Что такое findslide.org?

FindSlide.org - это сайт презентаций, докладов, шаблонов в формате PowerPoint.

Для правообладателей

Обратная связь

Email: Нажмите что бы посмотреть 

Яндекс.Метрика

Презентация на тему Тайм-менеджмент

Содержание

Управление временем (все успевать) –управление человеком собственной деятельностью, организацией выполнения задач и распределения всех ресурсов
Тайм-менеджментПреподаватель к.э.н. Самохвалов В.П. Управление временем (все успевать) –управление человеком собственной деятельностью, организацией выполнения задач и распределения всех ресурсов Тайм - менеджментЭто технология, позволяющая использовать невосполнимое время вашей жизни в соответствии Шаги создания вашей личной системы тайм-менеджмента: 1. Отдых Потратив минимум «начальных вложений времени», 4. Рабочий день Настройте личную систему планирования рабочего дня с использованием «жестких» и «гибких» 8. Поглотители Используйте техники выявления поглотителей, позволяющие задействовать «валяющиеся под ногами» резервы времени.9. «ТМ-бацилла» 1. Отдых: как не превратиться в «загнанную лошадь» В грамотном личном тайм-менеджменте Ритмичный отдых во время рабочего дня Первый принцип, которого необходимо придерживаться Оценка сценариев отдыха по пятибалльной шкале:На 1 балл. Оставаясь на том же Чем сильнее будет переключение во время пятиминутки отдыха, тем лучше вы отдохнете Творческая леньЛень — это далеко не всегда плохо. Часто это нормальная защитная реакция нашего организма. Причинами творческой лени могут быть:  Переутомление, объективная вымотанность организма, растраченность физических, энергетических Правила творческой лени :Если уж лениться, то на 100 %, не пытаясь делать Эффективный сон Ваш организм привыкает к определенному времени, заснуть и проснуться становится Наш сон состоит из нескольких циклов смены «быстрого» и «медленного» сна. Длительность Использование сна в течение рабочего дня График суточных биоритмов человека Считается, что наша работоспособность и активность в течение дня имеет два спада Самое простое решение проблемы — дневной сон, накрывающий послеобеденный спад биоритмов. Возможны «Переживание момента»Планируя время, важно помнить, что «наполненность», «насыщенность» времени, его «качество» — В конце XX века специалист по управлению временем Стефан Рехтшафен обратил внимание У древних отцов-аскетов была такая формулировка монашеского делания: «Внимание к себе и Первый шаг создания личной ТМ-системы Потратив минимум «начальных вложений времени», наладьте 2. Мотивация: как справляться с неприятными задачами долгий и упорный труд «Якоря» для эффективного включения в работу При необходимости настройки на задачу мы Самый часто используемый на практике «якорь» — музыка. Попробуйте четко привязать различную Раскачка при выполнении сложных задач Следующий вопрос: как втянуться в выполнение задачи, Потратить меньше времени и сил на раскачку поможет «метод швейцарского сыра». Попробуйте Способ тратить меньше сил при работе над сложными задачами — «промежуточная радость». Уничтожение мелких неприятных дел Бывают в нашей жизни дела, требующие, может «Разглобализация» крупных задач Чем менее жесткий срок исполнения у задачи и чем Личные награды и наказания Желательно создать для себя дополнительную мотивацию на Наконец, иногда полезно поместить себя в «местность смерти». Древние китайские полководцы говорили: Таблица ежедневных делПростой способ свести воедино всех ваших «слонов» и «лягушек», ежедневно Эту таблицу необходимо повесить на видное место над рабочим столом либо вклеить Календарик-пинарик Самый простой способ самомотивации изобрел участник ТМ-сообщества Дмитрий Литвак. Название Календарик-пинарик Над календарем изображены прожитые годы, внизу — будущие. Вы берете карандаш и Второй шаг создания личной ТМ-системы Освойте методы настройки на выполнение сложных 3. Цели: как приблизить мечты к реальностиЧто дает нам энергию на глобальном уровне: Управление собой как компаниейСтивен Кови, известный американский специалист по управлению временем, различает Вариант подхода к самоменеджментуПосмотрите на себя как Персональную Корпорацию, ЗАО «Я». У Стратегия успешного человека — это стратегия автономной корпорации, которая сама строит свою Таким образом, у успешных людей есть обязательно —четкое понимание своих целей. И «Родные» цели и видение будущего При «проактивном» стиле поведения мы выражаем свои В этом эссе можно осветить примерно следующий круг вопросов: С чего начался ваш В следующие дни заглядывайте в это эссе. Правьте, добавляйте. Работайте со своей Для того чтобы управлять своей жизнью «проактивно», чтобы найти «родные» цели, а «Мемуарник» и определение ценностей «Один день из моей жизни в будущем» дал Простой и технологичный инструмент для выявления личных ценностей является «Мемуарник», который ведется Таким образом,«Мемуарник» позволит вам достаточно быстро сформировать список ваших ключевых ценностей. Кроме Личная миссия — это в первую очередь ваша уникальность. Что изменится в ПризваниеИногда миссия превращается в призвание. Отличие простое: миссию мы можем менять по Ключевые области жизни- это области на которые вашу жизнь можно условно Ключевые области — это несколько (рекомендую 5–9) основных направлений деятельности. Это главные «Life management» и жизненные цели Термин «life management», «управление жизнью», впервые Для формулирования собственно цели можно воспользоваться следующим инструментом — картой ваших долгосрочных Карта долгосрочных целейВ некоторых ключевых областях перспектива может просматриваться на более долгий Измеримые цели и надцелиВ тайм-менеджменте рекомендуют ставить цели с помощью техники SMART Третий шаг создания личной ТМ-системы Сформулируйте личные ценности и поставьте долгосрочные 4. Рабочий день: как организовать его в быстро меняющемся миреПлан на день План Планировать день с вечера — хорошо закрывается прошлый рабочий день, легче переключиться Какой ежедневник выбрать? Определите, какой из распространенных типов ежедневника больше вам «Стратегическая картонка» Ключевые задачи полезно вынести на отдельные стикеры или на «Стратегическую Алгоритм планирования дняПри планировании дня мы имеем дело с тремя типами задач:«Жесткие» Алгоритм планирования дня  В свободном пространстве (как правило, расположенном в ежедневниках справа Слева — «жесткие» встречи, причем не просто списком, а с наглядной привязкой Результато-ориентированный список задач При планировании «гибких» задач, не привязанных к жесткому Приоритезация задач в списке После того, как результато-ориентированный список задач составлен, Приоритетные дела — то, что мы сделаем в первую очередь. Исходя Приоритезированный список задач фактически является гибким планом, т. к. хотя он и не Планирование «жестких» встреч Чтобы никуда не опаздывать, при планировании встреч обязательно закладывайте Разумная пунктуальностьПри планировании встреч, а главное, при осуществлении плана дня, обязательно возникнет Принцип «информационной избыточности»Чтобы ваш день проходил эффективно, необходимо рассчитывать не столько на При подготовке встреч рекомендую не только запастись избыточной информацией к встрече, но Рекомендуют при планировании встреч пользоваться следующим контрольным списком: Схема проезда — распечатайте с Четвертый шаг создания личной ТМ-системы Настройте личную систему планирования рабочего дня Краткие рекомендации: Выделяйте 10 минут вечером или утром на создание полной обзорной картины 5. Планирование: как укладываться в срокиПри планировании важно выбрать тот метод, который оптимально Типичные контексты («кайросы»): Место: «в банке», «в автосервисе», «в Тверском филиале».Человек или Планирование «кайросовых» задач в ежедневнике Систему контекстного планирования можно наладить в любом Другой способ управления «кайросовыми» задачами в ежедневнике — записывать их на стикеры Доски для контекстного планированияПланирование среднесрочных задач можно организовать не только в ежедневнике, Доска планирования: люди и проекты   Техника планирования «День — Неделя» Для того чтобы держать все Нужен не жесткий план на период, а жесткие правила перемещения задач между Система гибкого планирования позволяет: С одной стороны, не загонять себя в рамки жесткого Схематично эту идеологию гибкого планирования можно выразить так: В разделе «НЕДЕЛЯ» могут находиться следующие инструменты планирования:  Список задач на ближайшие Кроме того, «долгосрочный» раздел может содержать: План ключевых мероприятий на год (выставки, Принцип «День — Неделя» на доске планирования Столбцы на доске — Доска планирования по принципу «День—Неделя» Планирование задач со сложной структурой Крупную задачу необходимо разбить на подзадачи и Принципа «День — Неделя» вполне достаточно для того, чтобы вовремя вспомнить о приближающейся задаче. Контроль рутинных среднесрочных делЕсли у вас много рутинных регулярных задач, рекомендую применить Таблица регулярных рутинных задач Определение бюджета времени на задачуВысший пилотаж среднесрочного планирования — точно определять еженедельный Алгоритм определения бюджета времени на решение среднесрочных задач:1. Определите общий объем задачи в 6. Приоритеты: как отсеять лишнее и найти время на главноеГлавный девиз дисциплины «Тратьте Стратегии отказаПервое, с чего начинается расстановка приоритетов, — расчистка вашей жизни от навязанных Искусство твердого «нет»Среди людей, с которыми мы можем обсуждать и развивать принципы Метод «здорового пофигизма»У военных есть принцип ПВО: «подожди выполнять — отменят». «Покупка» времениСледующий способ освобождения времени для главного, приоритетного — «купить» чье-то время. Делегирование задач Если у вас есть подчиненные, то грамотное делегирование задач — Критерии приоритетностиПриоритет — означает «тот, кто идет первым» (prior , «первый» по-латыни). Матрица критериевРазберем эту процедуру на примере квартир Приоритетность текущих задач На основе чего мы ежедневно определяем, что этой задачей Создадим карту «Стратегических задач» и определим критерии приоритетности— Источник задачи и его настойчивость Выписав на «стратегическую картонку» ваши критерии, вы сможете ежедневно сверять с ними Не пожалейте 15 минут на формализацию критериев, на основе которых вы и Приоритетность долгосрочных целей Самый главный вопрос в том, как тратить время на Самый простой способ взвесить долгосрочные цели — использовать в качестве критериев 5–7 Дальше применяя матрицу критериев, оцениваем каждый вариант по каждому критерию. Далее — Шестой шаг создания личной ТМ-системы Научитесь отсеивать лишние, навязанные дела и выделять 7. Информация: как управлять творческим хаосомЛюбой человек, желающий достигать успеха в наше время, Эффективная система чтения Управление информацией в личной работе начинается с системы чтения.Начнем Рекомендации по системе чтения: Обеспечьте возможность возвращаться к нужной (ключевой) информации.  Применяйте сразу. Прочитали страницу — внедрите в практику, только после этого читайте  Расставляйте приоритеты в ходе чтения. Полезнее выбрать две-три главы, которые вам реально Телевизор и новостиПравила оптимизации общения с телевизором:По возможности записывайте интересующие вас передачи  Фильтрация электронной почты Для сокращения потери времени на чтение электронной почты необходимо Метод ограниченного хаоса в хранении документовСоздаем «место хаоса» — входящий накопитель, в При следовании этому алгоритму рядом с «местом хаоса» (входящим накопителем) у нас Творческая картотека Если органайзер / ежедневник — это система решения задач, «место Основные принципы ведения картотеки: Материализация мыслей. Мысли можно материализовать на бумажных карточках, Метод структурирования внимания Внимание человека не безгранично. Это такой же ценный ресурс, Как устроено внимание человека? Сознание человека может успешно работать только с одним На рабочем столе, на доске со стикерами выделите три основных области:Центр внимания, Главное правило управления вниманием: если вы приблизили что-то к центру внимания Организация рабочего стола Применительно к типичному рабочему столу принцип структурирования внимания означает Таким образом, первый шаг в оптимизации стола — четко выделить центр внимания Где-то рядом с сигнальной областью стоит выделить «подсознание» сигнальной области — место Следующий шаг после выделения центра внимания и сигнальной области — организовать «места Рядом с исходящим накопителем желательно разместить лотки. В этих лотках рекомендую выделить Наконец, над рабочим столом или рядом с ним на стене, боковой стенке Таким образом,проектируйте ваш рабочий стол, продумывайте направление потоков информации. Тогда вы гарантируете Седьмой шаг создания личной ТМ-системы Внедрите техники фильтрации, хранения и оперативного перемещения Краткие рекомендации:Спланируйте ритм и методы чтения деловой и другой серьезной литературы.Отфильтруйте информационный 8. Поглотители: как найти резервы времениВсеобщая неорганизованность, бюрократические безумия, неуважение к времени человека ХронометражХронометраж, учет и анализ расходов времени, характерен для отечественной традиции организации времени. И с самого утра начинайте фиксировать в блокноте все, что делаете в Хронометраж создает некоторый позитивный стресс, вырабатывающий чувство времени, которое всегда подскажет вам, где время тратится неэффективно. Отслеживание показателейЕсть такая управленческая поговорка: «Хочешь управлять — измерь». Она справедлива и С помощью хронометража можно получить данные по следующим вопросам: Какое количество (или Вечером возьмите сформированный в ходе хронометража «портрет» дня и отметьте дела, относящиеся, Измерение расходов времени на поглотитель Основные показатели, используемые при хронометражеКоличество времени, ежедневно выделяемого на приоритетный для вас Время в транспортеОдин из самых типичных поглотителей времени — время, проводимое в Время в командировкахНесколько простых рекомендаций:Определите и используйте «кайросы» (посетить, встретится, решить попутные Технические форс-мажоры Поломка техники — прекрасная возможность разгрести завалы. (выполнить работы не Организация совещаний Определите формат совещания и не смешивайте разные форматы в рамках  Определите круг участников. Иногда полезно использовать «ньюмаваши» (по-японски — «окучивание корней») — небольшие Где взять время на тайм-менеджмент Первое правило: используйте для этого любые «отходы Три принципа тайм-менеджерского ритма:Ежедневно — одно маленькое разгребание завалов. Почты во «Входящих»,   Восьмой шаг создания личной ТМ-системы Используйте техники выявления поглотителей, позволяющие 9. «ТМ-бацилла»: как донести ТМ-идею до окружающихМы не можем быть эффективны на 100 %, ТМ для шефа Если руководитель недостаточно внимательно относится к времени, и хотелось Подчиненные: «добровольные» стратегииВиды тайм –менеджмента:Личный тайм-менеджмент, «самоменеджмент», который человек применяет добровольно.Командный / Для внедрения тайм-менеджмента необходимос помощью «ТМ-бациллы» задействовать внутренние, добровольные ресурсы, и лишь Подчиненные: «принудительные» стратегии Лучше «меньше» инструментов, но — обязательных. Не пытайтесь строить глобальную Главный принцип: посчитайте цену своего времени, цену времени подразделения. Постарайтесь Тайм-менеджмент в личных отношенияхТайм-менеджмент личных и семейных отношений — дело непростое. Формальный В качестве основы для таких договоренностей необходимо использовать несколько простых принципов. «Мы Девятый шаг создания личной ТМ-системы Донесите «ТМ-бациллу» до окружающих, чтобы они 10. ТМ-манифест: от инструмента к идеологииОвладение идеологией, изучение фундаментальных принципов -это не отменит ТМ-факты В основе идеологии тайм-менеджмента лежат простые факты и аксиомы:Жизнь дана человеку Организация времениПод «организацией времени» понимается весь комплекс вопросов о взаимоотношениях человека и Организация времени Предметную область «организация времени» делится на три уровня: технологический, стратегический мировоззренческий (философский). ТМ-идеология ТМ-идеология — это основные положения дисциплины «организация времени» на ее третьем Аксиомы ТМ- идеологииСвобода выбора. Решающее значение имеет наш собственный выбор и наша Десятый шаг создания личной ТМ-системыИспользуйте невосполнимое время вашей жизни в соответствии с
Слайды презентации

