Презентация на тему Обслуживающие функции секретаря.Технические функции секретаря.

Телефонное обслуживание.
2.3 Организация приема посетителей.
2.4 Подготовка переговоров и совещаний.
2.5

Подготовка командировок.

контроль за исполнением. Составление и оформление документов управления. Подготовка

протоколов, актов, писем, факсов, справок, докладных записок, контрактов, должностных инструкций. Референтская деятельность, работа с текстами управленческих документов при подготовке докладов, выступлений руководителя. Составление отчетов, сводок, аннотаций. Создание баз данных по документам, корреспондентам и т.д.

приказов по личному составу.
Заполнение трудовых книжек и личных карточек.

Ведение личных дел.
Подготовка трудовых контрактов (договоров) и должностных инструкций.

поступающих и отправляемых документов.
Регистрация и контроль исполнения документов.

Классификация, систематизация и хранение документов.
Составление номенклатуры дел.
Формирование и оформление дел.
Подготовка документов к передаче на архивное хранение.

дня  
1. Приход на работу за 15 мин. до

прихода руководителя. Привести себя в порядок, проверить состояние рабочих мест (своего и руководителя), просмотреть план на предстоящий день.  
2. Подборка в соответствии с планом на текущий день нужных документов и дел.  
3. Обработка и регистрация полученной корреспонденции.  
4. Отложить документы, требующие первоочередного решения руководителя (выделить главную мысль документа путем подчеркивания, подобрать материалы, относящиеся к данному вопросу).  
5. Подготовка вариантов возможных ответов или распределение по исполнителям несложных документов.  
6. Просмотр поступивших обзоров, отчетов, ведомственных изданий, приглашений, а также сообщений о конференциях, встречах, юбилейных торжествах и других мероприятиях.  
7. Утренний доклад руководителю о корреспонденции.  
8. Уточнение вместе с руководителем содержания намечаемых мероприятий на текущий день и на следующий. Запись указаний и распоряжений руководителя.  
9. Передача по телефону или лично указаний руководителя соответствующим исполнителям, напомнить об истекающих сроках исполнения документов.  
10. Работа с посетителями, телефонные переговоры (в течение всего дня).  
11. Подшивка исполненных документов в дела.  
12. Реферирование и редактирование документов.  
13. Выполнение печатных работ.  
14. Копирование и размножение документов в соответствии с указаниями руководителя.  

Продолжение работы с телефоном и посетителями.  
16. Сбор и

подготовка для подписи исполненных документов.  
17. Вечерний доклад руководителю о вновь поступившей корреспонденции и исполненных документах. Взять у руководителя отработаннее им документы.  
18. Наметить мероприятия на следующий день.  
19. Обработка и отправка исходящих документов адресатам

Конец рабочего дня  
20. Просмотр ежедневника и информирование соответствующих служб о подготовки к проведению мероприятий (прием делегации, подготовка к совещанию, заказ гостиницы и т.п.).
21. Если руководитель остается работать после окончания рабочего дня – обеспечение его всей необходимой информацией, материалами.  
22. Привести в порядок своего рабочего места.

и документов. Отправление и прием факсов. Набор документов на

компьютере. Получение и отправка корреспонденции. Информационно-поисковая и справочная работа. Поддержание чистоты и порядка в приемной и кабинете руководителя. Обеспечение приемной и руководителя канцелярскими принадлежностями. Обеспечение технической исправности оргтехники. Приготовление чая, кофе для руководителя и отдельных посетителей. Предварительная закупка продуктов и напитков.

руководителю. Запись телефонных сообщений в отсутствие руководителя. Переадресовка телефонных звонков компетентным

специалистам. Составление и постоянное обновление внутреннего телефонного справочника отделов и должностных лиц фирмы. Составление и постоянное обновление телефонного справочника организаций и лиц, с кем поддерживаются регулярные телефонные контакты.

правил приема посетителей и определения приоритетных лиц. Согласование с руководителем

часов приема сотрудников по текущим и личным вопросам, посетителей других организаций. Составление графика (предварительная запись) приема посетителей.

даты и места проведения. Предварительное оповещение участников переговоров и совещаний,

контроль за явкой и доклад руководителю о причинах отсутствия участников. Обеспечение или контроль за подготовкой материалов к мероприятию. Подготовка канцелярских принадлежностей и напитков. Регистрация участников мероприятия. Ведение записей и протоколов во время мероприятия. Подготовка протоколов и записей по прошедшему совещанию (переговорам) и предоставление их руководителю. При необходимости рассылка материалов заседания в соответствии с указаниями руководителя.

назначения, продолжительности и цели поездки. Разработка и согласование программы с

руководителем и принимающей стороной. Составление списка необходимых личных и служебных документов и материалов. Бронирование проездных билетов и мест в гостинице. Оформление выездных документов и командировочного удостоверения. Сообщение принимающей стороне точной даты приезда, номер рейса и время прибытия. Получение заданий руководителя на время его отсутствия.

изд., перераб. и доп. – М.: Изд-во: ООО «Издательство

«Эксмо», 2009. – 312с. 2. Басаков М. И. Справочник секретаря-референта. – Ростов н/Д.: Феникс, 2010. – 416с. 3. Галахов В. В., Корнеев И. Н. Секретарское дело (Образцы документов, организация и технология работы). Учебно-практическое пособие. М., 2011. 4.  Галахов В. В. Секретарь-референт высокой квалификации: Организация секретарского дела. – М.: Академия, 2009. – 240с. 5.  Демин Ю. М. Секретарское дело. Универсальный справочник. М., 2012. 6.  Еремина Н. Л. Эффективный секретарь: делопроизводство, организация работы, деловое общение. – Новосибирск, 2009. – 192с. 7.  Кузнецова Т. В. Секретарское дело. М., 2011. 8.  Рогожин М. Экспресс-курс секретаря. – СПб.: Питер, 2009. – 288с. 9.  Смирнова Е. П. Делопроизводство для секретаря: Разработка, учет и хранение служебной документации. – СПб.: Омега-Л, 2012. – 152с. 10.  Стенюков М. В. Профессия – секретарь. – М.: Приор-издат, 2010. – 288с. 11.  Хмельницкая О. Секретарь - лицо компании (имидж секретаря, деловой этикет и протокол). – Новосибирск: Изд-во: Сибирское университетское издательство, 2009. – 127с. 12.  Шейнов В. П. Секретарь: Секреты профессии. М., 2010. 180с. 13.  Энциклопедия офиса: Практическое руководство для секретаря. М., 2009.