Презентация на тему по архивному делу на тему Обеспечение сохранности документов в архиве

архивов. Сложность решения задачи определена тем, что никто и

никогда не создавал документы для «вечного» хранения.

архива организации;
- наличие в архиве

специального оборудования для размещения дел;
- оснащение архива средствами пожаротушения, охраной и противопожарной сигнализацией;
- поддерживание оптимальных условия для физико-химической сохранности документов.

с шириной полок не менее 25 см;
- ширину проходов

между стеллажами не менее 75 см;
- ширину основных проходов до 120 см;
- расстояние между полками по высоте 35-40 см;
- расстояние торцов стеллажей от стен 45 см;
- расстояние от пола до нижней полки 20 см, а в цокольных и полуподвальных этажах до 50 см.

охранной сигнализации, поста охраны, опечатывание помещений, пропускной режим, хранение

ключей от служебных помещений.

ПРОТИВОПОЖАРНЫЙ РЕЖИМ – электропроводка в хранилищах должна быть скрытой, штепсельные розетки для переносной аппаратуры. Пожарные сигнализации, огнетушители.

Естественное освещение в архивохранилищах допускается рассеянным светом. Для искусственного

освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах.

САНИТАРНО-ГИГИЕНИЧЕСКИЙ РЕЖИМ – архив содержится в чистоте и порядке. Проводится систематическая влажная уборка и не реже 1 раза в год убирается пыль пылесосом со стеллажей и шкафов.

на бумажной основе, при наличии системы кондиционирования воздуха, должен

поддерживаться нормативный температурно-влажностный режим:
- температура 17–19°С;
- относительная влажность воздуха 50–55 %.

- бумажных носителях – температура + 17-19°С , относительная влажность воздуха 50-55 %;
- черно-белых пленочных носителях – температура + 15°С, относительная влажность воздуха 40-55 %;
- цветных пленочных носителях – температура + 2-5°С, относительная влажность воздуха 40-55 %;
- электронных носителях – температура + 15-25°С, относительная влажность воздуха 40-60 %.

в оформлении или приложении к ним драгоценные металлы и

камни;
- на нитрооснове;
- пораженные биологическими вредителями;
- принятые на временное, хранение, не учтенные в качестве документов Архивного фонда Российской Федерации.

и при необходимости копия документа.
Все дела в архивохранилищах* дополнительно

упаковываются в картонные коробки, связки и другие контейнеры, изготовленные из безвредных для документов материалов, к коробкам приклеиваются, а к связкам дел прикрепляются к шпагату ярлыки с указанием:
- номера описи (номенклатуры дел);
- года (лет) и крайних номеров дел, включенных в данную коробку (связку).

в читальный зал, сотрудникам архива в рабочие помещения, учреждениям

и организациям во временное хранение);
- для проведения архивных работ с документами.

меры по охране и защите их от воздействия вредных

факторов окружающей среды путем применения специальных видов упаковок, обеспечивающих защиту архивных документов от осадков, света, механических повреждений.

- установить соответствие фактического наличия дел описательным статьям и

итоговым записям в описях;
- выявить повреждённые дела, содержащие документы с затухающими текстами, требующие реставрации, переплёта, дезинфекции, переворота на другую сторону и тому подобное.

учетных документов, которые включают установление полноты учета документов, уточнение

порядка нумерации единиц хранения по описям дел.
2. Проверку в государственном архиве проводят два работника.
3. Уникальные документы проверяются полистно.
4. Архивные документы выданные во временное пользование проверяются по актам выдачи.

общей картины состояния фондов архива и выявления документов с

конкретными повреждениями, нуждающимися в срочной или плановой специальной обработке.

целью: устранения причин ускоренного старения и разрушения архивных документов;

восстановления их свойств, технических характеристик, долговечности; воспроизведения документной информации на более устойчивых носителях.

Аудиовизуальные и электронные документы в зависимости от физической природы носителя подвергаются следующим реставрационным и консервационно-профилактическим работам: