Презентация на тему Microsoft access 2007.Создание таблиц

массивами однородной информации. Эту информацию необходимо упорядочить каким-либо образом,

обработать однотипными методами и в результате получить сводные данные или разыскать в массе конкретную информацию. Для этой цели предназначены базы данных.
Система управления базами данных (СУБД) - это программа, предназначенная для создания базы данных и организации хранения, обработки и поиска информации. Наиболее используемые из существующих СУБД: Oracle, DB2, MS SQL Server, FoxPro, MS Access, Interbase, Sybase и др.
Под базой данных принято понимать объективную форму представления и организации совокупности данных (статей, расчетов и так далее), систематизированных таким образом, чтобы эти данные могли быть найдены и обработаны с помощью электронной вычислительной машины.
База данных состоит из таблиц и, возможно, запросов, макросов, модулей, страниц доступа к данным, отчетов, форм.

Введение

одной из лучших систем быстрого создания приложений управления базами

данных;
СУБД полностью русифицирована;
возможность использования OLE технологии;
интегрированность с пакетами Microsoft Office;
поддержка WWW-идеологии;
визуальная технология позволяет постоянно видеть результаты своих действий и корректировать их; кроме того, работа с конструктором форм может существенно облегчить дальнейшее изучение таких систем программирования, как Visual Basic или Delphi;
широко и наглядно представлена справочная система;
наличие большого набора «мастеров» по разработке объектов.

Преимущества использования СУБД Microsoft Access

помощью главного меню в WINDOWS;
запуск с помощью ярлыка

на рабочем столе или панели MS Office;
открытие какой-либо базы данных автоматически запускает Access.

Запуск Microsoft Access

При наличии вопросов о Microsoft Access прежде всего необходимо попытаться найти ответы на них в справочной системе.

создать новую БД

создать новую БД с помощью шаблонов

Открыть ранее созданную БД

хранится в виде таблиц. Таблица состоит из строк и

столбцов(полей). Каждый столбец имеет имя, не повторяющееся в этой таблице. В каждой строке находится запись. Поле, однозначно определяющее запись, называется первичным ключом. Первичный ключ, состоящий из нескольких полей, называют составным. Таблицы могут быть связаны между собой. Связь между таблицами осуществляется между ключевым полем одной таблицы (основная таблица, первичный ключ) и полем другой таблицы (связываемая таблица, внешний ключ). Первичный ключ содержит уникальные (не повторяющиеся в данной таблице) значения, внешний ключ – нет.

Имя основной таблицы

Имя связанной таблицы

Первичный ключ

Первичный ключ

Внешний ключ

сведений из одной или нескольких связанных таблиц. С помощью

запроса можно также обновить, удалить или добавить данные в таблицы или создать новые таблицы на основе уже существующих.
Формы предназначены для ввода и просмотра взаимосвязанных данных на экране в удобном виде, который соответствует привычному для пользователя документу. Формы можно применять для создания панелей управления в приложениях (т. е. добавлять на них кнопки, переключатели, рисунки и т.д.).
Отчеты используются для формирования выходного документа, предназначенного для вывода на печать.
Макросы содержат описание действий, которые должны быть выполнены в ответ на некоторое событие. Каждое действие реализуется макрокомандой. Макрос позволяет объединить разрозненные операции обработки данных в одном приложении.
Модули содержат программы на языке Visual Basic, которые могут разрабатываться пользователем для реализации нестандартных процедур при создании приложения.
Страницы доступа к данным предназначен для публикации в сети Интернет данных таблиц и запросов.

кнопку «Новая база данных». Затем введите имя базы данных

и нажмите кнопку «Создать». После этого приложение Access создаст новую базу данных и откроет ее в режиме таблицы.

Программа автоматически создала первый столбец будущей таблицы, назвав его «Код». Этот код и есть первичный ключ, который в последствии будет использоваться для создания связей между таблицами. Если вы щелкните мышью на поле со значком «№», то станет активным поле «Тип данных» в котором отобразится слово «Счетчик». Это означает, что программа будет автоматически нумеровать строки созданной

таблицы. В новой версии Access появилась возможность создавать таблицу, не задумываясь о формате данных, которые вы вводите в соответствующий столбец. Программа автоматически отследит вводимую информацию и предложит соответствующий тип данных и наиболее часто используемый формат представления информации. После ввода текста в ячейку второго столбца с правой стороны появится третий столбец с наименованием «Добавить поле». Для удобства работы с таблицей столбцы необходимо переименовывать, для этого существует контекстное меню.

