Презентация на тему по теме Организация работы с документами презентация к уроку

это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с

документами (с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение).

хранения и использования документов)
систематизация архивного хранения документов (организация

хранения и использования документов в текущей деятельности)

создания или получения до завершения исполнения, отправки адресату или

передачи в архив. Объем документооборота – число документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. Объем документооборота зависит: - от значимости организации; - ее функций и уровня решаемых задач; - от связей с внешними организациями.

(документы, создаваемые структурными подразделениями для отправки во внешние организации);
внутренние

(документы, издаваемые руководителем или структурным подразделением для рассылки внутри службы.

оформления документов и работы с ними;
четкое разделение функций и

обязанностей между сотрудниками;
современное техническое оснащение делопроизводства (ПК, офисные программы, факсы, ксероксы, сканеры, электронная почта, средства оргтехники);
целесообразность всех делопроизводственных операций (необходимость документа);
умелое сочетание документного управления с бездокументным.

по делопроизводству предприятия
образцы правильно оформленных документов (на ПК)
номенклатура дел

предприятия
должностные инструкции работников
техническое обучение персонала новым технологиям работы с документами

руководство со стороны служб делопроизводства
информирование руководства о состоянии работы

с документами
назначение ответственных лиц за организацию делопроизводства в подразделениях

секретарем референтом или работником службы делопроизводства.

Входящие документы могут

быть доставлены
по почте;
курьером;
по факсу;
как электронное сообщение.

структурные подразделения или исполнителям.
Прием документов, проверка правильности адресования

и приложений

Предварительное рассмотрение (сортировка, разметка)

Передача (доклад) документов руководителю.

Рассмотрение документов руководителем (резолюция)

Внесение сведений из резолюции в журнал регистрации

Передача документов исполнителю

Контроль исполнения документов

Исполнение документов

Подшивка документов в дело.

Регистрация

Постановка отметки о поступлении (входящего №) на документах

включающий номер дела;
дата документа;
адресат (корреспондент);
краткое содержание или заголовок;
отметка об

исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов);
исполнитель;
примечание.

оформляются, исполняются и хранятся в рамках самого предприятия, не

выходя за его пределы.

ними такой же, как и с исходящими документами:
составление проекта

документа исполнителем;
проверка правильности оформления проекта документа;
согласование проекта документа;
подписание документа руководителем (утверждение, в необходимых случаях):
регистрация документа (при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов или их больших объемах):

внутренними документами порядок операций такой же, как и с

входящими документами:

передача документов исполнителю (копирование документа при наличии нескольких исполнителей);
контроль исполнения документа;
исполнение документа;
проставление отметки об исполнении;
подшивка исполненного документа в дело.

сети предприятия ;

заменять традиционные документ электронными, где

это возможно.

исполнителей, достаточно переслать им на ПК электронный документ.
Возрастает

оперативность передачи и поиска необходимых документов внутри предприятия.
Над одним документом могут работать сразу несколько исполнителей на своих рабочих местах.