Что такое findslide.org?

FindSlide.org - это сайт презентаций, докладов, шаблонов в формате PowerPoint.


Для правообладателей

Обратная связь

Email: Нажмите что бы посмотреть 

Яндекс.Метрика

Презентация на тему Глава 2. Построение базы данных

Содержание

План2.1. Основные принципы проектирования БД2.2. Создание новой базы данных2.3. Создание таблиц2.4. Сохранение таблицы2.5. Определение связей между таблицами2.6. Модификация БД
Глава 2. Построение базы данных План2.1. Основные принципы проектирования БД2.2. Создание новой базы данных2.3. Создание таблиц2.4. Сохранение 2.1. Основные принципы проектирования БД План Создание БД должно начинаться с ее проектирования. Процесс проектирования БД включает Специалистами по проектированию БД была разработана теория нормализации БД . Она рекомендует 3. Определение полей. Каждая таблица содержит информацию о наборе объектов одного типа. Информацию следует разбивать на наименьшие логические единицы. Например, в таблицу со 4. Определение ключевых полей. Для того чтобы Access мог связать данные из 5. Определение связей между таблицами. После распределения данных по таблицам и определения 2.2. Создание новой базы данных План Для создания БД нужно выбрать в меню Файл команду Создать или нажать 2.3. Создание таблиц План Для создания таблицы нужно щелкнуть по корешку вкладки Таблица окна БД, а 2.3.1. Режим таблицыПри выборе варианта Режим таблицы появляется заготовка таблицы, содержащая 30 После завершения ввода информации в таблицу нужно щелкнуть по кнопке Сохранить 2.3.2. Режим конструктора таблицыПри создании таблицы в этом режиме открывается окно таблицы 1. Определить имя поля таблицыЧтобы определить поле таблицы, нужно ввести в ячейку Тип данных определяет вид информации, сохраняемой в поле.Например, если поле имеет тип Основные типы данных: текстовый — алфавитно-цифровые данные, до 255 байт;поле МЕМО — 3. Ввести описание поля (необязательно) Для более подробного описания полей можно ввести 4. Задать свойства поля (необязательно). Каждое поле имеет набор характеристик, называемых свойствами, Ниже приводится перечень и краткое описание свойств поля. Для получения подробной справки Байт — целые числа в пределах от 0 до 255.Целое (2 байта) Формат поля. Это свойство поля задает формат представления его значений при выводе Маска ввода. Устанавливает символы форматирования для их автоматического заполнения во время ввода Первый раздел — это собственно маска ввода, состоящая из символов маски и Ниже приводятся описания некоторых масок ввода и примеры значений, которые могут быть Подпись. Задает альтернативное имя, которое будет появляться в качестве заголовка поля при Значение по умолчанию. Задает значение, автоматически вводящееся в поле при создании новой Условие на значение задается выражением, состоящим из операторов сравнения (>, >=, Текстовые значения должны заключаться в кавычки. Если в качестве операнда используется дата, Для создания условия на значение поля можно использовать построитель выражений, который вызывается Обязательное поле. Позволяет указать, обязателен ли ввод данных в это поле. Если Пустые строки. Если установить значение этого свойства равным Да, то для текстового Отметим, что если свойство Пустые строки имеет значение Да, то пустые строки Индексированное поле. Создается индекс по данному полю. Индекс указывает местоположение записей таблицы При индексировании поля есть две возможности. Выбор варианта Да (Совпадения не допускаются) Для создания индекса, основанного на нескольких полях (составного индекса) нужно щелкнуть по Задание свойства поля Для задания свойства поля нужно щелкнуть мышью по изменяемому Создание ключевого поляКак уже говорилось, обычно таблица содержит ключевое поле (ключ).Использование ключа Простейший способ создания ключевого поля заключается в создании поля типа Счетчик и В том случае, когда нельзя гарантировать уникальность значений ни одного из полей, Чтобы объявить одно или несколько полей ключевыми, нужно выделить эти поля, щелкнув Подстановка данныхПодстановка данных является очень полезной возможностью в Access. Ее использование во Пусть, например, нужно ввести в таблицу Сессия результаты сдачи какого-либо экзамена. Экзаменационная Ясно, что при такой организации ввода значительная часть времени и усилий затрачивается Мастер подстановокЧтобы создать подстановку для поля таблицы, проще всего использовать соответствующий мастер. 1. На первом шаге мастер предлагает указать источник данных для столбца подстановки:значения 2. Мастер просит указать таблицу или запрос, содержащие столбец подстановки. В списке 4. Так как Код студента — ключевое поле, то Access автоматически выбирает 5. На последнем шаге зададим подпись для столбца подстановки: Студент и Для просмотра полученных результатов перейдем в режим таблицы, щелкнув по кнопке Вид В качестве источника данных для столбца подстановки может использоваться фиксированный список значений. Чтобы изменить свойства поля подстановки, созданного с помощью мастера, нужно щелкнуть по Число столбцов — задает число выводящихся столбцов.Заглавия столбцов — выводятся (Да) или Установка свойств таблицыКроме задания свойств полей пользователь имеет возможность задать свойства таблицы. Для установки свойств таблицы нужно щелкнуть правой кнопкой мыши в окне конструктора Мастер таблицЧтобы создать таблицу с помощью мастера, нужно в окне диалога Создание После завершения работы мастера можно перейти в режим конструктора и произвести необходимые Импорт таблицТаблицу можно создать, импортируя данные из файлов других форматов. Если выбран При импорте электронных таблиц (файла Excel или Lotus 1-2-3) можно прочитать целый Сначала он должен выбрать вариант импорта данных: лист или именованный диапазон. Затем По сходной схеме производится импорт данных из текстового файла. Для осуществления операции Окно для выбора файла при импорте данных Связывание таблицАльтернативным способом использования в Access данных из других источников (баз данных, Поэтому в тех случаях, когда внешний файл часто изменяется или используется в Операция связывания производится при помощи мастера Связь, который начинает работу при выборе Для связанных таблиц изменение некоторых свойств полей становится невозможным. В связанную таблицу В Access для обозначения связанных таблиц и таблиц, хранящихся в текущей БД, 2.4. Сохранение таблицы План После определения всех полей таблицы нужно нажать кнопку Сохранить на панели инструментов 2.5. Определение связей между таблицамиПлан После того как в БД созданы основные таблицы, следует указать, как они Связь между двумя таблицами, одна из которых является главной, а другая подчиненной, В соответствие ему ставится поле (группа полей) подчиненной таблицы, называемое внешним ключом. Поля связи могут иметь разные имена, но они должны иметь один тип Например, для получения информации о студентах и полученных ими оценках следует определить 2.5.1. Типы связей между таблицами 1. Связь типа «один-ко-многим»Описанная выше связь между 2. Связь типа «один-к-одному»При связи типа «один-к-одному» каждой записи в главной таблице Этот тип связи применяется реже, так как такие данные могут быть помещены 3. Связь типа «многие-ко-многим»При установлении связи между таблицами возможна ситуация, когда между Это пример связи типа «многие-ко-многим». Access непосредственно не поддерживает такой тип связи. 2.5.2. Создание связей Для создания связей между таблицами нужно вернуться в окно Для добавления таблиц следует вызвать щелчком правой кнопки мыши контекстное меню окна Чтобы определить связь между таблицами, находящимися в окне Схема данных, следует перенести В левом столбце выводятся имена главной таблицы и ключа, используемого для связи, Обычно Access сам определяет тип создаваемой связи, проводя анализ полей, для которых Создавая связь, нужно настроить режим обеспечения целостности данных. Обеспечение целостности позволяет избежать Например, нельзя будет добавить в таблицу Сессия запись с кодом студента, отсутствующим В том случае, когда эти режимы не включены, а режим обеспечения целостности Любую связь можно изменить или удалить. Для изменения связи нужно сделать двойной 2.6. Модификация БД План Access позволяет достаточно просто внести изменения в БД. Однако, прежде чем вносить 2.6.1. Операции над таблицами Копирование таблицыЧтобы создать копию таблицы в БД, нужно Переименование таблицыДля переименования таблицы нужно вызвать ее контекстное меню и выбрать пункт Удаление таблицыЧтобы удалить ставшую ненужной таблицу в БД, нужно вызвать ее контекстное Экспорт таблицыДля экспорта таблицы Access в формат Excel или Word проще всего Можно использовать более универсальный способ экспорта,позволяющий экспортировать таблицу Access в другую БД Экспорт в другую БД или в формат HTML Access осуществляет автоматически, создавая 2.6.2. Модификация структуры таблицыВсе описанные ниже операции по модификации структуры таблицы производятся в режиме конструктора таблицы. Вставка полейЧтобы вставить в таблицу новое поле, нужно установить курсор на строку Удаление полейДля удаления поля нужно выделить строку его определения, щелкнув по области Перемещение полейЧтобы переместить поле, нужно выделить строку его определения и, держа нажатой Копирование полейЕсли несколько полей таблицы имеют близкие определения, то можно создать одно Изменение типа данных и размера поляДля изменения типа данных нужно щелкнуть по Для текстового и числового поля задается его размер. Установленный размер поля можно
Слайды презентации