режиме конструктора необходимо самостоятельно прописывать не только названия полей,

но и тип данных. В окне конструктора таблиц также устанавливаются необходимые свойства полей.

Счетчик

чтобы данные в поле выводились в определенном формате, чтобы

они выделялись или их было проще воспринимать. Для этого можно применять подходящие пользовательские форматы.

На этом этапе фактически регистрируются связи между первичными и

внешними ключами. Связи между таблицами устанавливаются на ленте «Работа с базами данных»- «Схема данных».

Ошибки при связывании полей возникают если:
Связываемые поля имеют различный тип данных (Исключение: поле типа счетчик всегда связывается с числовым).
Данные в полях противоречат друг другу (Внешний ключ содержит данные, отличные от значений первичного ключа).

: «Номер маршрута», «Схема маршрута», «№ остановки», «х», «y»,

«Название остановки», «Номер по порядку».
Выбрать оптимальный тип данных для каждого поля. Определить первичные ключи для каждой таблицы. Связать таблицы.
Решение: Распределяем данные по таблицам. Выделяем основные объекты (сущности):
1)Маршруты, 2) Остановки. На одном маршруте может быть множество остановок, а одна остановка может принадлежать множеству маршрутов. Следовательно, связь между сущностями «Маршруты» и «Остановки» - «многие-ко-многим»(n:m) и для хранения данных требуется 3 таблицы.
Информацию, относящуюся только к маршрутам, определяем в таблицу «Маршруты», а только к остановкам – в таблицу «Остановки». Информацию, относящуюся и к маршрутам и к остановкам помещаем в 3-ю таблицу (связанную).

Связи между таблицами устанавливаются на ленте «Работа с базами данных»- «Схема данных». Ключевое поле «ID» (табл. Маршруты) является первичным ключом, связывается с полем «ID маршрута»(внешний ключ, табл. Маршрут-остановка). Ключевое поле «ID ОП» (первичный ключ, табл. Остановки), связывается с полем «ID ОП»(внешний ключ, табл. Маршрут-остановка).
Замечание: имена полей в различных таблицах могут совпадать

год рождения исполнителя, год создания группы, адрес исполнителя, E-mail

исполнителя, сот. телефон исполнителя, E-mail группы, название группы, руководитель группы, название альбома, дата выпуска альбома, название композиций, номер композиции в альбоме по порядку, жанр композиции, фотография исполнителя, фотография обложки альбома, цена альбома.
Выбрать оптимальный тип данных для каждого поля. Построить ER-диаграмму БД. Определить первичные ключи для каждой таблицы. Связать таблицы.
Задание 2.
А) Название альбомов выделить красным цветом, а исполнителей – желтым.
Б) Для поля «Год рождения исполнителя» установить условие на значение > 1900. Установить соответствующее значение свойства «Сообщение об ошибке».
В) ФИО исполнителя перевести в верхний регистр.
Г) Если у группы нет электронного адреса (поле «E-mail группы» пустое), то выводить надпись «нет E-mail».
Д) К полю «цена альбома» автоматически добавлять слово «рублей». Цену выводить с точностью до 1 знака после запятой.
Е) Добавить логическое поле «Лицензионный» со значениями «да»/«нет».

информацию : «Фамилия», «Имя», «Дисциплина», «Преподаватель», «Оценка», год поступления

в ВУЗ, группа, домашний адрес, школа, хобби, награды, «Дата рождения студента», E-mail студента.
Построить ER-диаграмму БД. Выбрать оптимальный тип данных для каждого поля. Определить первичные ключи для каждой таблицы. Связать таблицы.

Задание 2.
А) Фамилии студентов выделить красным цветом, а преподавателей – синим.
Б) Для поля «Дата рождения студента» установить формат число-месяц(прописью)-год.
в) Для поля «год поступления в ВУЗ» установить условие на значение > 1900. Установить соответствующее значение свойства «Сообщение об ошибке».
г) ФИО преподавателя перевести в верхний регистр.
д) Если у студента нет электронного адреса (поле «E-mail студента» пустое), то выводить надпись «нет E-mail».