Слайд 2 Управление временем (все успевать) –управление человеком собственной деятельностью,

Управление временем (все успевать) –управление человеком собственной деятельностью, организацией выполнения задач и распределения всех ресурсов

организацией выполнения задач и распределения всех ресурсов

Слайд 3 Тайм - менеджмент
Это технология, позволяющая использовать невосполнимое время

Тайм - менеджментЭто технология, позволяющая использовать невосполнимое время вашей жизни в

вашей жизни в соответствии с вашими целями и ценностями.

Слайд 4

Слайд 5 Шаги создания вашей личной системы тайм-менеджмента:
1. Отдых Потратив минимум

Шаги создания вашей личной системы тайм-менеджмента: 1. Отдых Потратив минимум «начальных вложений

«начальных вложений времени», наладьте грамотный отдых в течение рабочего

дня и в нерабочее время.
2. Мотивация Освойте методы «настройки» на выполнение сложных и неприятных задач для сокращения времени работы над ними.
3. Целеполагание Сформулируйте личные ценности и поставьте долгосрочные цели для воплощения мечты в реальность.

Слайд 6 4. Рабочий день Настройте личную систему планирования рабочего дня

4. Рабочий день Настройте личную систему планирования рабочего дня с использованием «жестких» и

с использованием «жестких» и «гибких» задач, чтобы планировать реалистично и

всегда успевать выполнять главное.
5. Планирование Организуйте контекстное планирование и среднесрочное планирование по методу «День — Неделя» и гарантируйте себе уверенность в том, что вы всегда уложитесь в срок.
6. Приоритеты Научитесь отсеивать лишние, навязанные дела и выделять ключевые задачи с помощью ясных критериев — таким образом, всегда находя время на главное.
7. Информация Внедрите техники фильтрации, хранения и оперативного перемещения информации, позволяющие держать ее под контролем без слишком детального «раскладывания по полочкам».

Слайд 7 8. Поглотители Используйте техники выявления поглотителей, позволяющие задействовать «валяющиеся

8. Поглотители Используйте техники выявления поглотителей, позволяющие задействовать «валяющиеся под ногами» резервы

под ногами» резервы времени.
9. «ТМ-бацилла» Донесите «ТМ-бациллу» до окружающих, чтобы

они более разумно использовали свое и ваше время.
10. ТМ-манифест Используйте невосполнимое время вашей жизни в соответствии с осознанными личными ценностями и приоритетами.
 

Слайд 8 1. Отдых: как не превратиться в «загнанную лошадь»
В грамотном

1. Отдых: как не превратиться в «загнанную лошадь» В грамотном личном тайм-менеджменте

личном тайм-менеджменте важно не только количество времени, но и

качество. Поэтому стоит задуматься о том, как организован ваш отдых, восстановление вашего энергетического ресурса.

Слайд 9 Ритмичный отдых во время рабочего дня
Первый принцип,

Ритмичный отдых во время рабочего дня Первый принцип, которого необходимо придерживаться

которого необходимо придерживаться при организации отдыха в течение рабочего

дня, — ритмичность .
Оптимальный режим — примерно 5 минут отдыха через каждый час. Возможно — 10 минут через 1,5 часа. Длительность от часа до полутора — наиболее комфортный для человека интервал непрерывной работы.

Слайд 10 Оценка сценариев отдыха по пятибалльной шкале:
На 1 балл.

Оценка сценариев отдыха по пятибалльной шкале:На 1 балл. Оставаясь на том

Оставаясь на том же рабочем месте, в той же

позе (сидя), глядя в тот же компьютер, напрягая тот же интеллект — почитать что-то не по работе в Интернете.
На 2 балла. Оставаясь на том же рабочем месте, отвернувшись от компьютера, поговорить с коллегой на нерабочие темы.
На 3 балла. Дойти до буфета, выпить чаю с коллегами. Мы сменили местоположение, возможно — сменили темы, которыми «озадачен» наш мозг.
На 4 балла. Выйти из офиса на улицу, полюбоваться на синее небо и зеленые деревья, полностью отключиться от офисной среды.
На 5 баллов. Выйти на улицу, сделать несколько простых упражнений, позволяющих размять суставы, дать отдых уставшим от монитора глазам, полностью забыть обо всех рабочих проблемах.

Слайд 11 Чем сильнее будет переключение во время пятиминутки отдыха,

Чем сильнее будет переключение во время пятиминутки отдыха, тем лучше вы

тем лучше вы отдохнете и восстановите силы.
Товарищ, запомни

правило простое:
Работаешь — сидя, Отдыхай — стоя!
В. В. Маяковский 

Слайд 12 Творческая лень
Лень — это далеко не всегда плохо.

Творческая леньЛень — это далеко не всегда плохо. Часто это нормальная защитная реакция нашего организма.

Часто это нормальная защитная реакция нашего организма.

Слайд 13 Причинами творческой лени могут быть:
 Переутомление, объективная вымотанность организма,

Причинами творческой лени могут быть:  Переутомление, объективная вымотанность организма, растраченность физических,

растраченность физических, энергетических и эмоциональных ресурсов.
 Несоответствие нашего «должен» нашему

«хочу» — когда мы тратим время своей жизни на дела, не являющиеся для нас «родными», желанными.
 Интуитивное ощущение ненужности выполняемой в данный момент задачи.
Ваше подсознание дает вам сигнал: «Подожди, не суетись, очисти душу от мелких текущих мыслей, дай место рождению чего-то нового». Часто именно в таком состоянии приходят лучшие идеи и творческие озарения.

Слайд 14 Правила творческой лени :
Если уж лениться, то на

Правила творческой лени :Если уж лениться, то на 100 %, не пытаясь

100 %, не пытаясь делать в это время что-то еще,

думать, решать проблемы и т. п. Чистая лень — это чистое ощущение полноты бытия и всеобщей гармонии мироздания.
Сознательно принимать решение: «Хочу лениться — и буду это делать». Без колебаний и угрызений совести.
Перед творческой ленью загружать мозг информацией по важной для вас творческой проблеме. Но не думать о проблеме во время самой лени!
Главное, не переборщить и не путать творческую лень с обычной ленью.

Слайд 15 Эффективный сон
Ваш организм привыкает к определенному времени,

Эффективный сон Ваш организм привыкает к определенному времени, заснуть и проснуться

заснуть и проснуться становится легче.
Желательно хорошо проветрить помещение

и не есть за несколько часов до сна.
Необходимо найти и применять оптимальный именно для вас способ переключения в режим сна. (Например, в последние полчаса-час перед сном — спокойное чтение, прогулка, музыка, легкие гимнастические упражнения и т. п.)

Слайд 16 Наш сон состоит из нескольких циклов смены «быстрого»

Наш сон состоит из нескольких циклов смены «быстрого» и «медленного» сна.

и «медленного» сна. Длительность одного цикла у разных людей

отличается и составляет от 1 до 2 часов. Желательно, чтобы общая продолжительность сна была кратна длине одного цикла.
Важно организовать процесс пробуждения. Необходимо установить в вашем будильнике или мобильном телефоне несколько различных мелодий и с их помощью сделать процесс пробуждения постепенным.

Слайд 17 Использование сна в течение рабочего дня
График суточных

Использование сна в течение рабочего дня График суточных биоритмов человека

биоритмов человека

Слайд 18 Считается, что наша работоспособность и активность в течение

Считается, что наша работоспособность и активность в течение дня имеет два

дня имеет два спада и два подъема (у «жаворонков»

выше первый подъем, у «сов» — второй, приходящийся на вечер). Нетрудно заметить, что один из спадов приходится как раз на послеобеденное время.

Слайд 19 Самое простое решение проблемы — дневной сон, накрывающий

Самое простое решение проблемы — дневной сон, накрывающий послеобеденный спад биоритмов.

послеобеденный спад биоритмов.
Возможны альтернативы.
Небольшой послеобеденный сон в автомобиле,

если таковой у вас имеется. Не пожалейте на это 20–30 минут, они окупятся гораздо более высокой послеобеденной работоспособностью.
Можно ненадолго засыпать прямо на рабочем месте или где-то еще — в переговорной, в кресле в дальнем углу и т. п. Чтобы отключиться от внешних помех, можно надеть наушники с любимой музыкой. Продолжительность такого «микросна» вы можете определить для себя сами, как правило, оптимальная — 10–15 минут.

