Презентация, доклад на тему Системы Электронного Документооборота

Системы Электронного Документооборота

Специальный курс кафедры информационных технологий

Для студентов специальности «Документационное обеспечение управления», специализации «Информационные технологии в ДОУ»

Тема 1

Основные понятия СЭД

Современное состояние организаций и их документооборот

По существующим оценкам

электронные носители - документы

бумажные носители - документы

около 30%

и все 70%

По оценке журналов «ASAP» и «Delphi Consulting Group»

~6 млрд.

- появляется новых документов ежегодно

более 1 млрд.

- страниц документов создается ежедневно только в США

Оценка трудозатрат при работе с документами

Создание, поиск, согласование, отправка документов

Временные затраты:

Операции:

30% рабочего времени

Работа руководителя с информацией

до 80% рабочего времени

Потеря корпоративных документов безвозвратно

6% - 15%

Копирование каждого внутреннего документа

до 20 раз

В среднем служащий тратит ежегодно

на поиск утерянной информации

По оценке

Siemens Business Services

I. Назначение СЭД

Электронный документооборот

предназначен для выполнения основных операций:

Создание документов
Обработка документов
Передача документов другим лицам
Хранение документов
Вывод информации на различные носители (бумагу, электронные диски и пр. устройства)

Главное назначение СЭД

ОРГАНИЗАЦИЯ

Хранения электронных документов

Управления работой с документами

Движение документов – это передача прав на использование документов (с уведомлением пользователей) и контролем за их исполнением

II. Требования к СЭД

Комплексная СЭД должна охватывать весь цикл делопроизводства предприятия (организации) – от создания документа до списания его в архив

СЭД должна обеспечивать централизованное хранение документов в любых форматах, в том числе и сложных композиционных документов (текст + графика + таблицы + …)

Типы файлов, которые, как правило, должна поддерживать СЭД: - текстовые документы, - изображения, - электронные таблицы, - аудио/видео данные, - web-документы

СЭД должна объединять разрозненные потоки документов территориально удаленных предприятий в единую информационную систему – использование сетевых корпоративных технологий

Требования к СЭД

В СЭД должно быть реализовано управление документами как с помощью жесткого определения маршрутов движения документов, так и свободной маршрутизации документов

В СЭД должно быть реализовано разграничение прав доступа пользователей к документам в зависимости от их компетенции, занимаемой должности, назначенных полномочий

СЭД должна адаптивно настраиваться на существующую организационно-штатную структуру и систему делопроизводства предприятия, а также интегрироваться с другими корпоративными системами

Общие функциональные возможности электронной системы документооборота

Создание документов
Управление доступом к информации
Организация поиска любой документационной информации
Конвертирование (преобразование) форматов данных
Обеспечение безопасности хранения и использования информации предприятия (организации)

III. Основные свойства СЭД

1. Открытость

Все СЭД построены по модульному принципу, а их API-интерфейсы (Application Programming Interface) являются открытыми

2. Высокая степень интеграции с прикладным программным обеспечением (в том числе с ERP-системами: SAP, R/3, Oracle Applications и др.)

Достигается это за счет использования технологий интеграции различных программных приложений: - OLE Automation - DDE (Dynamic Data Exchange) - ActiveX - ODMA(Open Document Management API) - MAPI (Messaging API) и другие…

3. Иерархический принцип структурирования информации

4. Описание документа в СЭД

Основные свойства СЭД

Атрибуты документа

5. Технологические составляющие СЭД

Хранилища атрибутов

Хранилища документов (т.е. содержимого документов)

Сервисы полнотекстовой индексации (реализация связей между документами)

В большинстве СЭД используются СУБД: Oracle, Sybase, MS SQL Server, Informix и др.(собственные разработки)

В большинстве СЭД используются файл-серверы с ОС: MS Windows NT, Novell Netware, UNIX и др.

Основные свойства СЭД

6. Разграничение прав доступа к данным (виды)

Полный контроль над документом
Право редактировать, но не удалять документ
Право создания новых версий документов, но без права редактирования
Право аннотирования документа (без права его редактирования и создания новых версий)
Право чтения документа (read only), но не редактирования
Право доступа к регистрационной карточке документа, но не к его содержимому
Полное отсутствие прав доступа к документу

Все операции и действия, производимые с документом, протоколируются. Поэтому вся история работы с документом может быть легко проконтролирована.

7. Особенности маршрутизации документов

Свободная маршрутизация

Жесткая маршрутизация

8. Возможность просмотра документов разных форматов (наличие утилит - Viewers)

Основные свойства СЭД

Большинство СЭД работают со следующими типами файлов

Файловые форматы:
.doc (MS Word) - текстовый
.xls (MS Excel) - табличный
.jpeg, .tif, .bmp и другие графические форматы
.rtf (Rich Text Format) – расширенный текст
.ppt (MS PowerPoint) - презентационный
.html (web-документы) - гипертекстовый

Основные свойства СЭД

9. Аннотирование (описание) документов

Атрибут аннотации

10. Установка и работа СЭД под разными операционными системами (платформами)

Основные свойства СЭД

Большинство СЭД могут работать под различными операционными системами:

MS Windows

Windows NT

UNIX

Macintosh

и др.…

Кроме этого, используются Интернет-технологии для работы с документами с помощью стандартных web-браузеров

Тогда в комплектации СЭД появляется еще один модуль – http-сервер

Internet Explorer,
Opera,
Fire Fox и пр.

Схема работы через WEB-сервер

ОСНОВНЫЕ понятия СЭД

рассмотрены

Расшифровка интерфейсов

OLE Automation – Object and Linking Embedding Automation - автоматическое встраивание и связывание объектов
DDE – Dynamic Data Exchange – динамический обмен данными
ActiveX – технология для создания мультимедийных приложений для Интернета
ODMA – Open Document Management API – промышленный стандарт для связи прикладных программ с системой управления документами и другим ПО
MAPI – Messaging API – интерфейс прикладного программирования систем передачи электронных сообщений (e-mail)