Что такое findslide.org?

FindSlide.org - это сайт презентаций, докладов, шаблонов в формате PowerPoint.


Для правообладателей

Обратная связь

Email: Нажмите что бы посмотреть 

Яндекс.Метрика

Презентация на тему Системы Электронного Документооборота

Содержание

Тема 1Основные понятия СЭД
Copyright© 2008г. И.В.Селявская, ст.преп. кафедры ИТЭУ МФУ All rights reservedСистемы  Электронного Тема 1Основные понятия СЭД Современное состояние организаций  и их документооборотПо существующим оценкамэлектронные носители - Оценка трудозатрат при работе с документамиСоздание, поиск,  согласование,  отправка документов I. Назначение СЭДЭлектронный документооборотпредназначен для выполнения основных операций:Создание документовОбработка документовПередача документов другим Главное назначение СЭД ОРГАНИЗАЦИЯХранения электронных документовУправления работой с документамиДвижение документов – это II. Требования к СЭДКомплексная СЭД должна охватывать весь цикл делопроизводства предприятия (организации) СЭД должна объединять разрозненные потоки документов территориально удаленных предприятий  в единую Общие функциональные возможности электронной системы документооборотаСоздание документовУправление доступом к информацииОрганизация поиска любой III. Основные свойства СЭД1. ОткрытостьВсе СЭД построены по модульному принципу, а их 4. Описание документа в СЭДОсновные свойства СЭДАтрибуты документа5. Технологические составляющие СЭДХранилища атрибутовХранилища Основные свойства СЭД6. Разграничение прав доступа к данным (виды)Полный контроль над документомПраво 7. Особенности маршрутизации документовСвободная маршрутизацияЖесткая маршрутизация8. Возможность просмотра документов Файловые форматы: .doc (MS Word) - текстовый.xls (MS Excel) - табличный.jpeg, .tif, 10. Установка и работа СЭД под разными    операционными системами Схема работы через WEB-сервер ОСНОВНЫЕ понятия СЭД рассмотрены Расшифровка интерфейсовOLE Automation – Object and Linking Embedding Automation - автоматическое встраивание
Слайды презентации

Слайд 2 Тема 1
Основные понятия СЭД

Тема 1Основные понятия СЭД

Слайд 3 Современное состояние организаций и их документооборот
По существующим

Современное состояние организаций и их документооборотПо существующим оценкамэлектронные носители -

оценкам
электронные носители - документы
бумажные носители - документы
около 30%
и все

70%

По оценке журналов «ASAP» и «Delphi Consulting Group»

~6 млрд.

- появляется новых документов ежегодно

более 1 млрд.

- страниц документов создается ежедневно только в США


Слайд 4 Оценка трудозатрат при работе с документами
Создание, поиск, согласование,

Оценка трудозатрат при работе с документамиСоздание, поиск, согласование, отправка документов Временные

отправка документов
Временные затраты:
Операции:
30% рабочего времени
Работа руководителя с информацией
до

80% рабочего времени

Потеря корпоративных документов безвозвратно

6% - 15%

Копирование каждого внутреннего документа

до 20 раз

В среднем служащий тратит ежегодно

на поиск утерянной информации

По оценке

Siemens Business Services


Слайд 5 I. Назначение СЭД
Электронный документооборот
предназначен для выполнения основных операций:
Создание

I. Назначение СЭДЭлектронный документооборотпредназначен для выполнения основных операций:Создание документовОбработка документовПередача документов

документов
Обработка документов
Передача документов другим лицам
Хранение документов
Вывод информации на различные

носители (бумагу, электронные диски и пр. устройства)

Слайд 6 Главное назначение СЭД
ОРГАНИЗАЦИЯ
Хранения электронных документов
Управления работой с

Главное назначение СЭД ОРГАНИЗАЦИЯХранения электронных документовУправления работой с документамиДвижение документов –

документами
Движение документов – это передача прав на использование документов

(с уведомлением пользователей) и контролем за их исполнением

Слайд 7 II. Требования к СЭД
Комплексная СЭД должна охватывать весь

II. Требования к СЭДКомплексная СЭД должна охватывать весь цикл делопроизводства предприятия

цикл делопроизводства предприятия (организации) – от создания документа до

списания его в архив

СЭД должна обеспечивать централизованное хранение документов в любых форматах, в том числе и сложных композиционных документов (текст + графика + таблицы + …)

Типы файлов, которые, как правило, должна поддерживать СЭД: - текстовые документы, - изображения, - электронные таблицы, - аудио/видео данные, - web-документы


Слайд 8 СЭД должна объединять разрозненные потоки документов территориально удаленных

СЭД должна объединять разрозненные потоки документов территориально удаленных предприятий в единую

предприятий в единую информационную систему – использование сетевых корпоративных

