- Главная
- Разное
- Бизнес и предпринимательство
- Образование
- Развлечения
- Государство
- Спорт
- Графика
- Культурология
- Еда и кулинария
- Лингвистика
- Религиоведение
- Черчение
- Физкультура
- ИЗО
- Психология
- Социология
- Английский язык
- Астрономия
- Алгебра
- Биология
- География
- Геометрия
- Детские презентации
- Информатика
- История
- Литература
- Маркетинг
- Математика
- Медицина
- Менеджмент
- Музыка
- МХК
- Немецкий язык
- ОБЖ
- Обществознание
- Окружающий мир
- Педагогика
- Русский язык
- Технология
- Физика
- Философия
- Химия
- Шаблоны, картинки для презентаций
- Экология
- Экономика
- Юриспруденция
Что такое findslide.org?
FindSlide.org - это сайт презентаций, докладов, шаблонов в формате PowerPoint.
Обратная связь
Email: Нажмите что бы посмотреть
Презентация на тему по архивному делу на тему: Архивные описи
Содержание
- 2. Архивная опись
- 3. Государственный архив должен иметь
- 4. Процесс составления описи складывается из:
- 5. Описание дел Описание дел включает составление
- 6. Дела
- 7. Обозначение названия фонда и его частиПри описании
- 8. Если дело начато в
- 10. Количество листов В целях закрепления порядка расположения
- 11. Количество листов на карточке и на обложке
- 12. Заверительная надпись В заверительной надписи дела
- 13. номера конвертов с вложениями и количество вложенных
- 14. Если дело имеет общую нумерацию листов, но
- 15. Архивный шифр дела На обложке
- 16. при вертикальном способе
- 17. Архивный
- 18. Описательная статья описи Описательная статья
- 19. заголовок дела и указание на подлинность, способ
- 20. Итоговая запись к описиИтоговая запись закрепляет количество
- 21. В каждом последующем томе даётся также сводная итоговая
- 22. Итоговая запись подписывается
- 23. Справочный аппарат описи Для описей всех
- 24. Для
- 25. Титульный лист описи На титульном
- 26. На начальном листе графленой формы описи ставится
- 27. При составлении титульного
- 28. Для объединённого фонда следует указывать его полное
- 29. Оглавление (содержание) В оглавлении (содержании) перечисляются: предисловие, список
- 30. Список сокращений Все сокращения, применяемые
- 31. В список не включаются общепринятые сокращения слов (например, «г.»
- 32. Скачать презентацию
- 33. Похожие презентации
Архивная опись – архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учёта дел. Описи составляются в делопроизводстве учреждений и в ведомственных архивах В государственных архивах
Слайд 3
Государственный архив должен иметь три
экземпляра описей: один контрольный и два рабочих. Контрольный экземпляр
находится в подразделении архива, осуществляющем централизованный учёт документов, а рабочие – в соответствующих хранилищах, в читальном зале. Описи хранятся по порядку номеров фондов, а в пределах фонда – по номерам описей.
Слайд 4
Процесс составления описи складывается из:
описания
дел (каждой единицы хранения) на карточках;
систематизации карточек в
соответствии со схемой их редактирования; оформления описи.
Слайд 5
Описание дел
Описание дел включает составление заголовка
дела, установление названия структурной части, делопроизводственного номера (индекса), крайних
дат документов дела, количество листов в деле и архивного шифра дела. Все эти сведения заносятся на карточку. Каждая карточка получает порядковый номер, который выносится карандашом на обложку дела и является его временным рабочим номером до окончательной систематизации дел в описи и фонде. После завершения систематизации все сведения с карточек переносятся в описи и на обложки дел.Слайд 6 Дела описываются
на языке той республики, в архивах которой они хранятся,
или на русском языке, независимо от того, на каком языке написаны документы.При описании употребляются официальные и общепринятые сокращения слов, а также сокращения, применявшиеся в практической деятельности учреждения. В государственном архиве составляется список сокращений, используемых при описании документов. Произвольное образование сокращений не допускается
Слайд 7
Обозначение названия фонда и его части
При описании дела
обозначается название учреждения-фондообразователя и его структурной части .Если название
учреждения (или его структурной части) менялось в течение периода, когда дело находилось в делопроизводстве, то указывается последнее название учреждения (структурной части).Слайд 8 Если дело начато в одном
учреждении, а закончено в другом, пишется наименование последнего учреждения,
к фонду которого должно относиться данное дело. Название структурной части, к которой относится дело, пишется за названием учреждения-фондообразователя.
Слайд 9
При описании фонда личного происхождения фамилия, имя, отчество фондообразователя
пишутся полностью. Если фондообразователь больше известен под псевдонимом, то в начале указывается псевдоним, а затем в скобках подлинная фамилия, имя и отчество.
Слайд 10
Количество листов
В целях закрепления порядка расположения документов
и обеспечения их сохранности все листы дела должны быть
пронумерованы. К делу на отдельном листе составляется заверительная надпись; листы с заверительными надписями, также как и чистые листы, не нумеруются.Слайд 11 Количество листов на карточке и на обложке дела
проставляется на основании заверительной надписи вслед за годом образования
дела или крайними датами его документов с новой строки.
