Презентация, доклад на тему Урок. Презентация ДОУ Служба документационного обеспечения управления.

Тема: Служба документационного обеспечения управления. Требования к организации документооборота.

Преподаватель: Денисенко А.В.

Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение
«Южно-Уральский государственный колледж »

1 Служба документационного обеспечения управления (СДОУ)

2 Требования к организации документооборота.

СДОУ - это организационное обособленное структурное подразделение учреждения, выполняющее работу с документами.

Задачей службы ДОУ является своевременная обработка и передача на разные уровни, управленческой информации, необходимой для осуществления функций.

В зависимости от объема документооборота и типовых структур могут быть следующие службы ДОУ:
- управление делами,
- общий отдел,
- служба ДОУ.

служба ДОУ (бюро правительственной переписки, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро), инспекция при руководителе, секретариат (приемная, секретариат руководителя, секретариаты заместителей руководителя, секретариат коллегии, протокольное бюро), отдел совершенствования работы с документами, отдел писем (жалоб) и центральный архив.

В состав управления делами включаются

канцелярия, группа контроля, протокольная группа, группа совершенствования работы с документами, группа писем (жалоб), копировально-множительная служба, бюро машинописи и стенографии, архив.

В состав общего отдела включаются

В ассоциациях и концернах состав и структура службы ДОУ определяются руководством организации:
в совместных предприятиях (организациях) - правлением;
в акционерных обществах – учредительной конференцией;
в кооперативах – общим собранием членов кооператива.
В организациях, не имеющих службы ДОУ, ее функции выполняет секретарь руководителя или другое специально назначенное должностное лицо.

Служба ДОУ осуществляет следующие основные функции:
- внедрение государственных нормативов и разработок по совершенствованию документирования;
- разработку и внедрения рациональных форм документов, организацию работы с учетом ведомственной специфики;
- контроль за соблюдением стандартов на документы;
-экспедиционную обработку и доставку документов исполнителям;
-регистрацию документов и учетно-справочную работу;

- контроль за исполнением документов;
- формирование, оформление, хранение дел и выдачу их для использования;
- оформление, издание и рассылку документов;
- машинописное изготовление, копирование и размножение документов;
- организационное и методичное руководство, контроль за работой с документами в структурных подразделениях организации.

Три категории работников СДОУ
1 Руководители: начальник управления делами, начальник канцелярии, заведующий архивом, заведующий машинописным бюро, заведующий стенографическим бюро, заведующий общим отделом, заведующий секретариатом, начальник отдела писем, начальник инспекции, начальник протокольной части.
2 Специалисты: архивист, помощник министра, референт, методист, редактор, инспектор, секретарь - министра.
3 Технические исполнители: корректор, экспедитор, делопроизводитель, машинистка 1,2 категории, стенографист 1,2 категории, секретарь – машинистка, секретарь – стенографистка.

Функции структурных частей СДОУ
1 Функция экспедиции: приём поступающей корреспонденции, сортировка на регистрирующую и не регистрирующую, распределение по структурным подразделениям учреждения; ведут количественный учёт документов; отправка исходящей корреспонденции, доставка корреспонденции в структурные подразделения и адресатам.
2 Функция группы по учёту и регистрации корреспонденции: учёт и регистрация входящих и исходящих, внутренних документов, ведение справочно-информационного аппарата и поиск информации, проверка правильности исходящих и внутренних документов.

3 Функция группы контроля: контроль за своевременным использованием документов, проверка сроков выполнения структурными подразделениями устных поручений руководителя, информирование руководства о ходе исполнения документа и поручения.
4 Функция отдела писем: приём и учёт предприятий, заявлений, жалоб граждан; подготовка и передача на рассмотрение руководству предприятий, заявлений жалоб на исполнение в структурные подразделения; контроль за сроками их исполнения, извещения заявителей о результатах рассмотрения предложений, заявлений, жалоб, формирование дел с предложениями, заявлениями, жалобами и передача их в архив, анализ и обобщение исполнения, организация приёма посетителей.

5 Функция архива: приём, учёт, хранение, использование дел, подлежащие сдачи в архив; контроль за правильного формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях; подготовка дел к передаче в архив.
6 Функция секретаря-руководителя и его заместителей: предварительное рассмотрение и подготовка к документационному руководству поступающей корреспонденции по наиболее важным вопросам; организация документационного обслуживания совещаний, бездокументационное обслуживание работы руководства.

Операции СДОУ
1 Контроль за соблюдением стандартов на документы.
2 Экспедиционная обработка и доставка документов исполнителям.
3 Регистрация документов и учётно - справочная работа.
4 Контроль за исполнением документов.
5 Формирование, оформления, хранения и использования дел.
6 Оформление и выпуск распорядительной документации учреждений.
7 Машинописное изготовление, копирование и размножение служебных документов.

Организация труда работников СДОУ

Требования к организации документооборота

Общие принципы организации документооборота:
- оперативность движения документов, его целенаправленное регулирование и оптимальное осуществление;
- обеспечение единообразия в порядке прохождения и технологии обработки основных категорий документов;
- исключение инстанций прохождения и действий с документами, не обусловленных деловой необходимостью.

Главным правилом организации документооборота является оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда.

По отношению к управленческой системе выделяют:
входящий документопоток (документы, поступающие в организацию);
исходящий документопоток (документы, отправляемые из организации);
внутренний документопоток (документы, не выходящие за пределы подготовившей их организации).
Документопотоки различаются составом входящих в них документов, порядком их обработки и направлением движения. Каждый документопоток имеет свой, достаточно стабильный маршрут движения.

Существует три формы организации работы с документами

1 Централизованная
2 Децентрализованная
3 Смешанная

1) Централизованная форма: применяется в учреждениях с большим документооборотом. Она предполагает выполнение всех операций с документами в 1 структуре подразделения (канцелярия, общий отдел).
2) Децентрализованная форма: работа с документами все операции выполняют в структурном подразделении учреждения, как правило разобщённых территориально.
3) Смешанная форма: используется в крупных учреждениях со сложной структурой и большим объёмом документооборота.

Для определения учреждения по документообороту используют категорийность предложенную СГСДО
1 категория: учреждения с объёмом документооборота свыше 100 тысяч документов в год.
2 категория: учреждения с документооборотом от 25 тысяч до 100тысяч в год.
3 категория: учреждения с документооборотом от 10 тысяч до 25 тысяч документов в год.
4 категория: учреждения с документооборотом до 10 тысяч документов в год.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

В условиях стремительного прогресса информатизации общественных, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач в области делопроизводства и документооборота определяет жизнеспособность фирмы, организации.

Работа с документами

Спасибо за внимание

Домашнее задание изучить конспект лекции