Слайд 2 План
2.1. Основные принципы проектирования БД
2.2. Создание новой базы

План2.1. Основные принципы проектирования БД2.2. Создание новой базы данных2.3. Создание таблиц2.4.

данных
2.3. Создание таблиц
2.4. Сохранение таблицы
2.5. Определение связей между таблицами
2.6.

Модификация БД




Слайд 3 2.1. Основные принципы проектирования БД
План

2.1. Основные принципы проектирования БД План

Слайд 4 Создание БД должно начинаться с ее проектирования.

Создание БД должно начинаться с ее проектирования. Процесс проектирования БД

Процесс проектирования БД включает следующие основные этапы:
1. Определение назначения

БД. На первом этапе проектирования БД необходимо определить список задач, решаемых с ее помощью, и какие данные для этого нужны.
2. Определение структуры таблиц. Это один из наиболее сложных этапов в процессе создания БД. Правильная структуризация БД позволяет быстро извлечь нужные данные, исключает их дублирование и обеспечивает целостность хранящейся информации. Процедура разделения сложных данных на несколько таблиц называется нормализацией.


Слайд 5 Специалистами по проектированию БД была разработана теория нормализации

Специалистами по проектированию БД была разработана теория нормализации БД . Она

БД . Она рекомендует при проектировании таблиц руководствоваться следующими

основными принципами:
Каждая из таблиц должна содержать информацию о наборе однотипных объектов, например, сведения о студентах или итоги сдачи сессии.
Каждому из таких наборов данных должна соответствовать отдельная таблица. Например, сведения о студентах и о полученных ими оценках в сессию должны храниться в разных таблицах. Тогда при удалении сведений об оценках студента информация о нем останется в БД.
Информация в таблице не должна дублироваться. Не должно быть повторений и между таблицами. Это исключает возможность несовпадения информации в разных таблицах и делает работу с БД более эффективной.


Слайд 6 3. Определение полей. Каждая таблица содержит информацию о

3. Определение полей. Каждая таблица содержит информацию о наборе объектов одного

наборе объектов одного типа. При разработке полей для таблицы

необходимо помнить следующее:
В таблице должна присутствовать вся необходимая информация о данном наборе объектов.
Каждое поле должно содержать сведения о том или ином свойстве именно этого, а не других наборов объектов. Исключением могут являться поля, используемые для связи с другими таблицами. Не рекомендуется включать в таблицу данные, которые являются результатом вычисления значения некоторого выражения, так называемые вычисляемые поля.


Слайд 7 Информацию следует разбивать на наименьшие логические единицы.

Информацию следует разбивать на наименьшие логические единицы. Например, в таблицу

Например, в таблицу со сведениями об адресах студентов лучше

включить поля Общежитие и Комната, а не общее поле Адрес. Это даст возможность осуществить в БД поиск студентов, живущих в данной комнате, или произвести сортировку записей по номерам комнат.


Слайд 8 4. Определение ключевых полей. Для того чтобы Access

4. Определение ключевых полей. Для того чтобы Access мог связать данные

мог связать данные из разных таблиц, каждая таблица должна

содержать первичный ключ, или просто ключ. Это одно или несколько полей, совокупность значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице. Наличие ключа в таблице исключает возможность появления в ней двух одинаковых записей. При создании новой таблицы Access предлагает построить ключ путем добавления дополнительного поля с уникальными значениями.

Слайд 9 5. Определение связей между таблицами. После распределения данных

5. Определение связей между таблицами. После распределения данных по таблицам и

по таблицам и определения ключевых полей необходимо выбрать схему

для связи данных в разных таблицах. Для этого нужно определить связи между таблицами. Эти связи Access будет использовать при создании много табличных запросов, форм и отчетов.


Слайд 10 2.2. Создание новой базы данных
План

2.2. Создание новой базы данных План

Слайд 11 Для создания БД нужно выбрать в меню Файл

Для создания БД нужно выбрать в меню Файл команду Создать или

команду Создать или нажать кнопку Создать базу данных на

панели инструментов. Будет открыто диалоговое окно Создание. В этом окне следует выбрать диск и каталог для сохранения БД и ввести имя файла новой БД. Access автоматически добавит к нему расширение mdb. В этом файле хранятся данные, а также описания структуры таблиц, запросов, форм, отчетов и других объектов создаваемой БД. На экране появится окно новой «пустой» базы данных. Она постепенно заполняется содержимым по мере создания с помощью соответствующих мастеров или «вручную» нужных таблиц, а затем и других объектов.


Слайд 12 2.3. Создание таблиц
План

2.3. Создание таблиц План

Слайд 13 Для создания таблицы нужно щелкнуть по корешку вкладки

Для создания таблицы нужно щелкнуть по корешку вкладки Таблица окна БД,

Таблица окна БД, а затем — по кнопке Создать.

Access открывает окно Новая таблица и предлагает несколько способов создания таблицы.

Слайд 14 2.3.1. Режим таблицы
При выборе варианта Режим таблицы появляется

2.3.1. Режим таблицыПри выборе варианта Режим таблицы появляется заготовка таблицы, содержащая

заготовка таблицы, содержащая 30 строк (записей) и 20 столбцов

(полей) со стандартными именами Поле1, Поле2 и т.д. После заполнения таблицы Access автоматически определит тип полей в зависимости от внесенной в них информации. Для изменения имени поля нужно сделать двойной щелчок по заголовку соответствующего столбца, ввести новое имя и нажать клавишу Enter.  

Слайд 16 После завершения ввода информации в таблицу нужно щелкнуть

После завершения ввода информации в таблицу нужно щелкнуть по кнопке Сохранить

по кнопке Сохранить и дать имя созданной таблице.

Затем Access предложит добавить в нее ключевое поле. Если это предложение будет принято, то в таблицу будет добавлено поле Код типа Счетчик, содержащее номера введенных записей. Использование режима таблицы не позволяет установить нужные свойства полей. Для этого следует перейти в режим конструктора таблицы, вызываемый нажатием кнопки Конструктор окна БД.  

