Презентация на тему Организация служебного делопроизводства в учреждениях МЧС России

№ 120 «Об утверждении инструкции по делопроизводству в РЦ

по делам ГО ЧС, в органах, специально уполномоченных решать задачи ГО, задачи по ЛП ЧС, в составе или при органах исполнительной власти субъектов РФ и органах МСУ, соединениях, воинских частях войск ГО, органах управления и подразделениях ГПС и организациях МЧС России».
2. Приказ МЧС России № 590 от 1997 г. «О введении Инструкции о порядке подготовки и представления на подпись проектов приказов, директив и указаний Министерства РФ по делам ГО ЧС и рассылки приказов, директив и указаний».

ЛИТЕРАТУРА:

1. Виды служебных документов и общие требования к их оформлению.
2. Порядок разработки и согласования служебных документов.
3. Организация контроля за исполнением служебных документов.

общие требования к их оформлению
1. Распорядительные документы (приказы, директивы,

приказания, указания, постановления, положения, наставления);
2. Регламентирующие документы (руководства, инструкции, правила);
3. Планирующие и отчетные документы (планы, отчеты, доклады, донесения, протоколы, акты);
4. Информационные документы (заявки, рапорта, телеграммы, служебные письма, справки);
5. Предписывающие документы (предписания, командировочные удостоверения, отпускные билеты);
6. Документы по виду носителей (перфокарты и ленты, программы, алгоритмы, кино- (фото-, аудио- и видео-) документы (кинофотонегативы и позитивы, звуко- и видеозаписи;
7. Бланки строгой отчетности (удостоверения личности офицера, военные билеты, трудовые книжки, перевозочные документы, аттестаты на материальные ценности, чековые и расчетные книжки, бланки с угловым штампом части (учреждения) и др.).

которым предоставлено право издавать приказы и директивы;

ПРИКАЗАНИЯ – в

частях и учреждениях – начальники штабов, заместители командира (в гарнизонах – военные коменданты);

УКАЗАНИЯ – начальники департаментов и управлений Министерства, а также начальники служб и отделов.

Место

ЗАГОЛОВОК ПРИКАЗА
1. КОНСТАТИРУЮЩАЯ ЧАСТЬ
2. РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ЧАСТЬ (содержит перечисление предписывающих действий с указанием исполнителей и сроков исполнения. )
ПРИЛОЖЕНИЯ: (при необходимости)
1. …
2. ….

Подписи: - командира части
- начальника штаба

лиц определяет разработчик или начальник)
В О З Р А

Ж Е Н И Я

ЕСТЬ

НЕТ

Составляется мотивированное заключение на проект документа

Возвращается к разработчику

Соглашается с замечаниями

Документ ВИЗИРУЕТСЯ
должностным
лицом в листе согласования

На
ПОДПИСЬ

ДА

НЕТ

Вносятся изменения в первоначальный проект документа

Составляется перечень замечаний, не
вошедших
в проект

(с пометкой о замечан)

Г Л А С И Я
ЕСТЬ
НЕТ
Учитываются в окончательном проекте

документа

Документ ВИЗИРУЕТСЯ
командирами
(начальниками)
частей

также составляется заключение по неучтенным в проекте замечаниям

НА ПОДПИСЬ
(старшему начальнику)

Согласование с заинтересованными частями (учреждениями)

Направляется во все части (учреждения)

с документами в неслужебное время – с разрешения командира.
Вынос

и хранение документов вне служебных помещений (территории воинской части) – запрещены.
Передача документов другим исполнителям – с разрешения старшего начальника, передача документов между отделами – через делопроизводство.
Вывоз документов за границу – установленным порядком.
Регистрация в гостиницах – военнослужащие указывают только фамилию, имя, отчество, год и место рождения, дают номер и серию военного билета (удостоверения).
При переписке с гражданскими учреждениями в/служащие указывают почтовые адреса по месту прописки (без принадлежности к силовому министерству), а в/служащие срочной службы – только почтовые адреса.

II Учебный вопрос:
Порядок разработки и согласования служебных документов

отдел
заносит документ в книгу учета
отдает поручение
(устно

или письменно, в форме резолюции)

Направляет документ исполнителю и контролирует своевременность исполнения документов

Р Е З О Л Ю Ц И Я должна включать:
1. Кому исполнить.
2. Содержание действий.
3. Срок исполнения.
4. Личная подпись должностного лица и дата.

вопросы документирования и организации работы с документами в процессе

осуществления управленческих действий сотрудниками управленческого аппарата.
В воинских частях и учреждениях ведение служебного делопроизводства возлагается на:
канцелярию, общий, строевой, административно-хозяйственный отделы (отделения, часть) (или – делопроизводство),
а там, где они штатами не предусмотрены, ответственное лицо за ведение несекретного делопроизводства, назначается приказом командира воинской части (начальника учреждения).

ОРГАНИЗАЦИЯ ИСПОЛНЕНИЯ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ (основание: приказ МЧС России №120 от 2003 г.)

III Учебный вопрос:
Организация контроля за исполнением служебных документов

поступивших документов и контроль исполнения
Учет поступившей корреспонденции и ее

отправка в подразделения

В отделе делопроизводства, в котором работает более одного человека, функциональные обязанности распределяются между сотрудниками.

о с н о в н ы е с т р у к т у р ы

важный участок деятельности всех должностных лиц и имеет целью

повысить исполнительскую дисциплину, персональную ответственность каждого за порученное дело, своевременное и качественное решение вопросов, изложенных в служебных документах.

Командир части (учреждения) лично осуществляет контроль за исполнением служебных документов.
Обязательному контролю подлежат служебные документы, в которых определены сроки исполнения или имеются указания о представлении докладов, предложений, заключений и выполнении конкретных мероприятий.
Контроль осуществляется как за исполнением служебных документов, поступающих из вышестоящих штабов, так и направленных в подчиненные воинские части (т.е. внешний и внутренний контроль).

заносятся все служебные документы, поступившие от командира (начальника) и

находящиеся на руках у исполнителя.
На каждые сутки строевой отдел части составляет лист контроля, в котором учитываются все исполнители служебных документов, сроки исполнения которых истекают через 3-5 дней.
За 3-5 дней до окончания исполнения документа, исполнителю каждый день доводится (под роспись) срок окончания работы с документом.
Исполнитель обязан уведомить строевой отдел о готовности служебного документа в указанные сроки, или о невозможности его исполнения с указанием причин.

КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ (основание: приказ МЧС России №120 от 2003 г.)