становится в результате истечения срока действия или отмены
его другим документом.
подложные.
Слайд 53
По сроку исполнения:
срочные (Срочными являются документы со
сроками исполнения, установленными законом и соответствующими правовыми актами, а
также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».)
несрочные.
Слайд 54
По происхождению
Служебные
(подготовленные на предприятиях, в организациях)
личные (письма граждан с
изложением жалоб, предложений, просьб)
По срокам хранения:
документы временного:
- со сроком хранения до 10 лет
- свыше 10 лет.
постоянного срока хранения.
Слайд 55
По степени обязательности:
информационные, содержащие
сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций
директивные – обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.
Слайд 56
По степени унификации:
индивидуальные
типовые
трафаретные
примерные
унифицированные
в виде анкеты и таблицы.
Слайд 57
Индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования.
Типовыми
являются документы, создаваемые вышестоящими органами для организаций с однородными
функциями и носят обязательный характер.
Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации. Такие документы перспективны, т.к. экономят время на подготовку.
Слайд 58
Примерные документы носят ориентировочный характер и используются для
составления и оформления документов по аналогии.
Анкета – способ представления
унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа.
Слайд 59
Таблица – документ, в котором постоянная информация размещается
в заголовках граф и боковика (заголовки строк), а переменная
(в цифровом или словесном выражении) – на пересечении соответствующих граф и строк.
Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные.
В табличной форме оформляются штатное расписание, план, график отпусков и другие документы.