Слайд 17 2.3.2. Режим конструктора таблицы
При создании таблицы в этом

2.3.2. Режим конструктора таблицыПри создании таблицы в этом режиме открывается окно

режиме открывается окно таблицы в режиме конструктора (см. рис.

2.1). В верхней части окна находится пустой бланк таблицы, содержащей три графы, и для создания таблицы нужно заполнить, по крайней мере, две из них: Имя поля и Тип данных. Для каждого из полей будущей таблицы следует выполнить следующие действия.

Слайд 18 1. Определить имя поля таблицы
Чтобы определить поле таблицы,

1. Определить имя поля таблицыЧтобы определить поле таблицы, нужно ввести в

нужно ввести в ячейку столбца Имя Поля имя создаваемого

поля (до 64 алфавитно-цифровых символов, включая пробелы1).
2. Определить тип данных поля.
Для этого следует нажать клавишу Tab и перейти в столбец Тип данных. В этом столбце можно оставить выводящееся по умолчанию значение Текстовый или, раскрыв список, выбрать нужный тип данных.


Слайд 19 Тип данных определяет вид информации, сохраняемой в поле.
Например,

Тип данных определяет вид информации, сохраняемой в поле.Например, если поле имеет

если поле имеет тип Числовой, то Access не позволит

ввести в это поле текст. По типу данных поля Access определяет не только, какие данные могут сохраняться в этом поле, но и сколько места для них надо зарезервировать. Для хранения данного типа Дата/время требуется 8 байт памяти, текстовое поле требует 1 байт для каждого символа.


Слайд 20 Основные типы данных:
текстовый — алфавитно-цифровые данные, до 255

Основные типы данных: текстовый — алфавитно-цифровые данные, до 255 байт;поле МЕМО

байт;
поле МЕМО — комментарии и пояснения, до 64 Кбайт;
числовой

— числовые данные;
дата/время — значения даты и времени;
денежный — денежные значения;
счетчик — автоматически вставляющиеся последовательные номера;
логический — логические значения типа Да/Нет, Истина/Ложь или Вкл/Выкл;
объект OLE — рисунок, таблица Excel, документ Word или другие данные в двоичном формате;
гиперссылка — строка, состоящая из букв и цифр и представляющая адрес гиперссылки.  


Слайд 21 3. Ввести описание поля (необязательно)
Для более подробного

3. Ввести описание поля (необязательно) Для более подробного описания полей можно

описания полей можно ввести пояснительный текст о содержащихся в

поле данных в ячейку столбца Описание. Этот текст будет появляться в строке состояния при выборе данного поля в режиме таблицы или формы.

Слайд 22 4. Задать свойства поля (необязательно). Каждое поле имеет

4. Задать свойства поля (необязательно). Каждое поле имеет набор характеристик, называемых

набор характеристик, называемых свойствами, которые задают условия хранения и

отображения данных. Этот набор определяется типом данных поля. После указания типа данных Access выводит список свойств в нижней части окна конструктора и дает возможность задать нужные значения свойств поля. Настройка свойств поля позволяет, в частности, проконтролировать правильность вводимых данных, а нередко упростить сам процесс ввода.


Слайд 23 Ниже приводится перечень и краткое описание свойств поля.

Ниже приводится перечень и краткое описание свойств поля. Для получения подробной

Для получения подробной справки нужно щелкнуть по интересующему свойству

и нажать F1.
Размер поля. Задает максимальный размер данных, которые будут храниться в поле. Текстовое поле может иметь размер от 1 до 255 символов (по умолчанию — 50 символов). Размер числового поля зависит от выбранного типа числовых данных. Access допускает следующие диапазоны значений для числовых данных.


Слайд 24 Байт — целые числа в пределах от 0

Байт — целые числа в пределах от 0 до 255.Целое (2

до 255.
Целое (2 байта) — целые числа в пределах

от -32768 до 32767.
Длинное целое (4 байта) — целые числа в пределах от -2 147 483 648 до 2 147 483 647.
С плавающей точкой (4 байта) — числа в пределах от -3,4*1038 до 3,4*1038 с точностью до 6 разрядов.
С плавающей точкой (8 байт) — числа в пределах от -1,8*10308 до 1,8*10308 с точностью до 10 разрядов.

Слайд 25 Формат поля. Это свойство поля задает формат представления

Формат поля. Это свойство поля задает формат представления его значений при

его значений при выводе на экран или печать. Формат,

установленный для поля при создании таблицы, используется по умолчанию в содержащей это поле форме или запросе.
Для числовых, денежных, логических полей, а также поля типа дата/время Access предоставляет список стандартных форматов. Этот список вызывается щелчком мыши (см. рис. 2.2). Пользователь может создать свой собственный формат поля (см. справку Access).  


Слайд 28 Маска ввода. Устанавливает символы форматирования для их автоматического

Маска ввода. Устанавливает символы форматирования для их автоматического заполнения во время

заполнения во время ввода данных, например, добавления скобок и

дефисов в полях номеров телефонов. Маску ввода можно использовать для преобразования вводимых символов к нужному регистру. В нее можно также включить строку символов, которая будет сохраняться в этом поле или использоваться для форматирования при выводе на экран. Описание маски ввода состоит из трех разделов, разделенных точкой с запятой.

Слайд 29 Первый раздел — это собственно маска ввода, состоящая

Первый раздел — это собственно маска ввода, состоящая из символов маски

из символов маски и постоянных символов.
Второй раздел указывает, следует

ли сохранять постоянные текстовые символы маски в поле. Если постоянные символы нужно включить в значение поля, то в этом разделе следует указать 0; в противном случае в этом разделе указывается 1. Если этот раздел отсутствует, то сохраняются только введенные символы.
Третий раздел задает символ — указатель позиций, заполняемых при вводе. Допускается использование любого символа. Если этот раздел отсутствует, то для представления пустых символов используется символ подчеркивания ( _ ).


Слайд 30 Ниже приводятся описания некоторых масок ввода и примеры

Ниже приводятся описания некоторых масок ввода и примеры значений, которые могут

значений, которые могут быть в них введены (см. табл.

2.2).
Для создания маски ввода можно воспользоваться услугами мастера, который вызывается при нажатии кнопки Построить .

Слайд 32 Подпись. Задает альтернативное имя, которое будет появляться в

Подпись. Задает альтернативное имя, которое будет появляться в качестве заголовка поля

качестве заголовка поля при просмотре таблицы или созданных на

ее основе запросах, формах или отчетах. Например, если установить значение № зачетки для подписи поля Код студента таблицы Студенты, то при переходе в режим таблицы это название будет выведено в качестве заголовка данного поля.


Слайд 33 Значение по умолчанию. Задает значение, автоматически вводящееся в

Значение по умолчанию. Задает значение, автоматически вводящееся в поле при создании

поле при создании новой записи. Для числового поля значение

по умолчанию равно 0, а для текстового или Memo поля — значение Null (данные в поле неизвестны).
Условие на значение. Задает логическое выражение, определяющее условие для ввода или редактирования данных. Выражение принимает значение «Истина» (True), если значение в поле удовлетворяет заданному условию, и «Ложь» (False) — в противном случае. Access не позволит ввести в поле значение, не удовлетворяющее условию, и выдаст сообщение об ошибке.  

Слайд 35 Условие на значение задается выражением, состоящим из операторов

Условие на значение задается выражением, состоящим из операторов сравнения (>, >=,

сравнения (>, >=,

— значений, используемых для сравнения. Если выражение не содержит оператора, то Access будет использовать оператор «равно» (=). Условие может содержать несколько сравнений, разделенных логическими операторами Or (логическое сложение) или And (логическое умножение). Для отрицания некоторого условия используется логический оператор Not (логическое отрицание).

