Презентация на тему по делопроизводству на тему Исходящие документы

Знать порядок составления и отправления исходящих документов

другим предприятиям.

Исходящая документация - это документы, которые несут в себе

информацию, выработанную на предприятии в целях передачи ее в другие организации: письма, справки, отчеты, приказы, телеграммы, телефонограммы и т.п.

должны регистрироваться документы, те, которые направляются в вышестоящие организации

(учреждения), важные внутренние документы, а также предложения, жалобы граждан.

Каждый документ должен регистрироваться в данном учреждении только один раз. Исходящие и внутренние документы регистрируются в день подписания.

до сведения.


Для регистрации документов всех категорий (входящих, исходящих,

внутренних) используют регистрационно-контрольные карточки и специальные журналы.

(если необходимо)
Регистрацию
Экспедиционную обработку
Сортировку по способам отправки
Отправку

правилами составления и оформления ОРД (ГОСТ Р 6.30-97).

Ответственность

за содержание и оформление документа несет исполнитель (автор текста).

должны быть представлены руководителю вместе с материалами, на основании

которых они готовились.

Исходящие документы регистрируются только после подписи должностного лица.

приложений
Наличие даты и регистрационный номер
Правильность адресации
Наличие
печати

Сортировка
После экспедиционной обработки

корреспонденция должна быть рассортирована по способу отправки:

Документы отправляемые по факсу

Документы отправляемые с курьерами

Документы отправляемые по почте

конверты. Документы, направляемые в один адрес, вкладывают вместе в

один конверт. Целесообразно использовать конверты, на которые нанесен логотип фирмы и ее обратный адрес. При отправке корреспонденции в государственные инстанции листы формата А4 не складывают.

- напоминание
письмо - подтверждение

письмо - поздравление
письмо – просьба
сопроводительное письмо
письмо – претензия
рекомендательное письмо и.т.д.

«Аква» Россия, г. Москва,ул. Советская, 137 Тел. (095) 111 11

00,Факс (095) 111 11 01

Генеральному директору  ООО «Контур-Аква» Е. В. Шишкину
01.03.09 № 125 на № 121 от 27.02.09 
О ценах на фильтры
Уважаемый Евгений Владимирович!
Благодарим Вас за предложение от 27 февраля фильтров АкваРос. Мы весьма заинтересованы в приобретении партии этих фильтров, но мы бы хотели получить более подробную информацию о ценах на все фильтры, имеющиеся в наличии. В связи с этим просить выслать прайс-лист на продукцию. 
Выражаем надежду на дальнейшее сотрудничество. Заранее благодарны Вам за ответ.

С уважением, Директор ООО «Аква» Чижиков Е.И. Чижиков

Пушкина, д. 23, оф. 15
24 февраля 2008 г.

Уважаемая госпожа Воронцова!
Приглашаем Вас на концерт «Все Звёзды для Любимой», посвященный Дню 8 Марта, который состоится 06 марта 2009 года в 19.00 в Государственном Кремлевском Дворце.
В концерте участвуют: Дима Билан, "Золотое кольцо", Леонид Агутин, Анжелика Варум, Григорий Лепс, Лолита, Владимир Пресняков, Наталья Подольская, и другие.
Вы можете пригласить еще одного человека.

Пожалуйста, известите нас в ближайшее время, сможете ли вы присутствовать, поскольку количество пригласительных билетов ограничено.


С уважением, руководитель компании ООО «Лавина» Вавилов Вавилов С. И.

111
О выполнении условий договора

Уважаемый Дмитрий Викторович!

В соответствии с договором поставки от 01.05.2008 № 5/08 Ваше предприятие взяло на себя обязательства поставлять в наш адрес туристическое снаряжение различного ассортимента в течение года ежемесячно, начиная с мая 2008 года, однако партия снаряжения, предназначенная для поставки в феврале месяце текущего года, до настоящего времени не оформлена для отгрузки в наш адрес.
Напоминаем Вам, что конечной датой отгрузки изделий является 28.02.2008.

Убедительно просим Вас срочно обеспечить отгрузку снаряжения, в противном случае мы будем вынуждены в соответствии с п. 3.6 договора предъявить штрафные санкции в размере 0,02% от общей стоимости договора за каждый день задержки.
С уважением, Директор ООО «Лагуна» Кондратенко В.С. Кондратенко