Слайд 12
Заверительная надпись
В заверительной надписи дела оговариваются
следующие особенности нумерации и физического состояния его документов:
номера
склеенных листов; номера листов с наклеенными фотографиями, документами;
номера крупноформатных листов;
Слайд 13 номера конвертов с вложениями и количество вложенных в
них листов;
названия документов, имеющих самостоятельную нумерацию, и количество
листов (страниц); физическое состояние дела;
номера литерных (пропущенных) листов дела.
Слайд 14 Если дело имеет общую нумерацию листов, но одна
часть дела пронумерована римскими цифрами, а другая арабскими, в
заверительной надписи указывается общее количество листов. Если одна часть дела пронумерована по листам, а другая – по страницам и если такую нумерацию необходимо сохранить, в заверительной надписи проставляется смешанная нумерация, например: 42 листа + 5 страниц. Количество листов внутренней описи документов в деле обозначается через знак (+) после указания количества листов дела.
Слайд 15
Архивный шифр дела
На обложке дела
специальным штампом проставляется архивный шифр. Он состоит из сокращённого
названия архива, номера фонда, номера описи и порядкового номера дела по описи.При горизонтальном способе хранения документов шифр проставляется на лицевой стороне обложки в нижнем левом и в верхнем правом углах, при этом верхняя часть обоих изображений шифра должна быть обращена к середине обложки;
Слайд 16
при вертикальном способе хранения
шифр дела проставляется на корешке обложки, если корешок достаточно
широк, и в нижнем левом углу лицевой стороны обложки; на ценных или художественных переплётах дел шифр проставляется на обороте переплёта; на темных переплётах для проставления шифра делаются наклейки из светлой бумаги.
Слайд 17
Архивный шифр
на карточке проставляется после окончательной систематизации дел, а на
обложке дела – после утверждения описи.
Слайд 18
Описательная статья описи
Описательная статья описи
– это совокупность сведений о деле (единице хранения), включающая
следующие элементы:порядковый номер;
делопроизводственный индекс или старый инвентарный номер;
Слайд 19 заголовок дела и указание на подлинность, способ воспроизведения,
степень полноты документов и внешние особенности дела;
аннотацию документов;
крайние даты документов в деле (число, месяц, год);
количество листов в деле
Слайд 20
Итоговая запись к описи
Итоговая запись закрепляет количество дел,
числящихся по описи, регистрирует все особенности нумерации дел, отражает
все изменения в их количестве, произведенные на основе соответствующих актов. Итоговая запись составляется к каждой описи на всех её экземплярах и помещается в конце описи за последней описательной статьей. Если описи состоят из нескольких томов, итоговая запись составляется к каждому тому.Слайд 21 В каждом последующем томе даётся также сводная итоговая запись
по всем предыдущим томам. В итоговой записи указывается количество дел
по данной описи (цифровой и в круглых скобках прописью), первый и последний номера дел по описи. Если в описи имеются пропуски номеров дел и литерные номера, наличие их оговаривается в итоговой записи («литерные номера: «48-а, 49-а», «пропущенные номера: 117, 168»).Слайд 22 Итоговая запись подписывается составителем
описи с указанием должности и даты составления и заведующим
архивохранилищем (отделом) или хранителем фондов.После каждого поступления или выбытия дел составляется новая итоговая запись, где указываются основания внесённых изменений. Дополнительные поступления в зависимости от их количества могут быть внесены в конец составленной описи, в соответствующий годовой раздел описи под литерными номерами или в новую опись
Слайд 23
Справочный аппарат описи
Для описей всех фондов,
независимо от их категории, обязателен следующий состав справочного аппарата:
титульный лист;
оглавление (содержание), если архивная опись имеет разделы;
предисловие;
список сокращений;
переводные таблицы шифров (при необходимости).
Слайд 24
Для
описей фондов первой и второй категорий, кроме указанного, целесообразно
составление указателей. При необходимости они составляются и для фондов третьей категории. Отличие справочного аппарата к описям дел фондов первой категории от справочного аппарата к описям дел фондов второй категории выражается в степени полноты предисловия, в составе указателей к описям.
Слайд 25
Титульный лист описи
На титульном листе
описи помещаются следующие данные:
полное название государственного архива,
название
фонда, номер фонда,
номер описи (по листу фонда),
название описи,
крайние даты документов, внесённых в опись.
Слайд 26
На начальном листе графленой формы описи ставится специальный
штамп с указанием на утверждение описи: ЭПК (ЭК) и
гриф утверждения описи руководителем архива.Слайд 27 При составлении титульного листа
описи необходимо учитывать:
Название фонда пишется
в виде официального названия учреждения-фондообразователя со всеми его переименованиями, изменениями подчинённости и сокращёнными названиями (в круглых скобках), относящимися к периоду, за который документы включены в опись, в хронологической последовательности.
Слайд 28
Для объединённого фонда следует указывать его полное название;
Если в опись внесены дела за несколько лет с
перерывами, то на титульном листе проставляются только те годы, за которые имеются документы.
Слайд 29
Оглавление (содержание)
В оглавлении (содержании) перечисляются: предисловие, список сокращений,
названия всех разделов, подразделов и более мелких групп дел,
включённых в опись, указатели, переводные таблицы шифров. Против каждого названия ставятся номера соответствующих листов описи
Слайд 30
Список сокращений
Все сокращения, применяемые в
тексте описи, вносятся в список сокращённых слов. Назначение списка
сокращений – унифицировать приёмы описания в описи и в справочном аппарате к ней и уменьшить её объём.Слайд 31 В список не включаются общепринятые сокращения слов (например, «г.» –