Слайд 36 Текстовые значения должны заключаться в кавычки. Если в

Текстовые значения должны заключаться в кавычки. Если в качестве операнда используется

качестве операнда используется дата, то ее нужно заключить в

символы номера (#). Для проверки, попадает ли значение в заданный интервал, можно использовать логический оператор And или оператор Between. Чтобы проверить, содержится ли значение в заданном списке, нужно использовать логический оператор Or или оператор In. Проверку соответствия вводимого значения текстового поля или поля Memo некоторому шаблону можно осуществить с помощью оператора Like.

Слайд 37 Для создания условия на значение поля можно использовать

Для создания условия на значение поля можно использовать построитель выражений, который

построитель выражений, который вызывается при нажатии кнопки Построить .

Он содержит перечень операторов, функций и констант, которые можно добавлять в создаваемое выражение.
Сообщение об ошибке. Содержит текст сообщения, которое будет выведено на экран при вводе в поле данных, нарушающих условие на значение. Например, если задать для поля Оценка условие In (2; 3; 4; 5) и ввести текст сообщения: Введена неверная оценка, то при попытке ввода любого символа, отличного от вышеперечисленных цифр, Access откажется занести его в таблицу Сессия и выдаст соответствующее сообщение. От значений следующих двух свойств поля зависит, как Access будет интерпретировать отсутствие значения в поле.  

Слайд 39 Обязательное поле. Позволяет указать, обязателен ли ввод данных

Обязательное поле. Позволяет указать, обязателен ли ввод данных в это поле.

в это поле. Если задать для этого свойства значение

Нет и оставить поле пустым (ввести пробелы или сразу нажать клавишу Enter), то Access будет считать, что в это поле введено значение Null1. Если же это свойство имеет значение Да, то значения Null в этом поле не допускаются и при вводе новой записи в это поле обязательно должно быть введено значение.

Слайд 40 Пустые строки. Если установить значение этого свойства равным

Пустые строки. Если установить значение этого свойства равным Да, то для

Да, то для текстового или Memo поля будет разрешен

ввод пустых строк. Впротивном случае Access преобразует введенные пустые строки, а также строки, состоящие только из пробелов, в строки, содержащие значение Null (при условии, что свойство Обязательное поле имеет значение Нет).

Слайд 41 Отметим, что если свойство Пустые строки имеет значение

Отметим, что если свойство Пустые строки имеет значение Да, то пустые

Да, то пустые строки являются допустимыми значениями данного поля

вне зависимости от значения свойства Обязательное поле. Если же для свойства Обязательное поле задано значение Да, а для свойства Пустые строки значение Нет, то Access не разрешит ввод в поле пустой строки и потребует ввести непустое значение.

Слайд 42 Индексированное поле. Создается индекс по данному полю. Индекс

Индексированное поле. Создается индекс по данному полю. Индекс указывает местоположение записей

указывает местоположение записей таблицы на диске и помогает Access

быстро находить нужные данные. Если таблица содержит много записей и часто проводится операция поиска или сортировки по определенным полям, то ее выполнение можно значительно ускорить, создав индекс по этим полям. Access также использует индексы для установления связей между таблицами. Ключевые поля таблицы индексируются автоматически.


Слайд 43 При индексировании поля есть две возможности. Выбор варианта

При индексировании поля есть две возможности. Выбор варианта Да (Совпадения не

Да (Совпадения не допускаются) означает, что создается уникальный индекс.

В этом случае таблица не может иметь в этом поле повторяющиеся значения. При выборе варианта Да (Совпадения допускаются) создается индекс, учитывающий возможность повторения значений в этом поле.


Слайд 44 Для создания индекса, основанного на нескольких полях (составного

Для создания индекса, основанного на нескольких полях (составного индекса) нужно щелкнуть

индекса) нужно щелкнуть по кнопке Индексы панели инструментов

и ввести в столбце Индекс окна диалога имя индекса. Затем в столбце Имя поля следует указать первое поле индекса и добавить дополнительные поля в расположенные ниже строки, не вводя других имен индексов. В столбце Порядок сортировки можно изменить порядок сортировки для любого поля, входящего в создаваемый индекс. Для удаления индекса нужно щелкнуть по кнопке Индексы, выделить строки, определяющие удаляемый индекс, и нажать клавишу Delete.


Слайд 45 Задание свойства поля
Для задания свойства поля нужно щелкнуть

Задание свойства поля Для задания свойства поля нужно щелкнуть мышью по

мышью по изменяемому свойству и выполнить одно из следующих

действий:
если в ячейке появится кнопка раскрытия списка, нажать эту кнопку и
выбрать значение из списка.
если рядом с ячейкой появится кнопка Построить , нажать эту кнопку. После открытия окна построителя выражений ввести нужное значение или выражение.
Установленные свойства поля таблицы автоматически переносятся на использующие это поле запросы, формы и отчеты.


Слайд 46 Создание ключевого поля
Как уже говорилось, обычно таблица содержит

Создание ключевого поляКак уже говорилось, обычно таблица содержит ключевое поле (ключ).Использование

ключевое поле (ключ).
Использование ключа дает следующие преимущества:
уникальность записей —

Access не позволяет вводить и хранить в таблице записи, имеющие одинаковое значение в ключевом поле;
связи — используя ключ, Access устанавливает связи между таблицами;
скорость — Access создает индекс по ключевому полю, ускоряющий поиск нужных записей и выполнение запросов;
упорядочение — Access автоматически сортирует и отображает записи таблицы в порядке возрастания или убывания значений в ключевом поле.


Слайд 47 Простейший способ создания ключевого поля заключается в создании

Простейший способ создания ключевого поля заключается в создании поля типа Счетчик

поля типа Счетчик и объявлении его ключевым. Если до

сохранения созданной таблицы ключ не был определен, то Access создает его именно таким способом.
Если в таблице имеется поле, содержащее значения, уникальные для каждой записи, то это поле можно объявить ключевым. Пример поля такого типа — поле Код студента в таблице Студенты, содержащее номера зачетных книжек студентов. Такое поле называется простым ключом.


Слайд 48 В том случае, когда нельзя гарантировать уникальность значений

В том случае, когда нельзя гарантировать уникальность значений ни одного из

ни одного из полей, можно создать ключ, состоящий из

нескольких полей. Такое ключевое поле называется составным ключом. Пример составного ключа — совокупность полей Код студента и Код экзамена в таблице
Сессия. Ни одно из этих полей по отдельности не может использоваться в этой таблице в качестве ключевого, так как каждое из них содержит повторяющиеся значения. Однако комбинация значений этих полей уникальна, поэтому их совокупность может служить ключом.


Слайд 49 Чтобы объявить одно или несколько полей ключевыми, нужно

Чтобы объявить одно или несколько полей ключевыми, нужно выделить эти поля,

выделить эти поля, щелкнув по ним мышью. Если полей

несколько, то их выделение следует производить, держа нажатой клавишу Ctrl. Затем нужно щелкнуть по кнопке Ключевое поле панели инструментов.
Для удаления ключа достаточно выделить составляющие его поля и повторно щелкнуть по кнопке Ключевое поле. Другой способ — щелкнуть по кнопке Индексы и затем удалить индекс PrimaryKey.


