Презентация на тему Работа с документами, как важная функция управления

Контроль за исполнением документов
Систематизация и хранение документов
Номенклатура дел организации
Формирование

дел
Подготовка дел к архивному хранению
Обработка корреспонденции
Вскрытие почты
Извлечение и проверка прилагаемых бумаг
Сортировка почты
Оформление документов и подготовка их к отправке
Служебные письма
Правила оформления деловых писем
Телефакс
Заключение
Список используемой литературы

управления трудовыми правоотношениями в организации. Документ в организации после

создания или поступления проходит много этапов: фильтрацию, регистрацию, индексацию, исполнение, контроль и так далее.
Я считаю эту тему особенно актуальной, так как делопроизводство – одна из функций управления.

документов на рассмотрение должна осуществлять в день их получения.
ВХОДЯЩИЙ

документ – документ, поступивший в учреждение.

применение три системы регистрации документов:
- Централизованная
- Децентрализованная
- Смешанная
При регистрации

документы делятся на несколько групп,
входящие документы
исходящие документы
внутренние документы
коммерческие контракты
документы, имеющие гриф «КТ» («Конфиденциально»)
Распространение получили две формы регистрации документов – журнальная и карточная.

срок, который может быть:
Типовым
Индивидуальным
Проверка хода исполнения осуществляется на всех

этапах до истечения срока.
Срок исполнения входящего документа исчисляется с момента поступления его в учреждении, а создаваемого – с момента доведения его до исполнителя.
После исполнения документ снимается с контроля.

организации.
Помещение архива должно быть безопасно в пожарном

отношении, гарантировано от затопления и иметь запасной выход.
Архив должен быть оборудован стационарными стеллажами.

дел составляется номенклатура дел. Различают три вида номенклатуры дел:

типовую, примерную и номенклатуру для организации.

Номенклатура дел составляют по установленным нормам,
печатают в необходимом
количестве экземпляров.

когда работа над ответным документом полностью завершена.
При

формировании дел необходимо – помещать в дело только исполненные, документы и группировать в дело документы одного календарного года.

дела постоянного (свыше 10 лет), временного хранения, по личному

составу.
Законченные дела подлежат оформлению, а именно:
подшивке или переплету;
нумерации листов в деле;
составлению заверительной надписи дела;
оформление обложки дела;
составлению внутренней описи документов дела;

созданные с помощью средств вычислительной техники, проходят первичную обработку,

предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрению руководством и доставляются исполнителям.

день поступления документов.
Документы оформляются на бланках.
общий бланк;
бланк письма;
бланк конкретного

вида документа, кроме письма.

один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые –

в день подписания или утверждения.
Документы регистрируются на карточках.
Составляются следующие картотеки:
справочные;
контрольно-справочные;
по географии поступающих документов;
по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;
тематические (приказы, решения) и др.

Документы по общим и
административным вопросам.
Документы по функциям

управления.
Оформление документов могут быть совершенно разными:
по виду оформления – подлинные, копии, выписки, дубликаты;
по средствам фиксации – письменные, графические, фото-кинодокументы и т.д.
По степени гласности различают документы открытые (несекретные), совершенно секретные (ДСП), с грифом «конфиденциально»
По срокам исполнения срочные и несрочные.

оформлению при их завершении и по завершении года.
Обложка дела

постоянного и долговременного хранения оформляется по установленной форме.
Надписи на обложках дел производится четко черными чернилами или тушью.
Описи дел составляются в двух или трёх экземплярах.

герб РФ;
Герб субъектов РФ;
Эмблема организации или товарный знак (знак

обслуживания);
Код формы организации;
Наименование организации;
Справочные данные об организации.

составления и оформления выделяются следующих этапы:
Изучение существа вопроса;
Подготовка и

написание проекта текста письма;
Согласование проекта письма;
Подписание руководителем;
Регистрация;
Отправка.
Письмо составляется обычно по схеме: вступление, основная часть, заключение.
Деловое письмо практически всегда начинается с обращения.
Письмо целесообразно готовить по одному вопросу.
Если стиль и оформление письма выбраны верно, получателю будет легко и приятно работать с ним.

информации, его достоинство – возможность передачи документа в любую

точку земного шара за одну минуту.
Факсимильная связь по-прежнему остается для бизнеса жизненно важным средством.

любом учреждении: выполняя свою работу я ставила перед собой

цель, рассказать о службе документационного обеспечения управления, эффективность деятельности ДОУ зависит от квалификации работников делопроизводства, степени оснащенности службы и условий труда.