Слайд 20 «Переживание момента»
Планируя время, важно помнить, что «наполненность», «насыщенность»

«Переживание момента»Планируя время, важно помнить, что «наполненность», «насыщенность» времени, его «качество»

времени, его «качество» — не менее важно, чем его

чисто арифметическое количество.
«План» и «переживание момента» должны не противоречить, а поддерживать друг друга.

Слайд 21 В конце XX века специалист по управлению временем

В конце XX века специалист по управлению временем Стефан Рехтшафен обратил

Стефан Рехтшафен обратил внимание на пагубность и опасность «бега

за временем», постоянной спешки, в которой живет большинство людей в промышленно развитых странах.

Слайд 22 У древних отцов-аскетов была такая формулировка монашеского делания:

У древних отцов-аскетов была такая формулировка монашеского делания: «Внимание к себе


«Внимание к себе и память смертная».
Два этих принципа

считались основополагающими для очищения души и достижения духовных высот.

В тайм-менеджменте есть аналогичные этим принципам.
«Память смертная» — осознание ограниченности человеческой жизни и ее временного ресурса, требующее не растрачивать драгоценное время жизни на пустяки.
И «внимание к себе» — осознанность и осмысленность жизни, постоянное отслеживание и анализ своих действий

Слайд 23 Первый шаг создания личной ТМ-системы
Потратив минимум «начальных

Первый шаг создания личной ТМ-системы Потратив минимум «начальных вложений времени», наладьте

вложений времени», наладьте грамотный отдых в течение рабочего дня

и в нерабочее время.
Краткие рекомендации:
 сделайте отдых в течение дня ритмичным;
 обеспечивайте максимальное переключение;
 используйте «творческую лень»;
 повысьте эффективность сна;
 применяйте «микросон» в течение рабочего дня;
 переживайте момент.


Слайд 24 2. Мотивация: как справляться с неприятными задачами
долгий и

2. Мотивация: как справляться с неприятными задачами долгий и упорный труд не

упорный труд не обязан быть скучным и «невкусным». В

самые сложные, неприятные и энергоемкие дела можно вдохнуть дополнительный интерес и мотивацию.

Слайд 25 «Якоря» для эффективного включения в работу
При необходимости

«Якоря» для эффективного включения в работу При необходимости настройки на задачу

настройки на задачу мы «включаем» нужный материальный якорь —

и вводим себя в соответствующее эмоциональное состояние.

Слайд 26 Самый часто используемый на практике «якорь» — музыка.

Самый часто используемый на практике «якорь» — музыка. Попробуйте четко привязать


Попробуйте четко привязать различную музыку к различным типам задач.


по дороге на жесткие переговоры — тяжелый рок,
при настройке на интеллектуальную работу — спокойная музыка без слов,
при настройке на отдых — что-то самое любимое и приятное и т. п.

Слайд 27 Раскачка при выполнении сложных задач
Следующий вопрос: как

Раскачка при выполнении сложных задач Следующий вопрос: как втянуться в выполнение

втянуться в выполнение задачи, если она достаточно сложна и

энергоемка?
Ведь чем сложнее выполняемая нами задача, тем более высокий уровень «включенности», вовлеченности необходим для работы над ней.

Слайд 28 Потратить меньше времени и сил на раскачку поможет

Потратить меньше времени и сил на раскачку поможет «метод швейцарского сыра».

«метод швейцарского сыра».
Попробуйте выполнять задачу не в логическом

порядке, а в произвольном, «выгрызая» из разных мест маленькие кусочки — наиболее простые, приятные и т. д.
Например, при подготовке отчета можно сначала подобрать иллюстрации, написать несколько наиболее простых и понятных для вас абзацев и т. п. .

Слайд 29 Способ тратить меньше сил при работе над сложными

Способ тратить меньше сил при работе над сложными задачами — «промежуточная

задачами — «промежуточная радость».
Разбейте работу на несколько этапов

и за прохождение каждого этапа назначьте себе небольшую награду.
Как правило, «маленькие радости» за каждый сделанный шаг мотивируют лучше, чем осознание будущих долгосрочных результатов.
Такие маленькие награды самому себе позволят сделать более приятной самую сложную работу и выполнить ее в более сжатые сроки.

Слайд 30 Уничтожение мелких неприятных дел
Бывают в нашей жизни

Уничтожение мелких неприятных дел Бывают в нашей жизни дела, требующие, может

дела, требующие, может быть, совсем немного времени, но неприятные.


В тайм-менеджменте такие задачи называются «лягушками».
«Лягушки» часто подолгу откладываются и грозят перерасти в большие неприятности.
Обидно получается: задача, требовавшая 5 минут, откладывалась неделями и поэтому переросла в проблему, на решение которой придется потратить много часов.

Слайд 31 «Разглобализация» крупных задач
Чем менее жесткий срок исполнения

«Разглобализация» крупных задач Чем менее жесткий срок исполнения у задачи и

у задачи и чем она при этом крупнее —

тем труднее, как правило, заставить себя ее выполнить.
Особенно это касается очень крупных задач, в терминологии тайм-менеджмента — «слонов».
Единственный способ побороть страсть к глобализации и все-таки «съесть слона» — разрезать его на маленькие измеримые «бифштексы» и каждый день съедать один такой бифштекс.
При этом важно нарезать «слона» на такие «бифштексы», каждый из которых действительно приближает вас к съедению «слона».

Слайд 32 Личные награды и наказания
Желательно создать для себя

Личные награды и наказания Желательно создать для себя дополнительную мотивацию на

дополнительную мотивацию на ритмичное, регулярное съедение этих «бифштексов».
Первый, самый

простой способ — давно известный человечеству «метод кнута и пряника».
Более сложный способ — начать количественно измерять ваши результаты.

Слайд 33 Наконец, иногда полезно поместить себя в «местность смерти».

Наконец, иногда полезно поместить себя в «местность смерти». Древние китайские полководцы

Древние китайские полководцы говорили: «Чтобы гарантировать победу, помести солдат

в местность смерти — сожги корабли».
«Местностью смерти» может быть, в частности, цейтнот — ситуация жесткой нехватки времени.
Люди некоторых психологических типов интуитивно ощущают, что в цейтноте они более эффективны, и искусственно загоняют себя в такую ситуацию.

Слайд 34 Таблица ежедневных дел
Простой способ свести воедино всех ваших

Таблица ежедневных делПростой способ свести воедино всех ваших «слонов» и «лягушек»,

«слонов» и «лягушек», ежедневно мотивировать себя на выполнение нужных

задач — завести таблицу регулярных дел.

Слайд 35

Слайд 36 Эту таблицу необходимо повесить на видное место над

Эту таблицу необходимо повесить на видное место над рабочим столом либо

рабочим столом либо вклеить в ваш ежедневник. Важно, чтобы

она попадалась вам на глаза несколько раз в день.
Рядом с этой таблицей полезно выписать несколько «промежуточных радостей».
Например, перечислите приятные для вас несрочные покупки и договоритесь с самим собой: «за каждые следующие 15 галочек в любой графе — покупаю следующую приятную вещь».

Слайд 37 Календарик-пинарик
Самый простой способ самомотивации изобрел участник ТМ-сообщества

Календарик-пинарик Самый простой способ самомотивации изобрел участник ТМ-сообщества Дмитрий Литвак. Название

Дмитрий Литвак. Название «календарик-пинарик» происходит от слова «пинать».

Слайд 38 Календарик-пинарик

Календарик-пинарик

Слайд 39 Над календарем изображены прожитые годы, внизу — будущие.

Над календарем изображены прожитые годы, внизу — будущие. Вы берете карандаш


Вы берете карандаш и один за другим вычеркиваете прожитые

годы.
Затем таким же способом вычеркиваете прожитые дни и месяцы текущего года.
Каждое утро, приступая к работе, зачеркивайте половину наступившего дня. Вечером — вторую половину.
Держите пинарик на видном месте, заглядывайте в него почаще.

Слайд 40 Второй шаг создания личной ТМ-системы
Освойте методы настройки

Второй шаг создания личной ТМ-системы Освойте методы настройки на выполнение сложных

на выполнение сложных и неприятных задач для сокращения времени

работы над ними.
Краткие рекомендации:
используйте «якоря» для настройки на различные задачи и отдых;
 применяйте «метод швейцарского сыра» при раскачке;
ежедневно съедайте минимум одну «лягушку»;
дробите «слонов» на «бифштексы», приближающие к достижению «слона»;
 поощряйте себя «промежуточными радостями»;
заведите таблицу ежедневных дел, со списком наград за исполнение;
попробуйте календарик-пинарик.

Слайд 41 3. Цели: как приблизить мечты к реальности
Что дает нам

3. Цели: как приблизить мечты к реальностиЧто дает нам энергию на глобальном

энергию на глобальном уровне: о наших мечтах и желаниях?

Чтобы эти мечты сбывались, необходимо сначала превратить их в цели.

Слайд 42 Управление собой как компанией
Стивен Кови, известный американский специалист

Управление собой как компаниейСтивен Кови, известный американский специалист по управлению временем,

по управлению временем, различает «реактивный» и «проактивный» подходы к

жизни.
«Реактивный» — реагирование на внешние обстоятельства, жизнь «как сложилось» и «как получилось».
«Проактивный» — выстраивание своей жизни по своему желанию, активное влияние на события и обстоятельства

Слайд 43 Вариант подхода к самоменеджменту
Посмотрите на себя как Персональную

Вариант подхода к самоменеджментуПосмотрите на себя как Персональную Корпорацию, ЗАО «Я».

Корпорацию, ЗАО «Я». У этой корпорации есть все те

же элементы управления, что и у любой фирмы, например:
личное стратегическое планирование — постановка долгосрочных целей;
маркетинг — изучение рынка труда;
 личная бухгалтерия — учет и планирование денег и т. д.

Слайд 44 Стратегия успешного человека — это стратегия автономной корпорации,

Стратегия успешного человека — это стратегия автономной корпорации, которая сама строит

которая сама строит свою стратегию, заключает договоры с другими

корпорациями (например, с вашей компанией-работодателем), активно планирует и осуществляет свое движение по жизни.

Слайд 45 Таким образом,
у успешных людей есть обязательно —четкое

Таким образом, у успешных людей есть обязательно —четкое понимание своих целей.

понимание своих целей. И главное — готовность активно воплощать

свое понимание в жизнь, невзирая на «объективные внешние обстоятельства».

Слайд 46 «Родные» цели и видение будущего
При «проактивном» стиле

«Родные» цели и видение будущего При «проактивном» стиле поведения мы выражаем

поведения мы выражаем свои мечты в форме долгосрочных целей.

Попробуйте представить себе один день из вашей жизни через 3–5 лет.
Лучше описать это видение будущего письменно, в форме эссе в 1–2 страницы размером.

Слайд 47 В этом эссе можно осветить примерно следующий круг

В этом эссе можно осветить примерно следующий круг вопросов: С чего начался

вопросов:
 С чего начался ваш день?
 Самое яркое впечатление дня.
 Какие люди

вас окружают, о чем они говорят?
 Как и над чем вы работали?
 Каких результатов достигли?
 Какие проблемы удалось решить?
 Как вы отдыхали?

Слайд 48 В следующие дни заглядывайте в это эссе. Правьте,

В следующие дни заглядывайте в это эссе. Правьте, добавляйте. Работайте со

добавляйте.
Работайте со своей мечтой — и она обязательно

материализуется.

Слайд 49 Для того чтобы управлять своей жизнью «проактивно», чтобы

Для того чтобы управлять своей жизнью «проактивно», чтобы найти «родные» цели,

найти «родные» цели, а не пытаться достичь навязанные цели

и придерживаться стереотипов.

Слайд 50 «Мемуарник» и определение ценностей
«Один день из моей

«Мемуарник» и определение ценностей «Один день из моей жизни в будущем»

жизни в будущем» дал нам эмоциональную картину желаемого будущего.