Слайд 50 Подстановка данных
Подстановка данных является очень полезной возможностью в

Подстановка данныхПодстановка данных является очень полезной возможностью в Access. Ее использование

Access. Ее использование во многих случаях позволяет существенно упростить

процедуру ввода данных. Фактически подстановка сводится к созданию столбца подстановки — списка, обычно содержащего несколько столбцов. Значения одного из них, так называемого присоединенного столбца, заносятся в поле таблицы, называемое полем подстановки. Остальные столбцы служат комментариями, обеспечивая выбор нужного элемента списка.

Слайд 51 Пусть, например, нужно ввести в таблицу Сессия результаты

Пусть, например, нужно ввести в таблицу Сессия результаты сдачи какого-либо экзамена.

сдачи какого-либо экзамена. Экзаменационная ведомость содержит следующую информацию: фамилию,

имя и отчество студента, его оценку и некоторые другие данные. Так как в таблице Сессия студент представлен не фамилией, а кодом, то при вводе информации приходится всякий раз по фамилии студента отыскивать его код в таблице Студенты и затем вводить найденное значение в БД.

Слайд 52 Ясно, что при такой организации ввода значительная часть

Ясно, что при такой организации ввода значительная часть времени и усилий

времени и усилий затрачивается не на саму операцию ввода,

а на поиск нужных кодов, причем вполне возможно занесение ошибочного кода. С помощью подстановки удается заменить поиск и ввод кода студента следующей существенно более удобной процедурой: из общего списка студентов, созданного Access на базе таблицы Студенты, выбирается нужный студент, после чего его код автоматически заносится в таблицу Сессия.

Слайд 53 Мастер подстановок
Чтобы создать подстановку для поля таблицы, проще

Мастер подстановокЧтобы создать подстановку для поля таблицы, проще всего использовать соответствующий

всего использовать соответствующий мастер. Для этого нужно выбрать в

качестве типа данных поля значение: Мастер подстановок. Опишем работу мастера на примере создания подстановки для поля Код студента в таблице Сессия.

Слайд 54 1. На первом шаге мастер предлагает указать источник

1. На первом шаге мастер предлагает указать источник данных для столбца

данных для столбца подстановки:
значения из таблицы или запроса;
фиксированный список

значений.
По умолчанию используется первый пункт. Поэтому, так как мы собираемся использовать в качестве источника данных таблицу Студенты, нужно просто щелкнуть по кнопке Далее.

Слайд 55 2. Мастер просит указать таблицу или запрос, содержащие

2. Мастер просит указать таблицу или запрос, содержащие столбец подстановки. В

столбец подстановки. В списке таблиц нужно выбрать таблицу Студенты

и щелкнуть по кнопке Далее.
3. Затем нужно двойным щелчком мыши отобрать поля, используемые в подстановке: Код студента, Фамилия и Имя. Последнее поле добавлено, чтобы иметь возможность различать студентов-однофамильцев.

Слайд 56 4. Так как Код студента — ключевое поле,

4. Так как Код студента — ключевое поле, то Access автоматически

то Access автоматически выбирает его в качестве источника данных

(присоединенного столбца) для поля подстановки. На этом шаге можно изменить ширину полей, используемых в подстановке, и указать, надо ли скрыть присоединенный столбец. Оставим без изменения установку по умолчанию: Скрыть ключевой столбец.

Слайд 57 5. На последнем шаге зададим подпись для

5. На последнем шаге зададим подпись для столбца подстановки: Студент

столбца подстановки: Студент и нажмем кнопку Готово. Access попросит

сохранить таблицу, и операция создания подстановки завершена.

Слайд 58 Для просмотра полученных результатов перейдем в режим таблицы,

Для просмотра полученных результатов перейдем в режим таблицы, щелкнув по кнопке

щелкнув по кнопке Вид на панели инструментов. В

первом столбце Студент вместо кодов студентов появятся их фамилии. Перейдем на последнюю (пустую) запись таблицы, щелкнем по ячейке в поле Студент, а затем по появившейся справа кнопке. Откроется список, содержащий фамилии и имена студентов (см. рис. 2.3). Если выбрать щелчком мыши одного из студентов, то в ячейке появится его фамилия, а в таблицу Сессия будет занесен его код.


Слайд 59 В качестве источника данных для столбца подстановки может

В качестве источника данных для столбца подстановки может использоваться фиксированный список

использоваться фиксированный список значений. Например, можно создать столбец подстановки

для поля Оценка, указав на первом шаге работы мастера, что значения берутся не из таблицы, а из списка. Затем следует создать список, содержащий перечень возможных оценок: 2, 3, 4 и 5. После завершения создания столбца подстановки значения в поле Оценка можно будет не вводить с клавиатуры, а выбирать из списка.  

Слайд 61 Чтобы изменить свойства поля подстановки, созданного с помощью

Чтобы изменить свойства поля подстановки, созданного с помощью мастера, нужно щелкнуть

мастера, нужно щелкнуть по ярлычку Подстановка. На рис. 2.4

видны свойства поля Код Студента. Ниже дается их краткое описание:
Тип элемента управления — задается представление этого поля в форме.
Тип источника строк — указывается тип источника данных для поля. Им может быть таблица/запрос (по умолчанию) или список значений.
Источник строк — определяет источник данных. Если тип источника строк — таблица/запрос, то здесь указывается имя таблицы/запроса или инструкция SQL. Если тип источника строк — список значений, то указывается список элементов, разделяемых точкой с запятой.
Присоединенный столбец — указывается номер столбца, значения из которого заносятся в поле.


Слайд 62 Число столбцов — задает число выводящихся столбцов.
Заглавия столбцов

Число столбцов — задает число выводящихся столбцов.Заглавия столбцов — выводятся (Да)

— выводятся (Да) или нет (Нет) в качестве заголовков

столбцов имена полей или первые элементы списка значений.
Ширина столбцов — задается ширина выводимых столбцов (через точку с запятой). Чтобы скрыть столбец, нужно установить его ширину, равной 0.
Число строк списка — задает максимальное число строк, выводящихся в раскрывающемся списке.
Ширина списка — задает ширину раскрывающегося списка.
Ограничиться списком — указывает, что в поле вводятся только значения, принадлежащие списку (Да), или разрешен ввод любых других значений (Нет). Access разрешит вводить в поле значения, не принадлежащие списку, лишь в том случае, если присоединенный столбец является первым отображаемым столбцом в списке.  


Слайд 64 Установка свойств таблицы
Кроме задания свойств полей пользователь имеет

Установка свойств таблицыКроме задания свойств полей пользователь имеет возможность задать свойства

возможность задать свойства таблицы. Эти свойства относятся ко всей

таблице и всем ее записям. В частности, можно задать условия на значения в записях, относящиеся не к одному, а нескольким полям таблицы, и указать текст выводимого сообщения при нарушении этих условий.


Слайд 65 Для установки свойств таблицы нужно щелкнуть правой кнопкой

Для установки свойств таблицы нужно щелкнуть правой кнопкой мыши в окне

мыши в окне конструктора и выбрать в появившемся контекстном

меню пункт Свойства. В появившемся диалоговом окне Свойства таблицы

Слайд 66 Мастер таблиц
Чтобы создать таблицу с помощью мастера, нужно

Мастер таблицЧтобы создать таблицу с помощью мастера, нужно в окне диалога

в окне диалога Создание таблицы нажать кнопку Мастер. Мастер

Создание таблиц предлагает на выбор различные образцы таблиц, каждая из которых содержит набор полей. Пользователь должен отобрать те поля, которые он собирается включить в свою таблицу. После этого мастер автоматически создает таблицу, предоставляя на завершающем этапе возможность пользователю создать ключевое поле и определить связи с уже существующими таблицами.