технологий

Требования к СЭД

В СЭД должно быть реализовано управление документами как с помощью жесткого определения маршрутов движения документов, так и свободной маршрутизации документов

В СЭД должно быть реализовано разграничение прав доступа пользователей к документам в зависимости от их компетенции, занимаемой должности, назначенных полномочий

СЭД должна адаптивно настраиваться на существующую организационно-штатную структуру и систему делопроизводства предприятия, а также интегрироваться с другими корпоративными системами


Слайд 9 Общие функциональные возможности электронной системы документооборота
Создание документов
Управление доступом

Общие функциональные возможности электронной системы документооборотаСоздание документовУправление доступом к информацииОрганизация поиска

к информации
Организация поиска любой документационной информации
Конвертирование (преобразование) форматов

данных
Обеспечение безопасности хранения и использования информации предприятия (организации)

Слайд 10 III. Основные свойства СЭД
1. Открытость
Все СЭД построены по

III. Основные свойства СЭД1. ОткрытостьВсе СЭД построены по модульному принципу, а

модульному принципу, а их API-интерфейсы (Application Programming Interface) являются

открытыми

2. Высокая степень интеграции с прикладным программным обеспечением (в том числе с ERP-системами: SAP, R/3, Oracle Applications и др.)

Достигается это за счет использования технологий интеграции различных программных приложений: - OLE Automation - DDE (Dynamic Data Exchange) - ActiveX - ODMA(Open Document Management API) - MAPI (Messaging API) и другие…

3. Иерархический принцип структурирования информации


Слайд 11 4. Описание документа в СЭД
Основные свойства СЭД
Атрибуты документа
5.

4. Описание документа в СЭДОсновные свойства СЭДАтрибуты документа5. Технологические составляющие СЭДХранилища

Технологические составляющие СЭД
Хранилища атрибутов
Хранилища документов (т.е. содержимого документов)
Сервисы полнотекстовой

индексации (реализация связей между документами)

В большинстве СЭД используются СУБД: Oracle, Sybase, MS SQL Server, Informix и др.(собственные разработки)

В большинстве СЭД используются файл-серверы с ОС: MS Windows NT, Novell Netware, UNIX и др.


Слайд 12 Основные свойства СЭД
6. Разграничение прав доступа к данным

Основные свойства СЭД6. Разграничение прав доступа к данным (виды)Полный контроль над

(виды)
Полный контроль над документом
Право редактировать, но не удалять документ
Право

создания новых версий документов, но без права редактирования
Право аннотирования документа (без права его редактирования и создания новых версий)
Право чтения документа (read only), но не редактирования
Право доступа к регистрационной карточке документа, но не к его содержимому
Полное отсутствие прав доступа к документу

Все операции и действия, производимые с документом, протоколируются. Поэтому вся история работы с документом может быть легко проконтролирована.


Слайд 13 7. Особенности маршрутизации документов
Свободная маршрутизация
Жесткая маршрутизация
8. Возможность просмотра

7. Особенности маршрутизации документовСвободная маршрутизацияЖесткая маршрутизация8. Возможность просмотра документов  разных

документов разных форматов (наличие утилит - Viewers)
Основные

свойства СЭД

Большинство СЭД работают со следующими типами файлов


Слайд 14 Файловые форматы:
.doc (MS Word) - текстовый
.xls (MS

Файловые форматы: .doc (MS Word) - текстовый.xls (MS Excel) - табличный.jpeg,

Excel) - табличный
.jpeg, .tif, .bmp и другие графические форматы
.rtf

(Rich Text Format) – расширенный текст
.ppt (MS PowerPoint) - презентационный
.html (web-документы) - гипертекстовый

Основные свойства СЭД

9. Аннотирование (описание) документов

Атрибут аннотации


Слайд 15 10. Установка и работа СЭД под разными

10. Установка и работа СЭД под разными  операционными системами (платформами)Основные

операционными системами (платформами)
Основные свойства СЭД
Большинство СЭД могут работать

под различными операционными системами:

MS Windows

Windows NT

UNIX

Macintosh

и др.…

Кроме этого, используются Интернет-технологии для работы с документами с помощью стандартных web-браузеров

Тогда в комплектации СЭД появляется еще один модуль – http-сервер

Internet Explorer,
Opera,
Fire Fox и пр.


Слайд 16 Схема работы через WEB-сервер

Схема работы через WEB-сервер

Слайд 17 ОСНОВНЫЕ понятия СЭД
рассмотрены

ОСНОВНЫЕ понятия СЭД рассмотрены

  • Имя файла: sistemy-elektronnogo-dokumentooborota.pptx
  • Количество просмотров: 108
  • Количество скачиваний: 0
- Предыдущая Разминка смешная №1
Следующая - Теории денег