Следующим шагом попробуйте определить ваши базовые ценности, на основе которых можно будет формулировать долгосрочные цели

Слайд 51 Простой и технологичный инструмент для выявления личных ценностей

Простой и технологичный инструмент для выявления личных ценностей является «Мемуарник», который

является «Мемуарник», который ведется следующим образом:
Каждый день вечером выделите

3–5 минут спокойного времени.
 Запишите в ежедневник Главное событие дня (ГСД). Именно событие, эмоционально значимое для вас. Это не обязательно главный результат дня, не обязательно главное достижение.
В конце недели выпишите Главное событие недели — одно из семи ГСД или какое-то отдельное новое событие.
В конце месяца — Главное событие месяца.
В конце года — Главное событие года.
Рядом с событиями формулируйте ту вашу ценность, на основе которой именно это событие вы сделали главным.

Слайд 52 Таким образом,
«Мемуарник» позволит вам достаточно быстро сформировать список

Таким образом,«Мемуарник» позволит вам достаточно быстро сформировать список ваших ключевых ценностей.

ваших ключевых ценностей.
Кроме того, он побудит вас каждый

день уделять несколько минут вопросу о Главном.
Это позволит не терять ключевые ценности вашей жизни в суете текущих дел.

Слайд 53 Личная миссия
— это в первую очередь ваша

Личная миссия — это в первую очередь ваша уникальность. Что изменится

уникальность. Что изменится в мире, если вас не будет?

Что останется от вас, когда все закончится?

Слайд 54 Призвание
Иногда миссия превращается в призвание. Отличие простое: миссию

ПризваниеИногда миссия превращается в призвание. Отличие простое: миссию мы можем менять

мы можем менять по своему усмотрению, а призвание —

уже нет.
Призвание — это когда понимаешь, что, кроме тебя, это дело не сделает никто, это высшая степень осмысленности жизни и счастья, дающая силы и энергию на достижения.

Слайд 55 Ключевые области жизни-
это области на которые

Ключевые области жизни- это области на которые вашу жизнь можно условно

вашу жизнь можно условно разделить.
Это поможет увидеть четкую

структуру в общем хаосе дел и двигаться в жизни более сбалансированно, поддерживая гармонию различных направлений вашей деятельности.

Слайд 56 Ключевые области — это несколько (рекомендую 5–9) основных

Ключевые области — это несколько (рекомендую 5–9) основных направлений деятельности. Это

направлений деятельности. Это главные русла, в которых развивается ваша

жизнь. Например:
Личное развитие ( Профессиональное развитие ), учеба и образование.
 Семья , дети, родственники.
 Друзья, знакомые, профессиональное сообщество, общественная деятельность.
 Хобби, увлечения.
 Работа, бизнес, клиенты, подчиненные, проекты.
 Спорт, здоровье.
 Благосостояние , карьера и т. д.

Слайд 57 «Life management» и жизненные цели
Термин «life management»,

«Life management» и жизненные цели Термин «life management», «управление жизнью», впервые

«управление жизнью», впервые появился в 2003 году. С тех

пор он используется все более широко, поскольку хорошо отражает эволюцию современного тайм-менеджмента: от узких технологических вопросов планирования времени — к более глубоким темам поиска жизненных целей, целеполагания и целедостижения.

Слайд 58 Для формулирования собственно цели можно воспользоваться следующим инструментом

Для формулирования собственно цели можно воспользоваться следующим инструментом — картой ваших

— картой ваших долгосрочных целей.
По горизонтали она содержит

две оси: годы, начиная с текущего, и ваш возраст.
По вертикали — ваши ключевые области.
На пересечении лет и ключевых областей — примерные целевые ориентиры.
 

Слайд 59 Карта долгосрочных целей
В некоторых ключевых областях перспектива может

Карта долгосрочных целейВ некоторых ключевых областях перспектива может просматриваться на более

просматриваться на более долгий срок в будущее; в некоторых

— только на ближайшие несколько лет. Какие-то цели могут быть четкими, какие-то — неопределенными и размытыми.

Слайд 60

Слайд 61 Измеримые цели и надцели
В тайм-менеджменте рекомендуют ставить цели

Измеримые цели и надцелиВ тайм-менеджменте рекомендуют ставить цели с помощью техники

с помощью техники SMART — от слов specific, measurable,

achievable, realistic, time-bound — конкретные, измеримые, достижимые, реалистичные, привязанные ко времени.

Слайд 62 Третий шаг создания личной ТМ-системы
Сформулируйте личные ценности

Третий шаг создания личной ТМ-системы Сформулируйте личные ценности и поставьте долгосрочные

и поставьте долгосрочные цели, для воплощения мечты в реальность.


Краткие рекомендации:
 управляйте своей «персональной корпорацией» «проактивно»;
 расчистите штампы и нарисуйте «ваш день через несколько лет»;
 определите ваши ценности с помощью «мемуарника»;
 сформулируйте личную миссию в форме эпитафии;
 ищите ваше призвание;
 выявите 5–7 ключевых областей вашей жизни;
 сделайте обзорный график жизненных целей по ключевым областям и будущим годам;
 наиболее близкие и понятные цели сделайте измеримыми. 

Слайд 63 4. Рабочий день: как организовать его в быстро меняющемся

4. Рабочий день: как организовать его в быстро меняющемся миреПлан на день

мире
План на день
План дня должен быть в одном

месте, и обязательно в письменном виде, он обязательно должен быть материальным (на бумаге или в электронном виде).
Планировать следующий день необходимо с вечера либо с утра.


Слайд 64 Планировать день с вечера — хорошо закрывается прошлый

Планировать день с вечера — хорошо закрывается прошлый рабочий день, легче

рабочий день, легче переключиться в режим нерабочего времени и

отдыха, новый день начинается с достаточно ясной и определенной картины предстоящих дел, а не с хаоса. Удобно в более стабильной и предсказуемой деятельности.
Планировать день с утра — хорошо сочетается с решением «уточняющих задач», т. е. согласованием (или подтверждением) времени встреч с контрагентами, раздачей поручений и уточняющей информации подчиненным и т. п. Удобно в менее предсказуемой деятельности, когда выше значимость «уточняющих задач».

Слайд 65 Какой ежедневник выбрать?
Определите, какой из распространенных типов

Какой ежедневник выбрать? Определите, какой из распространенных типов ежедневника больше вам

ежедневника больше вам подходит:
 С обзором недели — удобен для

координации встреч и задач разных дней между собой; дает хороший обзор общей картины недели.
 С обзором дня — удобен при большом количестве задач на день; дает возможность более детального планирования конкретного рабочего дня.

Слайд 66 «Стратегическая картонка»
Ключевые задачи полезно вынести на отдельные

«Стратегическая картонка» Ключевые задачи полезно вынести на отдельные стикеры или на

стикеры или на «Стратегическую картонку». Для улучшения планирования в

ежедневнике используется закладка.
На этом листе можно:
выписывать задачи, не привязанные жестко к конкретному дню, так, чтобы они всегда были перед глазами;
держать список самых актуальных на данный момент контактов;
выписывать «темы для размышления», т. е. не задачи, требующие исполнения, а мысли, требующие развития.

Слайд 67 Алгоритм планирования дня
При планировании дня мы имеем дело

Алгоритм планирования дняПри планировании дня мы имеем дело с тремя типами

с тремя типами задач:
«Жесткие» встречи — привязанные к конкретному

моменту времени («презентация в 12.00»).
 «Гибкие» задачи — не привязанные к жесткому времени («узнать время презентации»).
 «Бюджетируемые» задачи — крупные приоритетные задачи, у которых нет жесткого времени исполнения, но которые требуют достаточно большого ресурса времени («подготовиться к презентации — 2 часа»).

Слайд 68 Алгоритм планирования дня
 В свободном пространстве (как правило,

Алгоритм планирования дня  В свободном пространстве (как правило, расположенном в ежедневниках

расположенном в ежедневниках справа от сетки времени) составьте полный

список «гибких» задач (не привязанных к точному времени).
Выделите красным 2–3 приоритетных задачи. Выполнение «гибких» задач начинайте именно с них.
 На сетке времени запланируйте «жесткие» встречи — привязанные к точному времени.
Для приоритетных задач, требующих достаточно большого ресурса времени, «забюджетируйте» это время.
Время между «жесткими» встречами в ходе дня заполняйте, начиная с выполнения «красных» задач.

Слайд 69

Слайд 70 Слева — «жесткие» встречи, причем не просто списком,

Слева — «жесткие» встречи, причем не просто списком, а с наглядной

а с наглядной привязкой к сетке времени.
Справа —

список «гибких» задач, наиболее приоритетные из них выделены полужирным шрифтом.
Для двух из трех приоритетных задач «забюджетировано» время. Благодаря наглядности левой части плана мы сразу видим участки времени, в которые можем выполнять «бюджетируемые» задачи.

Слайд 71 Результато-ориентированный список задач
При планировании «гибких» задач, не

Результато-ориентированный список задач При планировании «гибких» задач, не привязанных к жесткому

привязанных к жесткому времени исполнения, рекомендуется использовать следующую технику
Например:
 Обычно:


Созвониться с Ивановым
 Переговорить с Петровым
 Провести совещание
Эффективнее:
Дожать Иванова до заказа
Добыть у Петрова информацию
 Дать толчок проекту

Слайд 72 Приоритезация задач в списке
После того, как результато-ориентированный

Приоритезация задач в списке После того, как результато-ориентированный список задач составлен,

список задач составлен, необходимо разметить его по приоритетности.

Слайд 73 Приоритетные дела — то, что мы сделаем

Приоритетные дела — то, что мы сделаем в первую очередь.

в первую очередь. Исходя из этого, наиболее приоритетными будут

следующие типы дел:
Безотлагательные — критически значимые для основных бизнес-процессов, жизненно важные.
Уточняющие задачи — те, выполнение которых требует очень немного времени, но задает дальнейший порядок дня. «Узнать время презентации», «уточнить, необходима ли личная встреча или достаточно телефонного разговора» и т. п. Эти задачи нужно выполнить в первую очередь, планируя день.
Запускающие» работу подчиненных или коллег над делегированными задачами, например, «дать указания Иванову по проекту» и т. п.

Слайд 74 Приоритезированный список задач фактически является гибким планом, т. к.

Приоритезированный список задач фактически является гибким планом, т. к. хотя он и

хотя он и не привязывает задачи к жесткому времени

исполнения, но диктует последовательность выполнения задач.
Сначала — уточняющие, затем — жизненно важные, и напоследок, если останется время, — все остальные.

Слайд 75 Планирование «жестких» встреч
Чтобы никуда не опаздывать, при

Планирование «жестких» встреч Чтобы никуда не опаздывать, при планировании встреч обязательно

планировании встреч обязательно закладывайте резервы времени на:
дорогу, что особенно

актуально в больших городах (нужен дополнительный резерв на пробки);
вспомогательные дела — вошел, подготовился; сложил ноутбук в портфель, оделся;
 организационные нестыковки — контрольно-пропускной режим, путаница в переулках, адресах т.п.

Слайд 76 Разумная пунктуальность
При планировании встреч, а главное, при осуществлении

Разумная пунктуальностьПри планировании встреч, а главное, при осуществлении плана дня, обязательно

плана дня, обязательно возникнет вопрос пунктуальности. А именно:
 «Вовремя» —

вы приходите на 5-10 минут раньше начала встречи. Имеете время спокойно раздеться, «причесать» мысли к встрече.
 «Академическое опоздание» — до 15 минут. Обычно вполне нормально при встрече с хорошо знакомыми, коллегами. Но только если встречаются 2–3 человека, если больше — такое опоздание будет уже некорректным.
 «Гибкое начало». Если идет некий коллективный творческий процесс, кто-то может подключаться, кто-то на время отключаться, «регламент» предельно гибкий.