Слайд 67 После завершения работы мастера можно перейти в режим

После завершения работы мастера можно перейти в режим конструктора и произвести

конструктора и произвести необходимые изменения в структуре таблицы и

свойствах ее полей.


Слайд 68 Импорт таблиц
Таблицу можно создать, импортируя данные из файлов

Импорт таблицТаблицу можно создать, импортируя данные из файлов других форматов. Если

других форматов. Если выбран этот способ создания таблицы, то

открывается окно диалога Импорт. Пользователь должен указать тип файла, из которого будут импортированы данные, и найти этот файл. Проще всего производится операция импорта таблицы из другой БД Access, а также таблиц, созданных в формате других СУБД (dBASE, FoxPro, Paradox). Она осуществляется автоматически без участия пользователя.


Слайд 69 При импорте электронных таблиц (файла Excel или Lotus

При импорте электронных таблиц (файла Excel или Lotus 1-2-3) можно прочитать

1-2-3) можно прочитать целый лист или именованный диапазон. При

этом импортируемая таблица должна иметь стандартный формат баз данных, когда столбцы являются полями, и каждая строка представляет собой отдельную запись. После выбора файла электронной таблицы вызывается мастер Импорт электронной таблицы и пользователю предлагается ответить на ряд вопросов.

Слайд 70 Сначала он должен выбрать вариант импорта данных: лист

Сначала он должен выбрать вариант импорта данных: лист или именованный диапазон.

или именованный диапазон. Затем указать, содержит ли первая строка

источника данных имена полей, и выбрать вариант сохранения данных: в новой или существующей таблице. На следующем шаге пользователь имеет возможность изменить названия полей, создать индексы и отметить поля, не включаемые в таблицу. В заключение мастер предлагает создать ключевое поле и дать таблице имя.


Слайд 71 По сходной схеме производится импорт данных из текстового

По сходной схеме производится импорт данных из текстового файла. Для осуществления

файла.
Для осуществления операции импорта можно также вызвать щелчком

правой кнопки мыши по окну базы данных контекстное меню и выбрать в нем пункт Импорт.  


Слайд 72 Окно для выбора файла при импорте данных

Окно для выбора файла при импорте данных

Слайд 73 Связывание таблиц
Альтернативным способом использования в Access данных из

Связывание таблицАльтернативным способом использования в Access данных из других источников (баз

других источников (баз данных, электронных таблиц или текстовых файлов)является

установление связи с внешними данными — связывание данных.При импорте данных создается их копия в новой таблице текущей БД. После этого всякая связь с внешними данными теряется. Связывание позволяет использовать данные из внешнего файла, не импортируя их в Access, и в этом случае пользователь всегда имеет дело с самой «свежей»информацией. Формат данных файла-источника не меняется и его можно продолжать использовать в приложении, в котором он был создан.


Слайд 74 Поэтому в тех случаях, когда внешний файл часто

Поэтому в тех случаях, когда внешний файл часто изменяется или используется

изменяется или используется в режиме коллективного доступа, целесообразно вместо

операции импорта использовать связывание. Правда, это может привести к определенному снижению быстродействия при работе с данными, так как Access максимально эффективно работает со своей копией данных и в«родном» формате.


Слайд 75 Операция связывания производится при помощи мастера Связь, который

Операция связывания производится при помощи мастера Связь, который начинает работу при

начинает работу при выборе пункта Связь с таблицами контекстного

меню окна БД. Операция связывания таблицы из другой БД осуществляется автоматически без участия пользователя. При связывании листа или именованного диапазона электронной таблицы мастер запрашивает, содержит ли первая строка источника данных имена полей, и затем устанавливает связь.


Слайд 76 Для связанных таблиц изменение некоторых свойств полей становится

Для связанных таблиц изменение некоторых свойств полей становится невозможным. В связанную

невозможным. В связанную таблицу нельзя добавить новое поле или

удалить существующее поле, но можно добавить записи, а также изменить значения отдельных полей. Если связь установлена с таблицей Access, то доступна также операция удаления записей.


Слайд 77 В Access для обозначения связанных таблиц и таблиц,

В Access для обозначения связанных таблиц и таблиц, хранящихся в текущей

хранящихся в текущей БД, используются разные значки. Для удаления

связи нужно щелкнуть по значку связанной таблицы и нажать клавишу Delete.


Слайд 78 2.4. Сохранение таблицы
План

2.4. Сохранение таблицы План

Слайд 79 После определения всех полей таблицы нужно нажать кнопку

После определения всех полей таблицы нужно нажать кнопку Сохранить на панели

Сохранить на панели инструментов или выбрать в меню Файл

команду Сохранить для сохранения макета таблицы.
Выводится окно диалога Сохранение, в которое следует ввести имя таблицы и нажать кнопку OK.


Слайд 80 2.5. Определение связей между таблицами
План

2.5. Определение связей между таблицамиПлан

Слайд 81 После того как в БД созданы основные таблицы,

После того как в БД созданы основные таблицы, следует указать, как

следует указать, как они связаны друг с другом. Эти

связи Access будет использовать в запросах, формах и отчетах при отборе информации из нескольких таблиц. Задание связей между таблицами позволяет также обеспечить защиту целостности данных в БД.


Слайд 82 Связь между двумя таблицами, одна из которых является

Связь между двумя таблицами, одна из которых является главной, а другая

главной, а другая подчиненной, устанавливает соответствие между записями этих

таблиц. Для установления связи нужно, чтобы в главной таблице существовало поле или группа полей, совокупность значений которых однозначно определяла бы запись (была уникальной). Обычно в качестве поля (группы полей) связи выбирается ключевое поле таблицы, но достаточно, чтобы оно имело уникальный индекс.

Слайд 83 В соответствие ему ставится поле (группа полей) подчиненной

В соответствие ему ставится поле (группа полей) подчиненной таблицы, называемое внешним

таблицы, называемое внешним ключом. Связь между записями устанавливается по

совпадению значений в полях связи. Access анализирует значение поля связи (ключа) любой записи главной таблицы и связывает ее со всеми записями подчиненной таблицы, имеющими такое же значение внешнего ключа.

Слайд 84 Поля связи могут иметь разные имена, но они

Поля связи могут иметь разные имена, но они должны иметь один

должны иметь один тип данных и иметь однотипное содержимое.

Исключение из этого правила: поле типа Счетчик можно связывать с числовым полем, имеющим в свойстве Размер поля значение «Длинное целое». Кроме того, связываемые поля числового типа должны иметь одинаковые значения свойства Размер поля.


Слайд 85 Например, для получения информации о студентах и полученных

Например, для получения информации о студентах и полученных ими оценках следует

ими оценках следует определить связь по полям Код Студента

в таблицах Студенты и Сессия. Главной в этой связи будет таблица Студенты, а подчиненной — таблица Сессия. Каждой записи в главной таблице —данным о студенте — соответствует несколько (или ни одной) записей из подчиненной таблицы — информация об его оценках. Поле Код Студента в таблице Сессия является внешним ключом.  


Слайд 86 2.5.1. Типы связей между таблицами
1. Связь типа «один-ко-многим»
Описанная

2.5.1. Типы связей между таблицами 1. Связь типа «один-ко-многим»Описанная выше связь

выше связь между таблицами Студенты и Сессия —пример связи

типа «один-ко-многим». Это наиболее распространенный тип связи. При таком типе связи каждой записи в главной таблице могут соответствовать одна, несколько или ни одной записи в подчиненной таблице, а каждая запись в подчиненной таблице не может иметь более одной соответствующей ей записи в главной таблице. Если запись в подчиненной таблице не имеет соответствующей ей записи в главной таблице, то значение поля связи в такой записи должно быть пусто.


Слайд 87 2. Связь типа «один-к-одному»
При связи типа «один-к-одному» каждой

2. Связь типа «один-к-одному»При связи типа «один-к-одному» каждой записи в главной

записи в главной таблице может соответствовать не более одной

записи в подчиненной таблице, и наоборот, каждая запись в подчиненной таблице не может иметь более одной соответствующей ей записи в главной таблице. Как и в предыдущем случае, если запись в подчиненной таблице не имеет соответствующей ей записи в главной таблице, то значение поля связи в такой записи должно быть пусто.


Слайд 88 Этот тип связи применяется реже, так как такие

Этот тип связи применяется реже, так как такие данные могут быть

данные могут быть помещены в одну таблицу. Связь типа

«один-к-одному» обычно используют для разделения таблиц, имеющих много полей, а также для сохранения сведений, относящихся к подмножеству записей в главной таблице. Например, такой тип связи использован при установлении связей между таблицами Студенты и Общежитие.  


Слайд 90 3. Связь типа «многие-ко-многим»
При установлении связи между таблицами

3. Связь типа «многие-ко-многим»При установлении связи между таблицами возможна ситуация, когда

возможна ситуация, когда между ними нельзя установить отношение «главная-подчиненная»

из-за того, что любой записи в одной таблице может соответствовать несколько записей из другой таблицы. Примером могут служить таблицы Студенты и Преподаватели, так как каждый студент сдавал экзамены нескольким преподавателям, а каждый преподаватель принимал экзамен у нескольких студентов. Поэтому между этими таблицами нельзя установить ни одну из описанных выше связей.


Слайд 91 Это пример связи типа «многие-ко-многим». Access непосредственно не

Это пример связи типа «многие-ко-многим». Access непосредственно не поддерживает такой тип

поддерживает такой тип связи. Но ее можно реализовать в

виде двух связей типа «один-ко-многим» с помощью третьей (связующей) таблицы. В качестве такой связующей таблицы в БД Деканат используется таблица Сессия (см. рис. 2.8). Она связана как с таблицей Студенты по полю Код студента, так и с таблицей Преподаватели по полю Код преподавателя. После того как эти связи установлены, можно легко определить с помощью соответствующих запросов, у каких студентов принимал экзамены данный преподаватель или кому сдавал экзамены данный студент.


Слайд 92 2.5.2. Создание связей
Для создания связей между таблицами нужно

2.5.2. Создание связей Для создания связей между таблицами нужно вернуться в

вернуться в окно БД, закрыть все открытые таблицы и

щелкнуть по кнопке Схема данных панели инструментов либо вызвать щелчком правой кнопки мыши контекстное меню и выбрать в нем пункт Схема данных. Если связи в БД определяются впервые, то будет открыто пустое окно Схема данных. В это окно нужно добавить таблицы, между которыми устанавливается связь.


Слайд 93 Для добавления таблиц следует вызвать щелчком правой кнопки

Для добавления таблиц следует вызвать щелчком правой кнопки мыши контекстное меню

мыши контекстное меню окна Схема данных и выбрать в

нем пункт Добавить таблицу. Откроется диалоговое окно Добавление таблицы, содержащее список таблиц БД (см. рис. 2.9). Для добавления таблицы нужно щелкнуть по ее имени, а затем — по кнопке Добавить. После того как все таблицы отобраны, нужно закрыть это окно и вернуться в окно Схема данных.  


Слайд 95 Чтобы определить связь между таблицами, находящимися в окне

Чтобы определить связь между таблицами, находящимися в окне Схема данных, следует

Схема данных, следует перенести с помощью мыши поле связи

главной таблицы и поместить его на поле связи подчиненной таблицы. Откроется диалоговое окно Связи

Слайд 96 В левом столбце выводятся имена главной таблицы и

В левом столбце выводятся имена главной таблицы и ключа, используемого для

ключа, используемого для связи, а в правом столбце —

имена подчиненной таблицы и внешнего ключа. Для изменения поля следует открыть список полей справа от его имени. Если связь производится по нескольким полям, то их имена можно добавить, используя пустые строки.


Слайд 97 Обычно Access сам определяет тип создаваемой связи, проводя

Обычно Access сам определяет тип создаваемой связи, проводя анализ полей, для

анализ полей, для которых определяется связь. Если только одно

из полей является ключевым или имеет уникальный индекс, создается ·связь «один-ко-многим». Связь «один-к-одному» создается в том случае, когда оба связываемых поля являются ключевыми или имеют уникальные индексы.

Слайд 98 Создавая связь, нужно настроить режим обеспечения целостности данных.

Создавая связь, нужно настроить режим обеспечения целостности данных. Обеспечение целостности позволяет

Обеспечение целостности позволяет избежать ситуации, когда в подчиненной таблице

имеются записи, не связанные с записями главной таблицы. Если этот режим включен, то Access не разрешит добавить в подчиненную таблицу запись, для которой не найдется связанной с ней записи из главной таблицы. Нельзя будет также удалить из главной таблицы запись, имеющую связанные с ней записи в подчиненной таблице.


Слайд 99 Например, нельзя будет добавить в таблицу Сессия запись

Например, нельзя будет добавить в таблицу Сессия запись с кодом студента,

с кодом студента, отсутствующим в таблице Студенты. Соответственно, из

таблицы Студенты нельзя удалить запись о студенте, пока в таблице Сессия содержатся сведения о его оценках. Если для связи включен этот режим, то можно дополнительно указать, следует ли автоматически выполнять для связанных записей операции каскадного обновления и каскадного удаления. Если включить режим Каскадное обновление связанных полей, то при изменении значения ключа в главной таблице будут автоматически обновлены соответствующие значения в связанных записях подчиненной таблицы. При включении режима Каскадное удаление связанных записей при удалении записи из главной таблицы будут автоматически удалены связанные с ней записи в подчиненной таблице.


Слайд 100 В том случае, когда эти режимы не включены,

В том случае, когда эти режимы не включены, а режим обеспечения

а режим обеспечения целостности данных включен, Access не позволит

изменить значение в ключевом поле главной таблицы, а также удалить запись в главной таблице, если в подчиненной таблице имеются данные, связанные с этой записью. После завершения операции создания связи нужно нажать кнопку ОК. Связь отображается в виде линии, соединяющей две таблицы. Если включен режим обеспечения целостности данных, то Access изобразит на конце линии, соответствующей главной таблице, цифру 1. На другом конце линии, соответствующем подчиненной таблице, будет изображен символ бесконечности ∞ для связи типа «один-ко-многим» и цифра 1 для связи типа «один-к-одному».  


Слайд 101 Любую связь можно изменить или удалить. Для изменения

Любую связь можно изменить или удалить. Для изменения связи нужно сделать

связи нужно сделать двойной щелчок по линии связи, и

отредактировать ее в открывшемся окне Связи. Чтобы удалить связь, следует щелкнуть по ней и нажать клавишу Delete.


Слайд 102 2.6. Модификация БД
План

2.6. Модификация БД План

Слайд 103 Access позволяет достаточно просто внести изменения в БД.

Access позволяет достаточно просто внести изменения в БД. Однако, прежде чем

Однако, прежде чем вносить в БД изменения, нужно иметь

в виду следующее:
• Access не вносит автоматически сделанные в таблицах изменения в использующие эти таблицы объекты (запросы, формы и т.д.).
• Нельзя изменять тип данных для поля, которое используется при определении связи между таблицами. Сначала нужно удалить соответствующую связь.
• Прежде чем открывать таблицу в режиме конструктора для внесения изменений, нужно закрыть все объекты, которые на нее ссылаются.