Слайд 77 Принцип «информационной избыточности»
Чтобы ваш день проходил эффективно, необходимо

Принцип «информационной избыточности»Чтобы ваш день проходил эффективно, необходимо рассчитывать не столько

рассчитывать не столько на ваши планы и ожидания, сколько

на то, что все может измениться и придется эти планы менять.
Принцип «информационной избыточности» гласит:
«Запасайтесь не только информацией, необходимой для осуществления планов, но и избыточной дополнительной информацией, которая поможет, если что-то пойдет не по плану».

Слайд 78 При подготовке встреч рекомендую не только запастись избыточной

При подготовке встреч рекомендую не только запастись избыточной информацией к встрече,

информацией к встрече, но и обязательно:
позвонить за несколько часов

до начала и подтвердить встречу;
 в случае форс-мажора позвонить и сообщить, что вы можете задержаться.

Слайд 79 Рекомендуют при планировании встреч пользоваться следующим контрольным списком:
 Схема

Рекомендуют при планировании встреч пользоваться следующим контрольным списком: Схема проезда — распечатайте

проезда — распечатайте с сайта вашего контрагента, если там

нет — возьмите с электронной карты города .
 Расчет времени на дорогу с учетом резервов (пробки и т. п.).
Вопросы контрагенту: все мыслимые телефоны, есть ли контрольно-пропускной режим; как найти здание (если адрес сложный) и офис внутри здания.

Слайд 80 Четвертый шаг создания личной ТМ-системы
Настройте личную систему

Четвертый шаг создания личной ТМ-системы Настройте личную систему планирования рабочего дня

планирования рабочего дня с использованием «жестких» и «гибких» задач,

чтобы планировать реалистично и всегда успевать выполнять главное.

Слайд 81 Краткие рекомендации:
 Выделяйте 10 минут вечером или утром на

Краткие рекомендации: Выделяйте 10 минут вечером или утром на создание полной обзорной

создание полной обзорной картины задач на день.
При планировании в

ежедневнике используйте разные цвета, закладки, стикеры.
 Заведите «стратегическую картонку» — закладку с ключевыми долгосрочными целями.
В плане дня разделяйте «жесткие», «гибкие» и «бюджетируемые» задачи.
Делайте список «гибких» задач результато-ориентированным.
Выделяйте 2–3 приоритетные задачи в списке и начинайте работу с них.
При планировании «жестких» встреч закладывайте резервы.
Согласовывайте с вашими партнерами нормы пунктуальности.
Запасайтесь избыточной информацией, поскольку все пойдет не по плану.

Слайд 82 5. Планирование: как укладываться в сроки
При планировании важно выбрать

5. Планирование: как укладываться в срокиПри планировании важно выбрать тот метод, который

тот метод, который оптимально подходит именно для ваших личностных

особенностей и специфики вашей работы.
 Выполнение многих задач не так просто запланировать.
У древних греков было два разных слова для обозначения времени. «Хронос» — линейное, астрономическое, измеримое время, привычное нам время ежедневников и органайзеров.
И «кайрос» — удобный момент, удобные обстоятельства для совершения какого-либо дела.
«Кайрос» — основа гибкого планирования.

Слайд 83 Типичные контексты («кайросы»):
Место: «в банке», «в автосервисе», «в

Типичные контексты («кайросы»): Место: «в банке», «в автосервисе», «в Тверском филиале».Человек

Тверском филиале».
Человек или группа людей: «вопросы к шефу», «на

заседании правления».
Обстоятельства внутренние: «когда хочется / не хочется работать», «во время прилива вдохновения».
 Обстоятельства внешние: «когда шеф будет в хорошем настроении», «когда наконец примут закон о…».

Слайд 84 Планирование «кайросовых» задач в ежедневнике
Систему контекстного планирования

Планирование «кайросовых» задач в ежедневнике Систему контекстного планирования можно наладить в

можно наладить в любом обычном ежедневнике. Для этого нужно

сделать следующее:
Выявить актуальные для вас контексты (как правило, достаточно 5–7).
Создать разделы в ежедневнике или категории в Outlook, соответствующие этим контекстам.
 При приближении какого-либо контекста («кайроса») достаточно заглянуть в соответствующий раздел органайзера и освежить в памяти нужные дела.

Слайд 85 Другой способ управления «кайросовыми» задачами в ежедневнике —

Другой способ управления «кайросовыми» задачами в ежедневнике — записывать их на

записывать их на стикеры и прикреплять на те дни,

в которые вы предполагаете наступление «кайроса».
Если «кайрос» отложится — задачу можно будет легко перебросить на другой день.
Таким образом, в вашем ежедневнике исчезнет шлейф вычеркиваемых и переписываемых задач, переходящих со дня на день из-за отсутствия «кайроса».

Слайд 86 Доски для контекстного планирования
Планирование среднесрочных задач можно организовать

Доски для контекстного планированияПланирование среднесрочных задач можно организовать не только в

не только в ежедневнике, но и наглядно — на

большом листе ватмана или белой магнитной доске. Такое планирование особенно удобно в командной работе. Чаще всего при этом встречается структурирование задач по таким «кайросам», как люди и/или проекты.

Слайд 87 Доска планирования: люди и проекты

Доска планирования: люди и проекты

Слайд 88   Техника планирования «День — Неделя»
Для того чтобы

  Техника планирования «День — Неделя» Для того чтобы держать все

держать все эти задачи под контролем, нужны всего три

основных раздела в вашей системе планирования:
1. ДЕНЬ: задачи на сегодня — план дня в ежедневнике.
2. НЕДЕЛЯ: среднесрочные задачи — выполнение которых прогнозируется в ближайшие неделю-месяц.
3. ГОД: долгосрочные задачи — все прочие.

Слайд 89 Нужен не жесткий план на период, а жесткие

Нужен не жесткий план на период, а жесткие правила перемещения задач

правила перемещения задач между разделами. А именно:
Вечером, при планировании

следующего дня, просматривается раздел «НЕДЕЛЯ». Все «дозревшее до выполнения», наиболее актуальное, переносится в раздел «ДЕНЬ».
 Раз в неделю, при планировании следующей недели, просматривается раздел «ГОД». Все наиболее актуальное переносится в раздел «НЕДЕЛЯ».

Слайд 90 Система гибкого планирования позволяет:
 С одной стороны, не загонять

Система гибкого планирования позволяет: С одной стороны, не загонять себя в рамки

себя в рамки жесткого плана, не пытаться прописывать будущее

слишком детально, составляя планы на неделю/месяц.
 С другой стороны, не отдавать все «на волю волн», гарантировать себе, что нужная задача вспомнится в нужное время, за счет регулярного просмотра разделов «НЕДЕЛЯ» и «ГОД».

Слайд 91 Схематично эту идеологию гибкого планирования можно выразить так:

Схематично эту идеологию гибкого планирования можно выразить так:

Слайд 92 В разделе «НЕДЕЛЯ» могут находиться следующие инструменты планирования:
 Список

В разделе «НЕДЕЛЯ» могут находиться следующие инструменты планирования:  Список задач на

задач на ближайшие несколько недель на отдельной странице ежедневника.
Список

задач или приклеенные стикеры в специальном разделе ежедневника. При ежедневном просмотре раздела стикеры с «дозревшими» задачами удобно переносить в наступающий день в ежедневнике.
Обзорный график регулярных задач.
Доска планирования с задачами на ближайшие несколько недель.
В планнинге (разворот — неделя, а не день, как в ежедневнике) — список «гибких» задач на неделю рядом с «жесткой» сеткой времени либо закладка с «гибкими» задачами.
«Долгосрочный» раздел обычно более прост. В крайнем случае это «стратегическая картонка» .

Слайд 93 Кроме того, «долгосрочный» раздел может содержать:
План ключевых мероприятий

Кроме того, «долгосрочный» раздел может содержать: План ключевых мероприятий на год

на год (выставки, конференции, сдача квартальных и годовых отчетов).
Информацию

по критическим срокам ключевых проектов — дата запуска пилотной версии корпоративной информационной системы, сроки перехода на новые стандарты отчетности и т. п.
Список небольших задач с далеким сроком исполнения («в конце января уточнить у Иванова…»), если эти задачи не попали в контекстные разделы ежедневника.
График дней рождения, памятных дат и т. п.

Слайд 94 Принцип «День — Неделя» на доске планирования
Столбцы

Принцип «День — Неделя» на доске планирования Столбцы на доске —

на доске — сотрудники; строки — горизонты планирования.

Слайд 95 Доска планирования по принципу «День—Неделя»

Доска планирования по принципу «День—Неделя»

Слайд 96 Планирование задач со сложной структурой
Крупную задачу необходимо

Планирование задач со сложной структурой Крупную задачу необходимо разбить на подзадачи

разбить на подзадачи и привязать их к времени, чтобы

гарантировать, что работа будет выполнена в нужный срок и с нужным качеством.
Необходимо работу над задачей планировать гибко. Это можно сделать с помощью двухмерного обзорного графика. В левой колонке задача разбита на несколько ключевых направлений-подзадач, в каждом из которых намечены конкретные дела. Вторая колонка — исполнитель.

Слайд 97 Принципа «День — Неделя» вполне достаточно для того,

Принципа «День — Неделя» вполне достаточно для того, чтобы вовремя вспомнить о приближающейся задаче.

чтобы вовремя вспомнить о приближающейся задаче.

Слайд 98 Контроль рутинных среднесрочных дел
Если у вас много рутинных

Контроль рутинных среднесрочных делЕсли у вас много рутинных регулярных задач, рекомендую

регулярных задач, рекомендую применить для контроля над ними уже

знакомый нам по предыдущей главе принцип двухмерного обзора.

Слайд 99 Таблица регулярных рутинных задач

Таблица регулярных рутинных задач

Слайд 100 Определение бюджета времени на задачу
Высший пилотаж среднесрочного планирования

Определение бюджета времени на задачуВысший пилотаж среднесрочного планирования — точно определять

— точно определять еженедельный бюджет времени на крупную задачу,

чтобы гарантированно уложиться в сроки.

Слайд 101 Алгоритм определения бюджета времени на решение среднесрочных задач:
1. Определите

Алгоритм определения бюджета времени на решение среднесрочных задач:1. Определите общий объем задачи

общий объем задачи в каком-либо измерителе .
2. Определите производительность труда.

Слайд 102 6. Приоритеты: как отсеять лишнее и найти время на

6. Приоритеты: как отсеять лишнее и найти время на главноеГлавный девиз дисциплины

главное
Главный девиз дисциплины
«Тратьте ваше невосполнимое время на Главное».


Слайд 103 Стратегии отказа
Первое, с чего начинается расстановка приоритетов, — расчистка

Стратегии отказаПервое, с чего начинается расстановка приоритетов, — расчистка вашей жизни от

вашей жизни от навязанных дел.
На уровне конкретного дня

это в частности означает — умение говорить «нет» делам, которые не соответствуют вашим целям, ценностям или принципам.

Слайд 104 Искусство твердого «нет»
Среди людей, с которыми мы можем

Искусство твердого «нет»Среди людей, с которыми мы можем обсуждать и развивать

обсуждать и развивать принципы наших взаимоотношений, стоит наращивать культуру

твердого «нет». Естественно, будучи готовым и получать «нет» — без всяких эмоций и неудовольствий.

Слайд 105 Метод «здорового пофигизма»
У военных есть принцип ПВО:
«подожди

Метод «здорового пофигизма»У военных есть принцип ПВО: «подожди выполнять — отменят».

выполнять — отменят».

Слайд 106 «Покупка» времени
Следующий способ освобождения времени для главного, приоритетного

«Покупка» времениСледующий способ освобождения времени для главного, приоритетного — «купить» чье-то

— «купить» чье-то время. Ведь время можно не только

«организовывать» и «экономить», но и «покупать».
Единственный способ это делать — делегирование задач, когда мы не тратим на выполнение задачи свое время, а «покупаем», в буквальном или переносном смысле, чужое.