Слайд 104 2.6.1. Операции над таблицами
Копирование таблицы
Чтобы создать копию таблицы

2.6.1. Операции над таблицами Копирование таблицыЧтобы создать копию таблицы в БД,

в БД, нужно вызвать ее контекстное меню и выбрать

пункт Копировать (другой способ — выделить щелчком мыши таблицу и нажать клавиши Ctrl+C или щелкнуть по кнопке Копировать панели инструментов). Затем нужно нажать клавиши Ctrl+V или щелкнуть по кнопке Вставить панели инструментов. Access откроет диалоговое окно Вставка таблицы и предложит ввести имя новой таблицы; выбрать режим копирования. В зависимости от того, какой режим выбран, Access создаст пустую таблицу, имеющую такую же структуру, что и исходная таблица; создаст точную копию исходной таблицы (этот режим задан по умолчанию) или добавит данные из исходной таблицы в указанную таблицу.


Слайд 105 Переименование таблицы
Для переименования таблицы нужно вызвать ее контекстное

Переименование таблицыДля переименования таблицы нужно вызвать ее контекстное меню и выбрать

меню и выбрать пункт Переименовать. Затем нужно ввести новое

имя таблицы и щелкнуть по кнопке ОК

Слайд 106 Удаление таблицы
Чтобы удалить ставшую ненужной таблицу в БД,

Удаление таблицыЧтобы удалить ставшую ненужной таблицу в БД, нужно вызвать ее

нужно вызвать ее контекстное меню и выбрать пункт Удалить

(другой способ — выделить щелчком мыши таблицу и нажать клавишу Delete). Access предложит подтвердить ваше желание удалить таблицу и в случае получения положительного ответа удалит ее.


Слайд 107 Экспорт таблицы
Для экспорта таблицы Access в формат Excel

Экспорт таблицыДля экспорта таблицы Access в формат Excel или Word проще

или Word проще всего выполнить такие действия:
1. Щелчком мыши

выделить нужную таблицу.
2. Выбрать пункт меню Сервис, а затем — Связи с Office или щелкнуть мышью по правому краю кнопки Связи с Office .
3. Выбрать команду Анализ в MS Excel или соответственно команду Публикация в MS Word.Access скопирует таблицу в электронную таблицу Excel (таблицу Wordв формате RTF) с таким же именем. Ее первая строка будет содержать названия (подписи) полей экспортируемой таблицы. Если файл с таким именем уже существует, то Access предложит заменить этот файл или изменить имя нового файла.


Слайд 108 Можно использовать более универсальный способ экспорта,позволяющий экспортировать таблицу

Можно использовать более универсальный способ экспорта,позволяющий экспортировать таблицу Access в другую

Access в другую БД (Access, dBase,FoxPro, Paradox) или файл

другого формата (текстовый, документ Word,таблица Excel, документ HTML). Для этого нужно выполнить следующиедействия:
1. Вызвать контекстное меню таблицы или открыть меню Файл ивыбрать пункт Сохранить как/ экспорт…
2. В диалоговом окне Сохранение объекта следует выбрать параметр Во внешнем файле или базе данных и нажать кнопку OK.
3. В поле со списком Тип файла выбрать формат БД или файла.
4. В поле со списком Папка выбрать диск и папку, в которую следует поместить экспортируемую таблицу.
5. В поле Имя файла нужно указать имя, которое получит экспортируемая таблица, и нажать кнопку Экспорт.


Слайд 109 Экспорт в другую БД или в формат HTML

Экспорт в другую БД или в формат HTML Access осуществляет автоматически,

Access осуществляет автоматически, создавая файл в заданном формате. Если

этот формат не поддерживает длинные имена таблиц или кириллицу в названиях полей(FoxPro), то перед осуществлением операции следует внести изменения в структуру исходной таблицы. Если задать экспорт таблицы в текстовый файл, то будет вызван мастер Экспорт текста, который позволит выбрать формат текста (Windows илиDOS), настроить формат вывода дат и чисел и указать, какие поля нужно экспортировать. Мастер дает возможность создать текстовый файл с полями фиксированной ширины или с разделителями полей.  


Слайд 110 2.6.2. Модификация структуры таблицы
Все описанные ниже операции по

2.6.2. Модификация структуры таблицыВсе описанные ниже операции по модификации структуры таблицы производятся в режиме конструктора таблицы.

модификации структуры таблицы производятся в режиме конструктора таблицы.


Слайд 111 Вставка полей
Чтобы вставить в таблицу новое поле, нужно

Вставка полейЧтобы вставить в таблицу новое поле, нужно установить курсор на

установить курсор на строку определения поля, перед которым вы

хотите вставить новое поле. Затем следует щелкнуть по кнопке Добавить строки или выбрать команды Вставка/Строки. Access вставит пустую строку, которую можно использовать для определения нового поля. Введите его имя, укажите тип и задайте нужные свойства.


Слайд 112 Удаление полей
Для удаления поля нужно выделить строку его

Удаление полейДля удаления поля нужно выделить строку его определения, щелкнув по

определения, щелкнув по области маркировки строки. Область выделения можно

расширить, используя клавиши Ctrl и Shift. Затем нужно нажать клавишу Delete или щелкнуть по кнопке Удалить строки . Если таблица содержит данные в удаляемом поле (полях), то Access и их потерю. Поэтому перед такой операцией имеет смысл на всякий случай создать копию таблицы.


Слайд 113 Перемещение полей
Чтобы переместить поле, нужно выделить строку его

Перемещение полейЧтобы переместить поле, нужно выделить строку его определения и, держа

определения и, держа нажатой мышь, переместить эту строку в

другое место области определения полей.
Можно поступить иначе: с помощью клавиш Ctrl+F8 включить режим Сдвиг (в строке состояния появится индикатор СДВ) и затем для перемещения поля использовать клавиши ↓ и ↑. Для выключения этого режима нужно нажать на клавишу Esc. Аналогично можно переместить выделенную группу полей.


Слайд 114 Копирование полей
Если несколько полей таблицы имеют близкие определения,

Копирование полейЕсли несколько полей таблицы имеют близкие определения, то можно создать

то можно создать одно поле, а затем скопировать его

нужное число раз. Для выполнения операции копирования поля нужно выделить целиком строку определения поля и скопировать в буфер обмена, используя клавиши Ctrl+C или кнопку Копировать панели инструментов. Затем вставить пустую строку (см. пункт Вставка полей) в то место определения таблицы, где должна находиться копия поля, и выполнить операцию вставки из буфера обмена, используя клавиши Ctrl+V или кнопку Вставить панели инструментов. После этого вносятся необходимые изменения в название и свойства нового поля.


Слайд 115 Изменение типа данных и размера поля
Для изменения типа

Изменение типа данных и размера поляДля изменения типа данных нужно щелкнуть

данных нужно щелкнуть по ячейке типа данных изменяемого поля.

Затем щелкнуть по кнопке справа, открывающей список возможных типов данных, и выбрать новый тип данных. С некоторыми ограничениями Access может успешно преобразовать любой тип данных(кроме типа поле объекта OLE). Например, при преобразовании из текстового в числовой формат поле должно содержать только цифры и допустимые разделители.


  • Имя файла: glava-2-postroenie-bazy-dannyh.pptx
  • Количество просмотров: 101
  • Количество скачиваний: 0
- Предыдущая Ткани