Слайд 107 Делегирование задач
Если у вас есть подчиненные, то

Делегирование задач Если у вас есть подчиненные, то грамотное делегирование задач

грамотное делегирование задач — ключевой для вас способ «покупки»

времени, освобождения вашего времени для приоритетных дел.
Делегируя задачи, обязательно материализуйте их в вашей личной работе. Часто встречается следующая ситуация: задача отдается подчиненному полностью. Он ее должен выполнять, он же о ней должен вам напоминать.
Рекомендую простой принцип: отдавайте задачу, но не напоминание о ней. Напоминание, в том или ином материальном виде, обязательно должно оставаться у вас на контроле.

Слайд 108 Критерии приоритетности
Приоритет — означает «тот, кто идет первым»

Критерии приоритетностиПриоритет — означает «тот, кто идет первым» (prior , «первый»

(prior , «первый» по-латыни).
При оценке важности задач можно

использовать метод многокритериальной оценки который заключается в следующем:
1. Определить критерии, по которым мы оцениваем варианты.
2. Взвесить критерии, определить их сравнительную важность.
3. Оценить варианты по каждому критерию.
4. Подсчитать взвешенные оценки вариантов, выбрать оптимальный.
 

Слайд 109 Матрица критериев
Разберем эту процедуру на примере квартир

Матрица критериевРазберем эту процедуру на примере квартир

Слайд 110 Приоритетность текущих задач
На основе чего мы ежедневно

Приоритетность текущих задач На основе чего мы ежедневно определяем, что этой

определяем, что этой задачей нужно заняться в первую очередь,

а этой — во вторую?
У каждого из нас в голове действует матрица критериев, на основе которой мы взвешиваем задачи.
Эта матрица зависит от профессии, типа личности и многих других параметров.

Слайд 111 Создадим карту «Стратегических задач» и определим критерии приоритетности
— Источник

Создадим карту «Стратегических задач» и определим критерии приоритетности— Источник задачи и его

задачи и его настойчивость (уровень руководителя, поставившего задачу, и

приоритетность задачи для него).
— Вклад задачи в общий результат (цели компании, цели проекта).
— Влияние на работу коллег «по горизонтали».
— Срочность.
— Собственный интерес к задаче.
— Сложность, времязатратность (сложные задачи — в первую очередь).
— Наличие в данный момент доступных ресурсов (информации и т. п.).

Слайд 112 Выписав на «стратегическую картонку» ваши критерии, вы сможете

Выписав на «стратегическую картонку» ваши критерии, вы сможете ежедневно сверять с

ежедневно сверять с ними текущую расстановку приоритетов, сделать ее

не интуитивной, а системной.
Кроме того, сформулировав критерии в явном виде, вы можете «транслировать» вашу систему принятия решений подчиненным или коллегам, обсуждать, как именно мы принимаем решения, почему именно так и что в этом необходимо изменить.

Слайд 113 Не пожалейте 15 минут на формализацию критериев, на

Не пожалейте 15 минут на формализацию критериев, на основе которых вы

основе которых вы и ваши сотрудники принимаете решения. Этим

вы сэкономите часы, недели и месяцы работы за счет более правильного выбора направления каждый раз, когда принимается какое-либо решение.

Слайд 114 Приоритетность долгосрочных целей
Самый главный вопрос в том,

Приоритетность долгосрочных целей Самый главный вопрос в том, как тратить время

как тратить время на главное, — это вопрос расстановки приоритетов

в списке долгосрочных целей.
Нужно выбирать, расставлять приоритеты. Это не значит обязательно отказываться от каких-то целей навсегда.
Но определить, какие цели для вас являются первоочередными на данный момент, — крайне важно.

Слайд 115 Самый простой способ взвесить долгосрочные цели — использовать

Самый простой способ взвесить долгосрочные цели — использовать в качестве критериев

в качестве критериев 5–7 ваших ключевых ценностей, полученных при

ведении «мемуарника»

Слайд 116 Дальше применяя матрицу критериев, оцениваем каждый вариант по

Дальше применяя матрицу критериев, оцениваем каждый вариант по каждому критерию. Далее

каждому критерию.
Далее — подсчитываем интегрированные оценки вариантов.

Слайд 117 Шестой шаг создания личной ТМ-системы Научитесь отсеивать лишние, навязанные

Шестой шаг создания личной ТМ-системы Научитесь отсеивать лишние, навязанные дела и

дела и выделять ключевые задачи с помощью ясных критериев

— таким образом, всегда находя время на главное.

Краткие рекомендации:
Расширьте арсенал ваших «стратегий отказа».
Приучайте окружающих к твердому «нет».
Используйте «здоровый пофигизм» и «метод трех гвоздей».
«Покупайте» время, заменяя вашу личную работу профессиональной услугой.
 Делегируя задачи, создавайте их обзор и используйте активный контроль.
Формулируйте и используйте критерии расстановки приоритетов.
Передавая задачи подчиненным или коллегам, прописывайте в явном виде матрицу критериев.
Взвешивайте ваши долгосрочные цели и концентрируйтесь на ключевых.

Слайд 118 7. Информация: как управлять творческим хаосом
Любой человек, желающий достигать

7. Информация: как управлять творческим хаосомЛюбой человек, желающий достигать успеха в наше

успеха в наше время, не может обойтись без личной

системы «информационного менеджмента».
Эта система должна отвечать на следующие вопросы:
Как должны храниться документы на рабочем столе?
Когда, как и чему учиться?
Что, как и зачем читать?
Как рождать гениальные идеи в ситуациях неопределенности?».

Слайд 119 Эффективная система чтения
Управление информацией в личной работе

Эффективная система чтения Управление информацией в личной работе начинается с системы

начинается с системы чтения.
Начнем с того, что читать нужно.



Слайд 120 Рекомендации по системе чтения:
Обеспечьте возможность возвращаться к нужной

Рекомендации по системе чтения: Обеспечьте возможность возвращаться к нужной (ключевой) информации.

(ключевой) информации.
Выписывайте на закладку номера страниц и

краткую суть важной для вас мысли автора.
Делайте ксерокопии страниц с полезными мыслями и подшивайте в отдельную папку.
Сделайте наглядную схему ключевых мыслей и регулярно к ней возвращайтесь.


Слайд 121  Применяйте сразу.
Прочитали страницу — внедрите в практику,

 Применяйте сразу. Прочитали страницу — внедрите в практику, только после этого

только после этого читайте следующую. Знание само по себе

ценности не представляет, «многие знания — многие печали».
Ценность представляет знание, внедренное в практику вашей работы. Кроме того, сразу внедренное знание прочно усвоится, а просто прочитанный текст «вылетит в другое ухо».

Слайд 122  Расставляйте приоритеты в ходе чтения.
Полезнее выбрать две-три

 Расставляйте приоритеты в ходе чтения. Полезнее выбрать две-три главы, которые вам

главы, которые вам реально нужны, прочитать их вдумчиво и

получить максимум пользы, чем поверхностно пробежаться по всей книге.

Слайд 123 Телевизор и новости
Правила оптимизации общения с телевизором:
По возможности

Телевизор и новостиПравила оптимизации общения с телевизором:По возможности записывайте интересующие вас

записывайте интересующие вас передачи на видеомагнитофон и смотрите в

удобное для вас время (при этом приятно, что рекламу можно проматывать).
 Постарайтесь уменьшить количество телевизора как фона (во время утренних сборов, работы по хозяйству и т. п.)..
Спрячьте пульт дистанционного управления куда-нибудь подальше. «Заппинг», бессмысленное переключение каналов, многие исследователи совершенно серьезно относят к наркотикам.
Аналогичный подход работает и с другими источниками новостей

Слайд 124  Фильтрация электронной почты
Для сокращения потери времени на

 Фильтрация электронной почты Для сокращения потери времени на чтение электронной почты

чтение электронной почты необходимо создать систему папок «На контроль».


1. Папка «Входящие» — около 15–20 писем, напоминающих о ближайших актуальных вопросах (тех, которые необходимо видеть несколько раз в день).
2. Папка «Контроль ежедневный» — сюда переносятся письма с вопросами, находящимися на контроле. Просматривается папка раз в день, чтобы освежить в памяти вопросы, требующие пристального внимания, и при необходимости написать напоминалки исполнителям.
3. Папка «Контроль еженедельный» — просматривается раз в неделю, содержит письма по вопросам, требующим мониторинга и контроля, но менее пристального и потому не ежедневного.
4. Папка «Справочное» — полезная информация, пароли доступа к интернет-ресурсам, предложения услуг, которые могут понадобиться (например, спам с координатами домов отдыха) и т. п.
5. Контекстные папки — по актуальным для руководителя «кайросам», связанным с контролем и делегированием.

Слайд 125 Метод ограниченного хаоса в хранении документов
Создаем «место хаоса»

Метод ограниченного хаоса в хранении документовСоздаем «место хаоса» — входящий накопитель,

— входящий накопитель, в который складывам абсолютно все документы.
Мысленно

сравниваем «расходы на хаос» (время на поиск) и «расходы на порядок» (время и внимание на создание и поддержание порядка).
Когда «расходы на хаос» становятся недопустимо велики, т. е. когда «место хаоса» становится слишком большим, делаем первый «шаг порядка».
Вычленяем из хаоса наиболее легко отделяемый тип документов («Проект А», «Иванов», «Поставщики», «Финансовые документы»).
«Отсаживаем» эти документы в отдельную папку.
Теперь все документы этого типа кладем только в новую папку, а все остальные документы — только во входящий накопитель.

Слайд 126 При следовании этому алгоритму рядом с «местом хаоса»

При следовании этому алгоритму рядом с «местом хаоса» (входящим накопителем) у

(входящим накопителем) у нас будет постепенно вырастать «место порядка».


Слайд 127 Творческая картотека
Если органайзер / ежедневник — это

Творческая картотека Если органайзер / ежедневник — это система решения задач,

система решения задач, «место порядка» в личной работе, то

творческая картотека — это «место хаоса», система решения проблем.
Отличие в том, что проблема требует «вызревания». Картотека создает для такого вызревания нужный питательный бульон.

Слайд 128 Основные принципы ведения картотеки:
Материализация мыслей. Мысли можно материализовать

Основные принципы ведения картотеки: Материализация мыслей. Мысли можно материализовать на бумажных

на бумажных карточках, диктофонных записях, желтых заметках в Outlook.
«Картотечность».

Одной мысли — один материальный носитель. Благодаря этому мысли могут сталкиваться друг с другом во время регулярных просмотров «места хаоса».
«Место хаоса» — мысли сначала попадают в общий накопитель, который регулярно просматривается. Очень важно не пытаться сразу рассортировать мысли по тематическим направлениям: вся суть творческой картотеки именно в свободном взаимодействии разнородных мыслей.
Когда вокруг замысла нарастает целое мысленаправление, можно «отсаживать» его в отдельную папку.
Когда в папке назреет критическая масса мыслей — достаточно высыпать карточки на стол, разложить мысли в логическом порядке, выкристаллизовать таким образом из них структуру — и оформить в готовый продукт.

Слайд 129 Метод структурирования внимания
Внимание человека не безгранично. Это

Метод структурирования внимания Внимание человека не безгранично. Это такой же ценный

такой же ценный ресурс, как и время. Его тоже

необходимо расходовать грамотно. А хаос в рабочем пространстве внимание рассеивает, не позволяет ему сосредоточиться на главном и в нужный момент заметить нужный документ или напоминалку.

Слайд 130 Как устроено внимание человека?
Сознание человека может успешно работать

Как устроено внимание человека? Сознание человека может успешно работать только с

только с одним объектом: делом, мыслью, документом.
Предсознание может контролировать

7±2 объекта. Занимаясь одной главной проблемой (документом, мыслью), вы можете держать в поле зрения еще 5–9 — но не больше.
 Подсознание работает с бесконечным количеством объектов. Пока ваше сознание работает над одной проблемой, подсознание работает над всеми остальными.
Важно не мешать ему в этом и не пытаться решать все проблемы одновременно.

Слайд 131

Слайд 132 На рабочем столе, на доске со стикерами выделите

На рабочем столе, на доске со стикерами выделите три основных области:Центр

три основных области:
Центр внимания, в котором находится один объект

(документ, напоминалка), с которым вы непосредственно сейчас работаете.
Область ближайшего внимания, содержащую 7±2 объекта, «близко необходимых».
Область далекого внимания — все остальное

Слайд 133 Главное правило управления вниманием: если вы приблизили что-то

Главное правило управления вниманием: если вы приблизили что-то к центру внимания

к центру внимания — что-то обязательно удалите от него.

Слайд 134 Организация рабочего стола
Применительно к типичному рабочему столу

Организация рабочего стола Применительно к типичному рабочему столу принцип структурирования внимания

принцип структурирования внимания означает следующее.
Центр внимания — как

правило, монитор компьютера (иногда — телефон). Пространство непосредственно рядом с центром внимания — «предсознание».

Слайд 135 Таким образом,
первый шаг в оптимизации стола —

Таким образом, первый шаг в оптимизации стола — четко выделить центр

четко выделить центр внимания и «предсознание», расчистить «предсознание» от

всего постороннего и оставить в нем только 7–9 сигнальных элементов (стикеров, визиток, документов).
Как правило, эту сигнальную область удобно поместить между монитором и клавиатурой.

Слайд 136 Где-то рядом с сигнальной областью стоит выделить «подсознание»

Где-то рядом с сигнальной областью стоит выделить «подсознание» сигнальной области —

сигнальной области — место для тех стикеров, визиток и

других сигналов, которые вы отдаляете от центра внимания, убираете из сигнальной области.

Слайд 137 Следующий шаг после выделения центра внимания и сигнальной

Следующий шаг после выделения центра внимания и сигнальной области — организовать

области — организовать «места хаоса» для документов. Я называю

их входящим и исходящим накопителями.
Во входящий накопитель документы поступают в течение дня, с ними ведется активная работа.
Отработанные документы отправляются в исходящий накопитель.

Слайд 138 Рядом с исходящим накопителем желательно разместить лотки. В

Рядом с исходящим накопителем желательно разместить лотки. В этих лотках рекомендую

этих лотках рекомендую выделить две группы: контрольную и контекстную.
Контрольная

группа лотков устроена по тому же принципу, что и контрольные папки в электронной почте: «контроль ежедневный» и «контроль еженедельный».
Контекстная группа структурирует документы по проектам, людям и любым другим «кайросам».

Слайд 139 Наконец, над рабочим столом или рядом с ним

Наконец, над рабочим столом или рядом с ним на стене, боковой

на стене, боковой стенке шкафа и т. п. можно разместить

доску планирования со стикерами, разделенными на группы по «кайросам», контекстам (люди, места, проекты);
там же может находиться справочная информация (например, телефоны сотрудников),
элементы долгосрочного планирования (например, график ключевого проекта) и обзорные таблицы регулярных дел.

Слайд 140

Слайд 141 Таким образом,
проектируйте ваш рабочий стол, продумывайте направление потоков

Таким образом,проектируйте ваш рабочий стол, продумывайте направление потоков информации. Тогда вы

информации. Тогда вы гарантируете себе способность справиться с любым

рабочим информационным хаосом, не прилагая к этому чрезмерных усилий и не пытаясь слишком уж «разложить все по полочкам».

Слайд 142 Седьмой шаг создания личной ТМ-системы
Внедрите техники фильтрации,

Седьмой шаг создания личной ТМ-системы Внедрите техники фильтрации, хранения и оперативного

хранения и оперативного перемещения информации, позволяющие держать ее под

контролем без слишком детального раскладывания по полочкам.

Слайд 143 Краткие рекомендации:
Спланируйте ритм и методы чтения деловой и

Краткие рекомендации:Спланируйте ритм и методы чтения деловой и другой серьезной литературы.Отфильтруйте

другой серьезной литературы.
Отфильтруйте информационный мусор, получаемый из СМИ.
Настройте автофильтрацию

электронной почты.
Используйте папки электронной почты как инструмент контроля по технике «День — Неделя».
«Выращивайте» порядок в документации методом ограниченного хаоса.
Заведите творческую картотеку для материализации мыслей.
Организуйте любое информационное пространство в соответствии со структурой внимания человека.
Выделите на рабочем столе сигнальную область, входящий и исходящий накопители, контекстные лотки и контрольные лотки по методу «День — Неделя».

Слайд 144 8. Поглотители: как найти резервы времени
Всеобщая неорганизованность, бюрократические безумия,

8. Поглотители: как найти резервы времениВсеобщая неорганизованность, бюрократические безумия, неуважение к времени

неуважение к времени человека отнимают сотни миллионов человеко-часов ежегодно.
Мы

можем начать каждый с себя. Найти резервы времени, уменьшить расходы на поглотители, начать более разумно использовать наш невосполнимый капитал.

Слайд 145 Хронометраж
Хронометраж, учет и анализ расходов времени, характерен для

ХронометражХронометраж, учет и анализ расходов времени, характерен для отечественной традиции организации

отечественной традиции организации времени. Он позволяет провести «аудит», «инвентаризацию»

вашего времени, понять, куда оно реально тратится.

Слайд 146 И с самого утра начинайте фиксировать в блокноте

И с самого утра начинайте фиксировать в блокноте все, что делаете

все, что делаете в течение дня. Обращайтесь к блокноту

примерно раз в полчаса-час и фиксируйте все дела с точностью до 5-10 минут.
Итак, вы получили портрет своего дня — объективные данные о том, на что тратится время. Вести такой учет необходимо несколько дней, желательно — 3–4 недели.
Впоследствии полезно проводить недельный или двухнедельный сеанс хронометража примерно раз в квартал — чтобы оставаться «в тонусе» и вовремя исправлять перекосы в личном бюджете времени.

Слайд 147 Хронометраж создает некоторый позитивный стресс, вырабатывающий чувство времени,

Хронометраж создает некоторый позитивный стресс, вырабатывающий чувство времени, которое всегда подскажет вам, где время тратится неэффективно.

которое всегда подскажет вам, где время тратится неэффективно.

Слайд 148 Отслеживание показателей
Есть такая управленческая поговорка: «Хочешь управлять —

Отслеживание показателейЕсть такая управленческая поговорка: «Хочешь управлять — измерь». Она справедлива

измерь».
Она справедлива и в личной работе.
Если вы

хотите улучшить структуру вашего времени, снизить расходы на поглотители, есть смысл воспользоваться количественными измерителями.

Слайд 149 С помощью хронометража можно получить данные по следующим

С помощью хронометража можно получить данные по следующим вопросам: Какое количество

вопросам:
Какое количество (или процент) времени я трачу на долгосрочные

приоритетные проекты? (Как правило, это около 20–30 % рабочего времени; желательно довести этот процент до 60–70.)
Какое количество времени я трачу на задачи, которые в принципе мог бы делегировать, но почему-то делаю сам? (Этот показатель не должен превышать 10 %.)
Какой процент времени я трачу на поглотители? (Показатель часто доходит до 50 %, двумя-тремя неделями хронометража его удается снизить до 10–20 %.)

Слайд 150 Вечером возьмите сформированный в ходе хронометража «портрет» дня

Вечером возьмите сформированный в ходе хронометража «портрет» дня и отметьте дела,

и отметьте дела, относящиеся, соответственно, к приоритетным долгосрочным; тем,

которые мог бы делегировать; поглотителям.
Подсчитайте, сколько времени у вас получилось по какой категории.
Необходимо каждый день отмечать эти показатели на графике.

Слайд 151 Измерение расходов времени на поглотитель

Измерение расходов времени на поглотитель

Слайд 152 Основные показатели, используемые при хронометраже
Количество времени, ежедневно выделяемого

Основные показатели, используемые при хронометражеКоличество времени, ежедневно выделяемого на приоритетный для

на приоритетный для вас проект.
 Количество времени на «ресурсное занятие»

— хобби, спорт, прогулки, общение с близкими людьми и т. п.
 Длительность ежедневной задержки на работе после формального окончания рабочего дня.
Длительность общения с неприятными для вас людьми и т. п.

Слайд 153 Время в транспорте
Один из самых типичных поглотителей времени

Время в транспортеОдин из самых типичных поглотителей времени — время, проводимое

— время, проводимое в общественном транспорте или автомобиле.
Несколько

способов оптимизации транспортного времени:
— Читайте либо слушайте аудиокниги. Но читайте не то, что случайно попалось под руку, а заранее для этого предназначенную книжку, лучше небольшого размера.
В автомобиле помогут аудиокниги. Аудиокниги удобны при ходьбе, велосипедных прогулках и т. п.
Отдыхайте — если действительно отдыхаете.
Выбирайте нестандартные маршруты и время. Успешные люди часто идут нестандартным путем, потому они и успевают то, чего не успевают другие.
Учитесь. (например, учите язык).
Делайте исходящие звонки.

Слайд 154 Время в командировках
Несколько простых рекомендаций:
Определите и используйте «кайросы»

Время в командировкахНесколько простых рекомендаций:Определите и используйте «кайросы» (посетить, встретится, решить

(посетить, встретится, решить попутные вопросы).
Запланируйте работы на транспортное

время.
Запланируйте отдых и работу на вечера.

Слайд 155 Технические форс-мажоры
Поломка техники — прекрасная возможность разгрести

Технические форс-мажоры Поломка техники — прекрасная возможность разгрести завалы. (выполнить работы

завалы. (выполнить работы не связанные с техникой).
Если без техники

совсем невмоготу — поищите альтернативные возможности.
Создавайте резервные копии информации.

Слайд 156 Организация совещаний
Определите формат совещания и не смешивайте

Организация совещаний Определите формат совещания и не смешивайте разные форматы в

разные форматы в рамках одного совещания. Типовые форматы:
Мозговой штурм.

Цель: креативно решить проблему.
— Планерка-оперативка. Цель: скоординировать действия членов команды в текущей ситуации, довести до людей нужную информацию, оперативно отреагировать на текущие проблемы
— Стратегическое совещание. Цель: обсудить перспективные направления развития, принять решения по масштабным, долгосрочным вопросам. Правила: желательно наличие в явном виде сформулированных и прописанных критериев принятия решений .

Слайд 157  Определите круг участников. Иногда полезно использовать «ньюмаваши» (по-японски

 Определите круг участников. Иногда полезно использовать «ньюмаваши» (по-японски — «окучивание корней») —

— «окучивание корней») — небольшие совещания в малых группах, позволяющие

в первом приближении согласовать позиции перед большим совещанием.
Определите список вопросов для обсуждения.
Определите длительность совещания и назначьте ответственного за время.
Организуйте обстановку, оборудование и рассылку информационных материалов.
 Используйте схемы.
Зафиксируйте и разошлите принятые решения.

Слайд 158 Где взять время на тайм-менеджмент
Первое правило: используйте

Где взять время на тайм-менеджмент Первое правило: используйте для этого любые

для этого любые «отходы времени».
Второе правило: создайте четкий

ритм повышения личной эффективности.

Слайд 159 Три принципа тайм-менеджерского ритма:
Ежедневно — одно маленькое разгребание

Три принципа тайм-менеджерского ритма:Ежедневно — одно маленькое разгребание завалов. Почты во

завалов. Почты во «Входящих», бумаг в центре рабочего стола,

задач с близким сроком выполнения в Outlook и т. п.
Еженедельно — внедрение новой техники управления временем. Провели тотальный хронометраж недели; выбросили все бумажки и завели ежедневник; придумали структуру папок для хранения файлов в «Моих документах» и т. д.
Ежеквартально — «дисциплинарная неделя». Живем «правильно», не даем себе поблажек, выделяем полчаса в день на тайм-менеджмент.
«Вложения времени в тайм-менеджмент — это не затраты, а инвестиции».

Слайд 160   Восьмой шаг создания личной ТМ-системы
Используйте техники выявления

  Восьмой шаг создания личной ТМ-системы Используйте техники выявления поглотителей, позволяющие

поглотителей, позволяющие задействовать «валяющиеся под ногами» резервы времени.
Краткие

рекомендации:
Проведите сплошной учет вашего времени в течение 2–3 недель.
Сформируйте 2–3 количественных показателя эффективности и отслеживайте их в динамике.
Планируйте наполнение транспортного времени и времени командировок.
Имейте сценарии реагирования на случай технических форс-мажоров.
Применяйте техники организации совещаний.

Слайд 161 9. «ТМ-бацилла»: как донести ТМ-идею до окружающих
Мы не можем

9. «ТМ-бацилла»: как донести ТМ-идею до окружающихМы не можем быть эффективны на

быть эффективны на 100 %, если не координируем свой личный

тайм-менеджмент с окружающими людьми — коллегами, руководством, подчиненными, родственниками, клиентами и т. д.

Слайд 162 ТМ для шефа
Если руководитель недостаточно внимательно относится

ТМ для шефа Если руководитель недостаточно внимательно относится к времени, и

к времени, и хотелось бы на него в этом

отношении повлиять. Как это сделать?
Лучше, чтобы «это была его идея» .Нужно найти косвенный путь, которым идея управления временем может дойти до шефа.
Предъявляйте инструменты «в деле». На совещании используйте обзорный график регулярных задач или задач по проекту; заходите к шефу реже, но с подготовленным письменным списком вопросов, и т. п. Интерес шефа к применяемым вами новым инструментам — прекрасный повод заинтересовать его тайм-менеджментом.
Начинайте с инструментов, полезных и незатратных для шефа. Предложите завести простейшую доску планирования, обзорный график регулярных задач и т. п. Дайте руководителю без финансовых затрат ощутить повышение подконтрольности, управляемости, предсказуемости работы — и он будет готов к следующим вашим предложениям.

Слайд 163 Подчиненные: «добровольные» стратегии
Виды тайм –менеджмента:
Личный тайм-менеджмент, «самоменеджмент», который

Подчиненные: «добровольные» стратегииВиды тайм –менеджмента:Личный тайм-менеджмент, «самоменеджмент», который человек применяет добровольно.Командный

человек применяет добровольно.
Командный / корпоративный тайм-менеджмент — обязательные для

всех сотрудников компании или подразделения стандарты управления временем.
Обычный регулярный менеджмент — вопросы распределения функций, обязанностей, проектов и заданий между сотрудниками, вопросы мотивации и контроля и т. п.

Слайд 164 Для внедрения тайм-менеджмента необходимо
с помощью «ТМ-бациллы» задействовать внутренние,

Для внедрения тайм-менеджмента необходимос помощью «ТМ-бациллы» задействовать внутренние, добровольные ресурсы, и

добровольные ресурсы, и лишь затем — внешние, ресурсы принуждения.
Первый

шаг в стратегии добровольности — покажите личный пример.
Второй шаг — создайте мотивацию на применение ТМ-техник.
Третий шаг — двигайтесь маленькими шагами, но ритмично.

Слайд 165 Подчиненные: «принудительные» стратегии
 Лучше «меньше» инструментов, но — обязательных.

Подчиненные: «принудительные» стратегии Лучше «меньше» инструментов, но — обязательных. Не пытайтесь строить

Не пытайтесь строить глобальную всеобщую единственно верную систему управления

временем. Хорошо годятся для первых шагов внедрения:
Любые доски планирования.
Ежедневники или планнинги + алгоритм планирования дня
Таблицы обзора регулярных задач.
Бланки проведения совещаний.
Придумайте простые и быстрые «кнуты и пряники».
Используйте пилотные проекты.

Слайд 166 Главный принцип: посчитайте цену своего времени, цену времени

Главный принцип: посчитайте цену своего времени, цену времени подразделения. Постарайтесь выразить

подразделения. Постарайтесь выразить в деньгах. И боритесь за время

не менее жестко, чем за деньги.

Слайд 167 Тайм-менеджмент в личных отношениях
Тайм-менеджмент личных и семейных отношений

Тайм-менеджмент в личных отношенияхТайм-менеджмент личных и семейных отношений — дело непростое.

— дело непростое. Формальный план-график здесь вряд ли пропишешь.

Нужно уметь договариваться.

Слайд 168 В качестве основы для таких договоренностей необходимо

В качестве основы для таких договоренностей необходимо использовать несколько простых

использовать несколько простых принципов.
 «Мы вместе» не значит «мы делаем

одно и то же». Самое сложное и самое важное в любых взаимоотношениях, да и в любом совместном времяпрепровождении, — не пытаться навязывать партнеру свои предпочтения, искать компромиссы, позволяющие учесть вкусы обеих сторон.
 У каждого должно быть время для себя. Важно выделять время на свое «ресурсное занятие», т. е. на то, что помогает вам восстановить энергию и работоспособность.
Принципы взаимоотношений должны проговариваться в явном виде. Не бойтесь проговаривать, а еще лучше — прописывать взаимные договоренности и принципы взаимоотношений.
Главное — договориться о принципах, на этой основе нужные организационные и технические решения найдутся легко. 

Слайд 169 Девятый шаг создания личной ТМ-системы
Донесите «ТМ-бациллу» до

Девятый шаг создания личной ТМ-системы Донесите «ТМ-бациллу» до окружающих, чтобы они

окружающих, чтобы они более разумно использовали свое и ваше

время.
Краткие рекомендации:
Предлагая ТМ-идеи вашему руководителю, показывайте их полезность для дела, а не комфортность для вас.
Убеждайте подчиненных в действенности тайм-менеджмента вашим личным примером.
 Принудительно внедряя ТМ-техники, делайте это небольшими шагами.
Применяйте небольшие «кнуты и пряники» немедленно.
Используйте пилотные проекты.
Предлагайте тайм-менеджмент детям в форме игры, развивая в них «проактивный» подход к жизни. 

Слайд 170 10. ТМ-манифест: от инструмента к идеологии
Овладение идеологией, изучение фундаментальных

10. ТМ-манифест: от инструмента к идеологииОвладение идеологией, изучение фундаментальных принципов -это не

принципов -это не отменит техник и приемов, не заменит

их «отвлеченной философией». Напротив: идеология даст невиданную до того свободу и эффективность владения технологиями.

Слайд 171 ТМ-факты
В основе идеологии тайм-менеджмента лежат простые факты

ТМ-факты В основе идеологии тайм-менеджмента лежат простые факты и аксиомы:Жизнь дана

и аксиомы:
Жизнь дана человеку один раз. И ее хочется

прожить ее так, чтобы потом не было «мучительно больно» и жалко потерянного времени.
Время — это материал, из которого «сделана жизнь». Время только тратится, и времени не так уж много, те самые 200–400 тысяч часов, в которых все мы «даже не миллионеры».
Время и поступки человека в нем — необратимы. Сделанное можно переосмыслить, иногда — исправить, верующий может покаяться, но никто не может сделанный поступок вернуть.

Слайд 172 Организация времени
Под «организацией времени» понимается весь комплекс вопросов

Организация времениПод «организацией времени» понимается весь комплекс вопросов о взаимоотношениях человека

о взаимоотношениях человека и Времени, а именно:
«Как идти» быстро

и грамотно, не переутомляясь в пути — эффективность.
«Куда идти», как выбирать цели — стратегия.
 «Зачем идти», как осознавать и «выкристаллизовывать» свои ценности — философия.

Слайд 173 Организация времени

Организация времени

Слайд 174 Предметную область «организация времени» делится на три уровня:

Предметную область «организация времени» делится на три уровня: технологический, стратегический мировоззренческий


технологический,
стратегический
мировоззренческий (философский).
Разумной организацией времени –это

в которой все эти три уровня находятся в непрерывном взаимодействии:
ценности влияют на стратегию и технику,
события на техническом и стратегическом уровнях дают материал для переосмысления и корректировки ценностей.

Слайд 175 ТМ-идеология
ТМ-идеология — это основные положения дисциплины «организация

ТМ-идеология ТМ-идеология — это основные положения дисциплины «организация времени» на ее

времени» на ее третьем уровне, философско-мировоззренческом.
Эти положения вытекают

из ТМ-фактов.

Слайд 176 Аксиомы ТМ- идеологии
Свобода выбора. Решающее значение имеет наш

Аксиомы ТМ- идеологииСвобода выбора. Решающее значение имеет наш собственный выбор и

собственный выбор и наша готовность что-то менять в своей

жизни.
Ответственность. Человек отвечает за то, как он строит свою жизнь и на что он тратит свое время.
Развитие. Развиваться на разных уровнях и в разных смыслах. Время жизни — это время развития, время совершенствования, время пути.



  • Имя файла: taym-menedzhment.pptx
  • Количество просмотров: 154
  • Количество скачиваний: 0
- Предыдущая Основные документы управления
Следующая - Понятие банка и кредитной организации. Порядок регистрации и лицензирования кредитных организаций. Виды лицензий

Похожие презентации

Консультация для педагогов Влияние музыки на психику человека консультация Консультация для педагогов Влияние музыки на психику человека консультация 40
Урок-презентация по основам пожарной безопасности : Пожарная безопасность. Служба спасения 01 презентация к уроку Урок-презентация по основам пожарной безопасности : Пожарная безопасность. Служба спасения 01 презентация к уроку 104
Предметно- пространственная развивающая среда в группе презентация к уроку (младшая группа) Предметно- пространственная развивающая среда в группе презентация к уроку (младшая группа) 79
Стандартизация и метрология в моей будущей профессии Стандартизация и метрология в моей будущей профессии 92
Василь Симоненко -лицар на білому коні в українській літературі Василь Симоненко -лицар на білому коні в українській літературі 80
Полезные инструменты для тестировщика Полезные инструменты для тестировщика 82
Профилактика разводов в молодых семьях Профилактика разводов в молодых семьях 88
Использование интерактивных технологий в воспитательно-образовательном процессе ДОО компьютерная программа Использование интерактивных технологий в воспитательно-образовательном процессе ДОО компьютерная программа 37
проект Книга-наш лучший друг проект проект Книга-наш лучший друг проект 122
Учим стихи с детьми дошкольного возраста статья (старшая группа) по теме Учим стихи с детьми дошкольного возраста статья (старшая группа) по теме 204
Деревянное зодчество Деревянное зодчество 70
Термоядерные реакции Термоядерные реакции 91
Презентация Цветники и клумбы презентация к уроку (1 класс) по теме Презентация Цветники и клумбы презентация к уроку (1 класс) по теме 77
Белки и нуклеиновые кислоты Белки и нуклеиновые кислоты 125
Сиамский кот Сиамский кот 72
Интеллектуальальная игра для старшеклассников Интеллектуальальная игра для старшеклассников 84
Проект педагога-психолога по взаимодействию с родителями МАДОУ Золушка Рисовашка проект Проект педагога-психолога по взаимодействию с родителями МАДОУ Золушка Рисовашка проект 97
Презентация проекта Читаем вместе проект (старшая группа) Презентация проекта Читаем вместе проект (старшая группа) 161
Формирование положительной мотивации у младших школьников. презентация к уроку Формирование положительной мотивации у младших школьников. презентация к уроку 81
История завода АЗЛК (Москвич) История завода АЗЛК (Москвич) 121
Экологический проект Деревья моего края презентация Экологический проект Деревья моего края презентация 122
Генная инженерия животных Генная инженерия животных 74
Формат презентации для защиты диплома Формат презентации для защиты диплома 91
Презентация к уроку родного языка Зачем людям имена в 1 классе Презентация к уроку родного языка Зачем людям имена в 1 классе 235
Занимательная грамматика презентация к уроку (2 класс) Занимательная грамматика презентация к уроку (2 класс) 136
Информационный стенд о проведении капитального ремонта в многоквартирном доме города Москвы Информационный стенд о проведении капитального ремонта в многоквартирном доме города Москвы 96
В.В. Маяковский Послушайте! В.В. Маяковский Послушайте! 118
Презентация: Закрытые недели Парад школьных наук. Презентация: Закрытые недели Парад школьных наук. 39
Основные положения Основные положения 91
Презентация История часов презентация к уроку (средняя группа) Презентация История часов презентация к уроку (средняя группа) 99